Проведение пресс-конференции и подведение её итогов



М.И. Никитин

Кандидат филологических наук, доцент

Организация пресс-конференций и других информационных мероприятий

(Лекция по курсу «Паблик рилейшнз»)

План лекции

1. Подготовка пресс-конференции (20 мин.).

2. Проведение пресс-конференции и подведение её итогов (30 мин.).

3. Презентации, конференции, медиа-туры и приёмы журналистов (30 мин.).

 

Подготовка пресс-конференций

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Вместе с тем, это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политичес­ких организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о своей деятельности.

Пресс-конференция предполагает авторитет­ность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Анализ российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший вы­ход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний хорош на этапе подготовки мероприятия, в том числе пресс-конференции.

Отметим, что пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы;

2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами.

Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяет­ся несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенно­сти.

Когда проводить пресс-конференцию?По мнению Д. Доти, наиболее подходящие дни пресс-конференций — со вторника по пятницу, лучшие часы — с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятни­ца — всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время- 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следуют правилам:

Дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним — на следующий день. В этом случае центральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ, что может не нравиться журналистам центральных газет. Начало в 14.00 позволяет утренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции;

Применительно к российским условиям, в идеале лучшие дни — вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как «состарится». А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информаци­онные контакты в начале недели довольно охотно.

Касательно времени: если вы хотите увидеть материал о пресс-кон­ференции в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если вы ориентируетесь на телеви­дение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же у вас в руках действительно "горячая" новость, проводите пресс-конференцию в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т. д. — СМИ все равно соберутся), при промедлении новость «остынет».

Оповещение СМИ.Когда есть время «для разбега», первый анонс стоит дать за неделю, дубль — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Так или иначе, СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой (желательно, электронной), а затем по те­лефону. Извещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конференции, док­ладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер телефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события. Если позволяют сроки, извещение должно достичь адресата за 7—10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание;

Не стоит играть в фаворитов — приглашать нужно представителей из всех основных организаций, передающих новости. Это — редакторы отделов новостей газет, радио и телевидения, а так­же представители информационных агентств, располагающие ресурсами для оповещения своих подписчиков по каналам Интернет или телетайпной связи.

Тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции;

Как уже отмечалось, не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сде­лать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

Некоторые специалисты считают, что пресс-конференция предназначена только для журналистов. Скажем, С. Блэк пишет о нежелательности приглашения на нее "посторонних лиц", так как «это обычно не нравится журналистам». Однако вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся жур­налистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Пресс-конференцию следует проводить в комнате для встреч (заседаний, собраний), но не в чьем-либо офисе. Административные аудитории и комнаты для собраний, бизнес-центры в отелях — удачное место для пресс-конференций. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд — место для размещения камер. Докладчика (докладчиков) следует поса­дить за стол или поставить перед ним(и) кафедру — где обычно размещаются микрофоны и диктофоны. Импровизированная пресс-конференция может проводиться в аэропорту, у здания суда или прокуратуры, а также в иных местах, если у интервьюируемо­го нет другой возможности представить свою позицию широкой общественности;

Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов. Тогда никто не сможет жаловаться на недостаток времени;

Для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, — пресс-кит (медиа-кит), включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы;

За час до пресс-конференции.Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет, однако от того, как долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Поэтому не стоит пренебрегать таким моментом, как изготовление указателей:объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Нагрудные указатели (баджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника должны иметь все органи­заторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся табличкис их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто. Оптимум нарушается в сторону «недогруза», когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; в сторону «перегруза» — ког­да указывают должности и титулы. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера (англ. newsmaker — человек, «делающий» новости, интересная личность или носитель новостей), написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), — наиболее приемлемый вариант.

На стене за столом участников располагается логотипорганизатора пресс-конференции, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения телевизионных камер. Если камер нет, логотип, или даже аккуратно сделанную надпись с наименованием организации, все равно необходимы, чтобы журналисты могли правильно обратиться к ведущим.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был пре­доставлен персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Проведение пресс-конференции и подведение её итогов

До начала пресс-конференции остаются считанные минуты, журналисты прибывают, и вот-вот появят­ся главные действующие лица — ньюсмейкеры. Здесь возникает целый ряд деликатных вопросов. Ответы на них такие: первое — встречайтеих сразу же после входа в здание; второе — предусмотрите помещение,где они могли бы «присесть» перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Причем разговор этот не только светская беседа желанного гостя с радушным хозяином: не­обходимо четко прояснить такие моменты, как продолжительность всту­пительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы; третье — постарайтесь, что­бы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались,хотя последние могут пытаться это делать, чтобы получить информа­цию первыми, впрочем, для СМИ — ваших информационных партне­ров возможны исключения.

Интересен иследующий вопрос: сколько человек сажать в так на­зываемый президиум?Ответ однозначен: чем меньше, тем лучше, ина­че рабочая пресс-конференция будет напоминать торжественное засе­дание, а когда журналистов в зале не слишком много, "президиум" будет выглядеть даже смешно.

Перед началом конференции докладчики и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы;

Надо договориться о распределении ролей на пресс-конференции. С организационной точки зрения их три: ньюс­мейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая — за процедуру ведения пресс-конференции, третья — за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться (когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером или даже в зале и в случае необходимости дополняют его ответы на вопро­сы). Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять.

Перед началом конференции прибывающие журналисты реги­стрируются у входа в помещение, получают пресс-релизы и фото­графии — в специальных пакетах и папках. Для регистрации у входа ставятся специальные столы. Встречать журналистов долж­ны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с прес­сой.

Выступающие лица — докладчики рассаживаются на некото­ром возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с име­нами, должностями, названием организации. Таблички должны быть написаны достаточно крупным шрифтом — чтобы надписи было видно с задних рядов. Все сотрудники службы PR, задейст­вованные на пресс-конференции, должны иметь нагрудные знач­ки/таблички-идентификаторы со своими именами, должностями и названием организации. Эти таблички помогают журналистам и другим приглашенным ориентироваться в обстановке; идентифи­цируют сотрудников, к которым можно обратиться за справкой или помощью.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный, кото­рый призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Начать и вести пресс-конференцию может сам председательствующий.

Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Это в зна­чительной мере определяет успех пресс-конференции. Поэтому время выступления лиц, не умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму — в пользу других, более удачных ораторов. Председательствующий предоставляет слово выступающим. По­сле выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории жур­налистов. После окончания пресс-конференции журналистов при­нято угощать напитками и иногда лёгкими закусками.

Посмотрим на пресс-конференцию с точки зрения ведущего, которого часто назы­вают специальным термином «модератор» (англ. moderator). Можно ли затягивать открытие пресс-конференции?Да, отступление от объяв­ленного времени на 5—10 минут допустимо и даже желательно — за этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительно­стью свыше 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раз­дражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию?Общий ответ «в зависи­мости от интереса журналистов» лучше конкретизировать: планируе­мая продолжительность — 30—60 минут, менее 30 минут — это опера­тивный брифинг (короткая пресс-конференция) «на ходу», а к исходу часа внимание журналистов, как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают «сниматься с мест» и ощущение солидности проис­ходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже если вопросы не ис­сякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Продолжать встречу более 60 минут стоит в исключительных случаях, главным образом когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Сколько минут отвести на предваряющее выступление?Некоторые ньюсмейкеры сразу берут быка за рога: «Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы». Но это не лучший способ поведения — предварительный "разогрев" журналистов вступительной речью и не­обходим, и полезен. Вступлением вы как бы задаете свои правила ин­формационной игры, а отказываясь от него, заведомо ввязываетесь в игру по чужим. Но и утомлять журналистов длинным вступлением не стоит, его нормальная продолжительность— 10—15 минут.

Что делать, если задают по 2—3—4 вопроса?Устроители пресс-кон­ференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое число вопросов, скажите в самом начале: «Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, вели­ко, а время пресс-конференции ограниченно, поэтому просим вас за­давать только по одному вопросу». В дальнейшем, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, вы будете нейтрализовывать их фразой: «Мы договорились задавать по одному вопросу».

Как поступать, если вместо вопроса следует «самовыражение» жур­налиста или другого участника пресс-конференции, например такое: "Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать..."?Можно остановить монолог разъяснением того, что форма пресс-конференции не пред­полагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: «Формулируйте, пожалуйста, ваш вопрос».

Порядок вопросоврегулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Как быть, если вопросов нет совсем?Можно заранее попросить знакомых журналистов задать какие-ни­будь вопросы. Можно то же самое поручить сотрудникам вашей органи­зации. Наконец, можно произнести фразу типа: «Перед пресс-конфе­ренцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.

А теперь проанализируем детали пресс-конференции с позиции ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции — информативность.Если уж вы вышли к микрофону, то обязаны выда­вать информацию. Ее никогда не заменят ни «рассуждения на тему», ни даже самый высокий уровень компетентности. С другой стороны, вреден и информационный перегруз. Поэтому никогда не стоит приво­дить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и т. д. Либо отдайте журналистам соответствующие сведения в пись­менном виде, либо ограничьтесь двумя-тремя примерами, в против­ном случае в СМИ почти наверняка появятся искажения.

Старайтесь не высказываться(даже с оговорками типа «Я не явля­юсь здесь специалистом, поэтому прошу воспринимать мои слова как частное мнение») по вопросам, в которых вы некомпетентны.Журнали­сту все равно, рассуждаете ли вы как чиновник, коммерсант или как обыватель, он выдаст вашу цитату без оправдательных оговорок, а ком­петентный читатель или зритель «дорисует» картину не в вашу пользу. Более того, в СМИ могут попасть исключительно «некомпетентные» мнения, и вот каким образом.

Молчаниепри ответе на нежелательный вопрос — вовсе не худший вариант, поскольку молчание трудно комментировать. Вариант ответа «У меня сейчас нет данных»или «Не знаю»значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если все же ошиблись, сразу признавайте ошибкии приносите извинения, в противном случае ошибки будут на все лады «смаковать» журналисты.

Как себя вести: строго, скованно или, напротив, раскрепощенно? Оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжела­тельность.Не смущайтесь от неудобных и даже провокационных воп­росов, начните ответ на них с фразы: «Спасибо за такой острый вопрос» или: «Проблема, которую вы затронули, действительно существует». А дальше... говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую считаете нужной, например: «Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...».

Можно ли читать по бумажке?Да. Сравнение со скучным лекторомне считается сегодня журналистской на­ходкой, поэтому поступайте как вам удобнее. В любом случае не вредно иметь печатный текст перед глазами. Известная поговорка «Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее» на пресс-конференции весь­ма актуальна. Только учтите, что сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

Незадолго до завершения конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следующий вопрос будет по­следним. После завершающего вопроса докладчик должен побла­годарить журналистов за то, что они пришли и не принимать боль­ше вопросов. После пресс-конференции некоторые журналисты захотят задать вопросы на индивидуальной основе. Соглашаться стоит, только если при этом получить информацию смогут все же­лающие репортеры.

После пресс-конференции. Когда ведущий говорит журналистам "спасибо и до свидания", пресс-конференция не заканчивается — журналисты, как правило (даже если даны ответы на все заданные вопросы), подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Поощрять ли такое поведение или, наоборот, быстрее уходить с "поля боя"?

Вот что пишет Д. Доти: «Не бродите поблизости после того как пресс-конференция закончилась, она продолжается, пока вас видно и слышно». И еще: «Если кто-либо из репортеров выразил желание встре­титься с вами после окончания встречи, не соглашайтесь на это... Счи­тается неэтичным, чтобы один из журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим».

Позволю себе не согласиться с этими рекомендациями. Ведь како­ва, в конце концов, основная цель пресс-конференции?Получить мак­симальный выход материалов в СМИ! Чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов, а их качество зависит не от числа встреч, а от выданной и отработанной информации.

Существуют и вспомогательные цели,одна из которых — располо­жить к себе журналистов. Но быстрым уходом вы такого расположения не добьетесь. Поэтому даже в условиях отсутствия времени найдите воз­можность сказать настойчивому репортеру пару слов, а в крайнем слу­чае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.

Но, удовлетворяя журналистов, организаторы пресс-конференции одновременно могут использовать встречу с ними для решения дополни­тельных задач:собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту (о ней будет рассказано ниже), провести среди них соци­ологический опрос по интересующим вас вопросам и т. д.

Брифинг – короткое общение с журналистами, с меньшим количеством вопросов. Брифинг может проводиться и вне специального помещения.


Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 528;