Упражнение 17. Создание форм с вычисляемым полем
1. В базе данных Цифровая техника дополните таблицу ТОВАРЫ1 полем Количество. Для этого:
a. Откройте таблицу ТОВАРЫ1 в режиме конструктора.
b. Введите имя нового поля – Количество и установите для него числовой тип данных. Оставьте для этого поля свойства, назначенные по умолчанию, изменив только свойство Число десятичных знаков на 0 т.к. число товаров может быть только целым числом.
c. Сохраните произведенные изменения структуры таблицы ТОВАРЫ1.
2. Создайте автоформу в столбец на основе таблицы ТОВАРЫ1 и сохраните ее под именем Товары1.
3. Используя созданную форму Товары1, введите для каждого товара в поле Количество произвольное значение в виде двухзначного числа.
4. Откройте форму Товары1 в режиме конструктора и справа от имеющихся полей создайте новое поле используя кнопку Поле панели элементов.
5. Вызовите с помощью контекстного меню диалоговое окно свойств вновь созданного поля.
6. На вкладке Данные (или на вкладке Все) с помощью построителя выражений в поле Данные сформируйте выражение =[Цена]*[Количество] (рис. 45 и рис. 46).
7. Увеличьте размер надписи вновь созданного поля и введите в нее текст Всего данных товаров на сумму,
8. Используя панель инструментов Формат отформатируйте данные вновь созданного поля и текст связанной с ним записи таким образом, чтобы эти элементы хорошо выделялись на форме.
9. Откройте форму в режиме формы и просмотрите записи. Убедитесь, что данные в вычисляемом поле изменяются надлежащим образом.
10. Предъявите результат работы преподавателю. После проверки преподавателем вашей работы перейдите к следующему упражнению или закройте файл базы данных.
Работа с отчетами
Отчеты служат, прежде всего, для вывода данных в виде выходного печатного документа. Хотя данные можно вывести в виде таблицы или формы, ни один из этих объектов не обладает той гибкостью, которая имеется у отчетов. Средства Access позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных.
В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Для иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки. Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания и производить сложные вычисления на только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.
При создании отчета могут быть выполнены самые высокие требования к его оформлению.
Отчет, как и форма, может быть создан одним из трех способов:
q полностью в автоматическом режиме (автоотчеты);
q с помощью мастера (средство автоматизации);
q в режиме конструктора отчетов.
Предпочтительно создавать отчет в два этапа. На первом этапе создать отчет с помощью мастера или автоотчета, на втором этапе доработать полученный отчет в режиме конструктора отчетов.
Мастер отчетов работает в семь этапов. При его работе выполняется:
q выбор базовых таблиц или запросов, на которых базируется отчет;
q выбор полей, отображаемых в отчете;
q выбор полей группировки;
q выбор полей и методов сортировки данных;
q выбор формы печатного макета;
q выбор стиля оформления;
q задание имени отчета.
При необходимости вывода в отчете результатов решения определенной задачи, сначала целесообразно создать многотабличный запрос. На этот запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Затем, на основе полученного запроса, создается требуемый отчет. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформлять полученные в запросе данные.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.
Наличие указанных выше разделов, а также их удаление или включение, определяется командами меню Вид ► Колонтитулы и Вид ► Заголовок/Примечание отчета. Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.
При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.
Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных, которой можно придать табличный вид. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка, целесообразно размещать в заголовке соответствующей группы.
Ниже указано, для каких целей и как используются разделы отчета.
Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса,
Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Созданный отчет может быть открыт в следующих режимах:
q в режиме конструктора;
q в режиме предварительного просмотра.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 46; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!