Презентации, конференции, медиа-туры и приемы журналистов



Презентация: цель, структура, особенности подготовки и проведения.Эта форма выдачи информации может быть также названа «пресс-конференцией плюс»,поскольку соответствующая часть (сбор журна­листов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, име­ются.

Во-первых, на презентациях фигурирует информация, «материа­лизованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваляи т. д., в любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.

Во-вторых, презентации чаще всего устраивают не только для жур­налистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесто­ров, партнеров, влиятельных госслужащихи т. п., которые должны вос­принимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.

В-третьих, полномасштабная презентация сложнее пресс-конферен­ции и требует больших интеллектуальных, организационных и матери­альных затрат.

Поскольку, как и в случае с пресс-конференцией, большинство источников уделяет основное внимание тому, как строить выступле­ние на презентации, я вновь сделаю упор на самой схеме ее проведе­ния.

Итак, презентация — это цепь накладывающихся друг на друга со­бытий, а именно: 1) приглашение и встреча, 2) пресс-конференционная часть, 3) собственно презентация, далее - неформальное общение, 4) прощание.

Неформальное общение — это коктейль (с напитками и миниму­мом закусок), фуршет («усиленный коктейль», он может включать го­рячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Здесь также встает не очень простой вопрос: объеди­нять журналистов и V1P или разъединять? В типовом случае имеет смысл принять последний вариант, мотивируя его следующим: времени для информационного общения было достаточно, в этой же части пусть «свои» пообщаются со «своими» — желательно в разных помещениях. В случае необходимости можно пригласить «особо доверенных» журналистов в VIP-зал.

Общение на презентации сопровождается негромкой фоновой музыкой, луч­ше «живой» (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возможны нена­вязчивые и недлинные вокальные вставки.

Почему в специальный этап выделяется «прощание»? Потому что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, ко­торую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз.

Медиа-туры и приемы журналистов.Многие руководители — от директоров завода до мэров городов и губернаторов — удивляются: почему журналисты пишут о них в газетах (говорят по радио, показывают по телевидению) так мало? Хочется ответить: а вы пригласите их в гости, покажите им свое хозяйство, посадите за свой стол — тогда и получится желаемый результат. Такого рода организованная акция называется медиа-тур (пресс-тур). При организа­ции полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать блоки мероприятий, определить ответственных за их про­ведение:

Приемы для журналистов имеют много общего с проведением пресс-конференций, но отличаются тем, что носят гораздо менее официальный характер и устраиваются в основном вечером.

В целях широкого распространения информации об организа­ции проводится посещение организации журналистами. Экскурсии для журналистов отличаются от других способов распространения информации возможностью непосредственного наблюдения функ­ционирования объекта представителями средств массовой ин­формации. Целями организации посещений журналистами объек­тов могут быть:

1) показ новых достижений — открытие выставки, филиала за­вода, завершение строительства новой школы, больницы, делово­го центра или отеля;

2) привлечение внимания общественности к решению проблем неудовлетворительного состояния объектов, ситуаций социальной значимости — ухудшение экологии, загрязнение воздуха промыш­ленными отходами, рост заболеваемости инфекционными болез­нями и т.д.

Для событий небольшого масштаба посылаются персональ­ные приглашения редакторам и журналистам или приглашаются небольшие группы представителей печати. Для освещения крупно­го события приглашения направляют центральным, отраслевым, местным изданиям, теле- и радиокомпаниям. В приглашении четко указываются характер и программа встречи, место и время встре­чи, график движения транспорта к месту прибытия, место разме­щения. Указываются условия приема журналистов — обеспечива­ется ли бесплатный проезд, гостиница и питание. Бесплатность проезда не обязательна, заинтересованные СМИ могут прислать представителей за свой счет. На потенциально интересное собы­тие журналисты, в том числе иностранные приедут, даже если им самим придется оплачивать расходы. Однако указывать условия посещения обязательно — они могут повлиять на решение редак­тора — посылать своего представителя или нет.

В месте прибытия журналистов должен встретить кто-то из ор­ганизаторов и сопровождать их в процессе всего маршрута. Журналистам раздаются папки со справочно-информационными мате­риалами. Во время посещения организации возможность встре­титься с её руководителем не менее интересна, чем само посещение. Члены руководства могут сопровождать журналистов во время экскурсии. Ведение группы следует поручить специально подготовленному гиду. Перед началом экскурсии руководитель ор­ганизации произносит небольшую речь, затем группу ведут по маршруту. После завершения экскурсии руководители организации отвечают на вопросы.

Крупные организации нередко проводят мероприятия, не предназначенные специально для прессы, — конференции, приё­мы, юбилеи, встречи. Пригласив журналистов на эти мероприятия и создав им условия для работы, организация получает возмож­ность рекламы. Для работы с журналистами необходимо назна­чить ответственного. Его имя и координаты должны быть заранее сообщены представителям прессы, чтобы они знали, кто поможет им решать свои вопросы. В обязанности ответственного входит:

1) заранее предоставить журналистам программу мероприя­тия, повестку дня и другие материалы;

2) объяснять порядок проведения мероприятия, представлять выступающих;

3) проследить, чтобы стулья для журналистов были поставле­ны в удобном месте — откуда можно хорошо видеть и слышать, а также выходить для сообщений по телефону.

Все организационные формы работы со СМИ должны подразумевать создание атмосферы открытости и доверительных отношений с журналистами. Это важнейшие условия успешного проведения информационных мероприятий.

Литература

Викентьев И.Л. Приёмы рекламы и public relations. Программы-консультанты: 446 примеров, 200 учебных задач и 21 практическое приложение, СПб, 8-е дополненное издание, «ТРИЗ-ШАНС» и «Бизнес-пресса», 2007*.

(*)Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое – М., Новости, 1990.

Гандапас Р. Презентационный конструктор. М., Вершина, 2006.

Дороти Доти. Паблисити и паблик рилейшнз. – М., Филин, 1996. – 285 с.

Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. М., Академический Проект, 2008.

Чумиков А. Связи с общественостью. – М., 2000.

Шметткамп М. Искусство презентации. Ускоренный курс. М., Дело и Сервис, 2005.


Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 419;