Й учебный вопрос. Информация и ее свойства. Взаимосвязь коммуникации с информацией

Лекция 15 Система коммуникаций в организации

Система коммуникаций в организациях. Роль и значение коммуника­ционных связей в управлении организацией. Индивидуаль­ные и организационные факторы. Вертикальные и горизон­тальные коммуникации. Значение информации Трансформация информации, перегрузки системы коммуникаций.

Учебные вопросы:

1. Система коммуникаций в организации, их роль и значение.

2. Информация и ее свойства. Взаимосвязь коммуникации с информацией

3. Трансформация информации. Проблемы коммуникаций.

4. Система координации в организации

 

Й учебный вопрос. Система коммуникаций в организации, их роль и значение

Коммуникации являются одной из составляющих организационных отношений, причем настолько важной, что организации часто дают определение, как системы по переработке информации.

Без коммуникации невозможны совместная деятельность, а так­же управление, поскольку оно, с одной стороны, использует сущест­вующие и сложившиеся формы коммуникации, а с другой стороны, формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и управление ею.

Коммуникации (лат. communicatio – сообщение, передача), как процесс – фактическое общение персонала организации друг с другом, с потребителями и партнерами в процессе совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чув­ствами, информацией.

Коммуникации, как организационное явление – установленные нормы и правила отношений персонала и закрепленные за ними коммуникационные функции и связи, процедуры и операции, осуществляемые с информацией, а также установленная в организации система документооборота.

Организация получает, фильтрует, обрабатывает информацию в соответствие с собственными нуждами, интерпретирует ее и изменяется в соответствие с получаемой информацией.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя людьми и более. Его основная цель - обеспечение использования и понима­ния информации, являющейся предметом обмена. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в этом обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое людей или более.

В коммуникационном процессе можно выделить четыре основных элемента:

§ Отправитель, лицо, которое генерирует сообщения (идеи) или собирает информацию, выбирает канал для передачи, кодирует сообщение и передает его, принимает и декодирует отклик;

§  Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью вербальных или невербальных символов;

§  Каналы передачи, представляющих собой множество межличностных отношений, осуществляемых как непосредственно, так и с использование различных средств передачи информации.

§  Получатель, лицо, которому предназначена информация и который принимает сообщение, интерпретирует его и реагирует соответствующим образом на сообщение.

Существуют два аспекта коммуникации – информационный, ха­рактеризующий процессы движения информации, и личностный, характеризующий взаимопонимание. Эти два аспекта тес­но связаны друг с другом. Взаимодействие личностей осуществляется на основе обмена ин­формацией, но полностью к информационным процессам не сво­дится, так как коммуникация подразумевает не только передачу и получение информации, но и индивиду­альные ее оценки и интерпретацию.

В организации руководители, сотрудники органов управления и конкретные исполнители связаны между собой различными видами делового и неформального общения, потоками информации, которые в совокупности представляют собой единую коммуникационную сис­тему.

Коммуникации  можно классифицировать по следующим типам:

▪ внешние (с внешней средой) и внутренние между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления (внутрифирменные);

▪ формальные и неформальные;  

▪ одноканальные и многоканальные;  

▪ устойчивые и неустойчивые; 

▪ ситуационные и постоянные;

▪ мнимые и реальные;   

▪ межличностные, организационные, социально-психологические, экономические.

Внешние коммуникации  позволяют организации удовлетворить собственные информационные потребности, обес­печить связь с потребителями, поставщиками, общественностью, государственными органами, а также формировать и поддерживать имидж организации, решать определенные маркетинговые задачи,

Внутренние коммуникации представляют собой совокупность коммуникационных процессов, предназначенных для удов­летворения потребности разных уровней управления в инфор­мации, необходимой для принятия решений. Они осуществляются между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням про­изводства и управления; и межличностные. Внутренние коммуникации являются инструментом реализации принципа единства произ­водственного процесса, информации и организации, как процесса. В современных условиях многие функции обработки информации осуществляются путем приме­нения автоматизированных систем ее сбора, накопления, обработки и переда­чи, в сочетании с использованием различных аналити­ческих методов и автоматизированных систем поддержки приятия решений.

Внутрифирменные коммуникации могутбыть вертикальными (вос­ходящими и нисходящими) между различными уровнями иерархии и горизонтальными, как между различными подразделе­ниями, так и между руководителем и его командой.

Нисходящие вертикальные коммуникации  это – передача информации с высшего уровня на низший уровень о текущих задачах, реко­мендуемых процедурах, технологиях, изменении приоритета, уточ­нение конкретных заданий и т.п. Коммуникации между руководителем и подчиненными составляют основную часть коммуникационной деятельности ру­ководителя.

Восходящие вертикальные коммуникации это – передача информации с низшего уровня на высший уровень о производственном процессе, возникающих при этом проблемах, требующих решение на высшем уровне управления. Если руководи­тель решит, что информация является важной или он не может принять решение в пределах предоставленных ему полномочий, он сообщает о ней на следующий, более высокий уровень управления. Информация с низшего уровня управления должна последовательно пройти все промежуточные уровни управления. Обмен информацией по восходящему направлению обычно про­исходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Вертикальные коммуникации между руководителем и подчиненным составляют основную часть коммуникативной деятельности ру­ководителя.

Коммуникации между руководителем и его командой по­зволяют повысить эффективность действий команды. В обмене информацией участвуют все члены команды, каждый может высказать свое мнение о задачах и приоритетах органи­зации, о том, как повысить совместную работу команды, о пред­стоящих изменениях внешней среды и т.п. Такого рода коммуника­ционный процесс позволяет более четко, а главное, оперативно и с меньшими ошибками определить стратегические и текущие цели и задачи организации.

Коммуникации по горизонтали между функциональ­ными подразделениями дополняют вертикальную информацию и необходимы для координации их деятель­ности. Они способствуют формированию сплоченности и равноправных отношений в организации.

Коммуникации между неформальными группами и сообщества­ми, имеющимися в организации, охватывают набор связей – от бытовых до связей, касающихся производственных процессов, изменений в структуре организации, кадровых перестановок и т.п.

Часто они имеют форму циркулирующих по каналам неформальных коммуникаций слухов, с, как правило, неточной и/или неполной информацией. В некоторых случаях слу­хи могут нести достаточно точную информацию, а иногда руководители умышленно пользуются слухами для проверки реакции персонала на возможные организационные изменения или организационные решения.

Тот или другой вид коммуникаций используется в зависимости от целей деятельности и потребно­сти в том или другом виде коммуникационных сетей.

Типы коммуникационных сетей:

1. «Круг» – каждый может общаться в любую сторону без приоритетов. Такая сеть функционирует без лидера, поэтому является неорганизованной и неустойчивой.

2.  «Колесо» – починенные на периферии (обод) посылают информацию руководителю (втулка), не посылая ее друг другу. Руководитель осуществляет необходимую координацию, обрабатывая информацию и доводя ее до обода. Такая сеть достаточно устойчива и упорядочена, но крайне пассивна.

3.  «Звезда» – руководитель (центр) обменивается информацией с каждым подчиненным (лучи). При связи с подчиненными такая сеть более активна, она имеет более высокую скорость обмена информацией, но точность информации в ней весьма средняя;

4. «Общий канал» – каждый в такой сети может быть связан и общаться с каждым, что увеличивает скорость обмена информацией, но создает дополнительные информационные помехи в сети.

5. «Воронка»,– олицетворяющая собой слив информации, при высокой точности информации обладает средней скоростью передачи, вследствие ограниченности пропускной способности, и требует достаточно много времени для обработки не дозированной и не отобранной по релевантности информации

Эффективность коммуникационных сетей повышается путем их сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет: устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации; установить определенные интегративные связи; уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования инфор­мации.

Совершенная система коммуникаций пока не создана и возможно ее не будет создана никогда. Но она позволяет обеспечить эффективное функционирование операционной системы, сфор­мировать в рабочих группах и в целом в организации здоровый социально-психологический климат и повысить качество и эф­фективность деятельности персонала.

й учебный вопрос. Информация и ее свойства. Взаимосвязь коммуникации с информацией

Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям информации, необходимой для решения про­изводственных задач, и проведение административно-организаци­онных, научно-исследовательских и иных организационных мероприя­тий, обеспечивающих эффективное распространение информации.

Информация это – отражение в сознании человека окружающей действительности, обладающее свойством воспроизводимости, вследствие его фиксации каким-либо способом, и использующееся как средство коммуникации, познания действительности, накопления и сохранения знаний.

В практике управления информация понимается упрощенно, как совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования, снижающих уровень неопределенности в отношении будущего.

Восприятие информации как сообщений, снижающих неопре­деленность в отношении ожидаемых событий, позволяет решить проблему количества информации: если события ожидаются с боль­шой вероятностью, то неопределенность невелика, и сообщение о том, что события совершились, доставляет мало информации; на­против, сообщение о маловероятных событиях содержит большое количество информации. Если некоторое действие может иметь ряд равновероятных последствий, то неопределенность тем больше, чем больше число и разнообразие таких последствий.

В качестве единицы количества информации используется бит (двоичный разряд) - двоичная единица измере­ния количества информации, которая устраняет неопределенность, существующую при выборе одной возможности из двух равно веро­ятных. Сообщение об одном из двух событий такого рода будет содержать информацию, равную одному биту.

Информация обладает многообразными свойствами: материаль­ности, накопления, превращения знания, социальности, процессуальности, неубываемости, количественной и качественной опре­деленности, превращения в товар, обрабатываемости, свойством быть средством коммуникации.

Управленческая информация весьма разнообразна и может классифицироваться по следующим признакам:

• по типу отражаемых отношений – научная, технологическая, экономи­ческая, социальная, политическая., идеологическая, психологическая и т.п.;

• по структурированности – систематизированная и несистематизированная;

• по отношению к конкретному органу управления – внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная, информация состояния, информация согласования, отчетная;

• по масштабам отражаемого объекта – глобальная, общегосу­дарственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

• по степени достоверности – достоверная и неопределенная;

• по вероятности – детерминированная и стохастическая;

• по структурированности - систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления), несистематизированная;

• по характеру носителя – документированная для средств связи, вербальная.

Классификация информации и может быть осуществлена и по дру­гим признакам.

Взаимосвязь коммуникаций и информации. Иногда понятие «коммуникация» отождествляют с поняти­ем «информация» или рассматривают коммуникацию как след­ствие информационного обеспечения управления.

Коммуникация - это проявление сущности человека и его отношения с другими людьми, функционирования его сознания и осуществления деятельности. Она отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они составляют ее основу и определяют ее характер, особенности, тип и роль в организации.

Информация это лишь внешнее проявле­ние коммуникации, ее результат. Она возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу. Это рождает и питает информационные потоки в рабочих группах.

Эффективность разработки и реализации управленческих решений во мно­гом будет зависеть от определения потребностей в информации, информационных потоков и коммуникационных процессов, т. е. должен осуществляться процесс планирования информации. Алгоритм планирования информации включает:

Этап 1. Определение потребности в информации (текущей и длительного пользования).

Этап 2. Создание базы (банка) данных (информации).

Этап 3. Определение потребностей управления в информа­ции.

Этап 4. Выбор методов обработки информации: техники измерения; объем выборки информации; методы анализа.

Этап 5. Производство информации.

Этап 6. Определение информационных потоков.

Этап 7. Коммуникационный процесс.

Этап 8. Контроль. Использование информации.

Таким образом, то, что коммуникация не является исключительно информа­цией, не означает, что коммуникацию можно противопоставить информации или понимать в отрыве от информации. Информация играет центральную роль в коммуникациях, без нее невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.

Понимание коммуникации как связей, позволяющих осуществлять обмен информацией, имеет большое практическое значение в деятельности менеджера, которая включает не только диспетчеризацию информационных потоков, распределение и перераспределением информации но и отбор и поиск эффективной принимаемой, понимаемой и воспринимаемой в соответствии с определенными интересами информации.

 

---

Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 22; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!