Нормативное регулирование хранения документов в организации.
ГАФАРОВА РЕГИНА ПСО-1120А
Практика 6. Тема 7. Систематизация и хранение документов. Номенклатура дел.
Контрольные вопросы
1. Роль и значение номенклатуры дел в системе управления документальным фондом организации.
Документальный фонд организации — это все виды документации, которой сопровождаются все аспекты деятельности предприятия. В интересах работодателя грамотно организовать хранение и своевременную утилизацию документального фонда предприятия.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) всех дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Основным регламентом, в соответствии с которым формируется документальный фонд предприятия, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». В этом государственном стандарте дается определение документального фонда организации как совокупности документов, которые образуются в процессе ее управленческой, административной, хозяйственной, производственной, организационной деятельности. То есть, при формировании документального фонда организации в него включаются все виды документов, которые сопровождают ее деятельность,
Документальный фонд организации состоит из соответствующим образом оформленных дел, в которые однородные документы подшиваются по годам. Дела формируются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел в начале каждого календарного года. В документальный фонд входят и те документы, которые находятся на архивном хранении.
|
|
|
В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации», на предприятиях могут создаваться собственные архивы, где будет организовано хранение документов длительного и постоянного срока хранения. В документальном фонде архива предприятия, как правило, хранятся документы по личному составу и те, срок хранения которых превышает 10 лет. Архивный фонд является составной частью документального фонда организации. Он формируется из документов, которые и по прошествии десяти лет могут представлять собой практическую, научно-техническую, культурную или историческую ценность. По истечении архивного срока хранения эта ценность определяется специально созданной на предприятии экспертной комиссией, работу которой курируют профессиональные архивные организации
Таким образом, номенклатура дел в системе управления документальным фондом организации играет большую роль для любых организаций.
Экспертиза ценности документов: правила проведения
Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема на государственное хранение тех или иных документов. Для документов по личному составу с отметкой «ЭПК» целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов.
|
|
|
Проведение внутренней экспертизы дел, в основном, направлено на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией.
При проведении экспертизы ценности дел необходимо соблюдать правило: отбор дел осуществляется путем их полистного просмотра; отбор дел по их заголовкам в описях дел или на обложках не допускается.
Отметку «ЭПК» имеютприказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета.Для данной категории документов основным критерием экспертизы ценности и отбора их на государственное хранение является значение и роль конкретного лица в какой-либо сфере деятельности. При этом необходимо учитывать уровень информативности документов, а также повторяемость информации в них. Однако, основным условием приема на государственное хранение приказа, личной карточки или лицевого счета конкретного лица является отсутствие его личного дела или неполной о нем информации в составе документов личного дела.
|
|
|
Нормативное регулирование хранения документов в организации.
Порядок хранения документов регулирует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Он обязывает компании хранить архивные документы, в том числе по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Закон дает следующие определения этим понятиям (п. 2 и 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).
Дата добавления: 2022-12-03; просмотров: 48; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!