Тема 3. Вимоги до оформлення службових документів.
Тема 1. Документування управлінської діяльності. Загальні поняття.
Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання в процесі управлінської діяльності називається – діловодством.
Діловодство – від старовинного «виробництво справ» – процес прийняття рішень на підставі документів. Задачі діловодства: забезпечення ефективного процесу управління; утворення документів; зберігання, забезпечення доступу до документів.
Діловодство включає такі поняття:
Документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі. (Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів).
Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. (Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.) Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.
|
|
|
Справа – сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.
Справочинство – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Документ – це матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю. Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні. Офіційно-діловий стиль обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язку у політичній, економічній, соціальній та культурній сферах.
Найважливіші риси офіційно-ділового стилю:
1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
2. Широке використання усталених мовних зворотів /"відповідно до", "з метою"/, певна стандартизація початків і закінчень документів.
|
|
|
3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість.
4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.
5. Текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості /виробнича рада розглядає/.
7. Найхарактерніші речення – прості поширені, складні речення з сурядним і підрядним зв'язком.
Вимоги до створення документів:
1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів.
3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити реальні пропозиції або вказівки.
4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.
5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.
Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.
|
|
|
Тема 2. Службові документи та їх класифікація
Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Ознаки, за якими класифікуються документи, наведені у таблиці 1.
Таблиця 1
Класифікація документів
| Ознаки класифікації | Групи документів |
| 1 | 2 |
| 1. За змістом | 1. Організаційно-розпорядчі (управлінські документи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи). 2. Фінансово-розрахункові (бухгалтерські, банківські документи). 3. Постачально-збутові. |
| 1 | 2 |
| 2. За призначенням | 1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила тощо). 2. Розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення). 3. Довідково-інформаційні (довідки, службові листи, телеграми, доповідні і пояснювальні записки тощо). 4. З кадрових питань (заяви, автобіографії, характеристики, контракти). 5. Особові офіційні (розписки, доручення особові, пропозиції, заяви та скарги громадян). |
| 3. За формою | 1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими органами). 2. Трафаретні (бланки документів з постійною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації). 3. Індивідуальні (готуються кожного разу виконавцями по-новому: доповідні і пояснювальні записки, переважна більшість службових листів тощо). |
| 4. За напрямом руху | 1. Вхідні. 2. Вихідні. |
| 5. За місцем складання і використання | 1. Внутрішні (складаються і використовуються безпосередньо в установі). 2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція). |
| 6. За походженням | 1. Службові (стосуються діяльності юридичних осіб). 2. Особисті: 2.1. офіційно-особисті (трудова книжка, посвідчення особи); 2.2. особисті власного походження. |
| 7. За терміном виконання | 1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою “Терміново”). 2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання). |
| 8. За стадіями створення | 1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів посадових осіб). 2. Копії: 2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку); 2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку); 2.3. Дублікат (повторно виданий документ). |
| 1 | 2 |
| 9. За ступенем гласності | 1. Звичайні. 2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації). 3. Таємні (містять державну таємницю). |
| 10. За терміном зберігання | 1. Документи постійного зберігання. 2. Документи довгострокового (понад 10 років) зберігання. 3. Документи короткострокового (до 10 років) зберігання |
| 11. За способом фіксації інформації | 1. Письмові (рукописні або машинописні). 2. Графічні (графіки, мапи, схеми, плани, рисунки). 3. Фото- й кінодокументи (кіно- та фотоплівки, фотокартки). 4. Фонодокументи (звукозаписування). |
За родом діяльності виділяють системи документації. Система документації – сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документацій багато. Найчисленнішою є система управлінських документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, конструкторська тощо.
|
|
|
Тема 3. Вимоги до оформлення службових документів.
Дата добавления: 2023-01-08; просмотров: 46; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!