Проведение деловых бесед
Деловая беседа представляет собой форму устного обмена информацией между несколькими людьми, но уже в "узком кругу". От собраний и совещаний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером в отношении проблематики, хода и результатов. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако для них создается необходимая почва: участники получают информацию для размышления, за которым могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия.
Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур как прием и оформление на работу или увольнение сотрудников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; встречи.
По характеру, беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми "рабочими"; по направленности — целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободы — регламентированными, то есть осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности, например, анкетирование, и нерегламентируемыми, бессистемными, такими как дружеский разговор.
В отличие от других форм обмена информацией, беседам свойственна непосредственность общения, обязательность обратной связи.
В результате беседа создает возможность развития неформальных отношений, без которых в большинстве случаев на практике управленческий процесс оказывается затрудненным.
|
|
|
[Бороздин В. Психология делового общения 2008.]
Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, круга обсуждаемых вопросов. При этом необходимо учитывать интересы партнера.
Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, является составление предварительного портрета других ее участников на основе данных об их служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров.
Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т.п. Однако, относиться к ней нужно осторожно, поскольку на нее могут влиять различные объективные и субъективные обстоятельства, в частности: близость знакомства с теми, о ком идет речь; зависимость или независимость от них; предвзятость или непредвзятость отношений; степень развитости у характеризующих тех же качеств, что и у характеризуемых; обстоятельства, в которых эти качества наблюдались.
Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также различных тактических "заготовок", нужда в которых может возникнуть по ходу дела. План включает схему изложения материала, предопределяющую во многом структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: числом участников, запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подготовительном этапе составляется предварительный текст выступления, который включает в себя набор ключевых понятий, слов и детально проработанных фрагментов, включающих полную формулировку деловых предложений.
|
|
|
Четвертым шагом на подготовительном этапе деловой беседы может быть ее репетиция, сначала наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание его очередности, отдельных фрагментов текста с таким расчетом, чтобы ими можно было при необходимости свободно оперировать, в том числе воспроизводить по памяти.
Пятый шаг подготовительного этапа заключается в определении и согласовании с партнерами места и времени встречи с учетом их возможного влияния на результат. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может происходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для переговоров.
|
|
|
Сама беседа начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Нужно иметь в виду, что на это впечатление во многом влияет ряд объективных и субъективных обстоятельств, например, доминирующая в данный момент потребность, целостная оценка людей как приятных, так и неприятных.
При этом нужно учитывать, что большинство людей, даже в общении с близкими, стремятся скрыть свое "Я" под различного рода масками, которым психологи дали названия соответствующих животных — "черепахи", прячущейся в панцирь; "дикобраза", ощетинившегося колючками; "льва", грозно рычащего на окружающих; "хамелеона", приспосабливающегося к любой обстановке.
Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15% отведенного на нее времени, происходит снятие психологической напряженности партнеров, установление контактов и взаимопонимания между ними. Это достигается на основе проявления искреннего интереса к личности и делам друг друга. Обычно инициатива принадлежит здесь хозяину или старшему по возрасту.
|
|
|
После этого происходит переход к самой беседе. Этот переход может быть прямым и начинаться с изложения сути дела, что присуще в основном кратковременным рабочим контактам, например, между руководителем и подчиненными.
Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, делая в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Все высказывания должны быть спокойными, доброжелательными, аргументированными, не содержать попытки уличить человека в чем-то или настоять на собственном мнении. Чем больше необходимо в чем-то убедить партнера, тем меньше следует утверждать.
В заключение беседы хозяин или инициатор подводят итоги, показывают, как может быть использована полученная информация, призывают остальных к ее осмыслению и последующим активным действиям.
[Горанчук В. Психология делового общения и управленческих воздействий.2007]
[Ковальчук А.С. Основы имиджеологии и делового общения.2012.]
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 13; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!