Правила оформлення основних реквізитів документів
Дата
Стандарт встановлює два способи написання дат:
традиційний словесно-цифровий (1 вересня 2008 p.);
цифровий - трьома парами арабських цифр (01. 09. 08.).
Перевага віддається цифровому способу.
У документах, які містять відомості матеріально-фінансового харак-теру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат (в актах, дорученнях, договорах, розписках).
Позбавлений дати документ втрачає юридичну силу.
Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт).
Окрему групу складають такі документи, як протокол, акт. Датою їх є час здійснення зафіксованих у них подій, фактів.
Адресат
Передбачено кілька способів адресування:
1. При адресуванні документа організаціям (без зазначення посадової особи) адресат пишеться у називному відмінку, наприклад: Міністерство транспорту України.
2. Адресуючи документ конкретній особі, посаду та прізвище ставлять у давальному відмінку.
Документ адресують конкретній особі у тих випадках, коли вирішення питання залежить безпосередньо від неї.
Не дозволяється при написанні адресата указувати тільки прізвище - без ініціалів. Найменування організації повинно входити до складу назви посади:
Директору Київського
проектного інституту
Смику Ю.Д.
Заголовок
Кожний документ, який виконано на бланку формату А 4 (тобто текст перевищує 10 рядків) повинен мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складала документ.
|
|
|
Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку бланка через один інтервал. У ньому коротко, однією фразою викладається зміст документа. Заголовок має відповідати на питання "Про що?" —"Про стан виконання виробничого плану ".
Підпис
Це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність документа.
Підписується, як правило, перший примірник документа. Підпис ставиться під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч, потім ставиться підпис, а праворуч його розшифрування (ініціали і прізвище). Звертаємо увагу, що ініціали ставляться перед прізвищем, а прізвище пишеться повністю і в дужки не береться:
Генеральний директор
Кременчуцького
автомобільного об'єднання
"Факел" (підпис) С.І.Білаш
Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про автора документа, наприклад:
Директор (підпис) А.С. Шевчук
При підписанні документа кількома посадовими особами їх розта-шовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:
|
|
|
Директор (підпис) О.П. Юр'єв
Головний бухгалтер (підпис) К.А. Григор'єв
При підписанні документа кількома особами одного рангу їх підписи розташовують на одному рівні (колонками):
Начальник Начальник
планового відділу відділу комплектування
(підпис) (підпис)
Л.С.Вишня Р.С.Назаренко
Гриф затвердження
Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи окремих осіб. Розташовується затвердження праворуч, в останній третині рядка. Складається: слово "Затверджую", назва посади, підпис, розшифрування, дата.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Перший проректор НТУ
_________М.О. Білякович
25.05.08
Віза
Це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.
|
|
|
Розташовується віза внизу документа, праворуч або на звороті. Складається із підпису особи, що візує і дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифрування її підпису. Невеликі зауваження розташовуються перед візою.
Резолюція
Це напис керівника на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.
Розташовується – вгорі, ліворуч. Складається з прізвища та ініціалів виконавця, вказівки про порядок виконання документа, особистого підпису керівника, дати.
Гриф погодження
Це спосіб попереднього розгляду проекту документа посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у документі.
Розташовується – внизу документа, нижче підпису (на відстані 2-3 рядків). Складається: слово "Погоджено", назва посади, підпис, розшифрування, дата.
ПОГОДЖЕНО
Начальник ВТК
_________Л.І. Крук
(підпис)
17.05.08
Печатка
Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів, матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.
Простими печатками засвідчуються документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.
|
|
|
Текст – основа службового документа
Текст має чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
У структурі тексту можна виділити декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:
1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;
2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;
3) закінчення (заключна частина) містить мету, заради якої складено документ (пропозицію, прохання, рішення тощо).
При складанні текстів документів слід дотримуватися таких правил:
1. Текст викладати від третьої особи /Університет просить; Ректорат клопочеться/. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
3. Уживати стійкі /стандартні/ сполучення типу: відповідно до, згідно з, в порядку, необхідно для.
4. Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; У порядку надання матеріальної допомоги; Відповідно до попередньої домовленості.
5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вважаючи.
6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого читача.
7. Уживати прямий порядок слів у реченнях /підмет передує присудкові; означення – перед означуваними словами; додатки – після керуючого слова; вставні слова на початку речення/.
8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід заміняти на пасивну /Вами ще не висловлені пропозиції – Ви не висловили свої пропозиції/
Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, відрахувати студента.
10. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную.
11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр.,
12. Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний.
Дата добавления: 2023-01-08; просмотров: 163; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!