Примітки, що застосовуються в Переліку типових документів
Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують та уточнюють терміни зберігання документів.
Примітка «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях» уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер.
В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, терміни зберігання яких відрізняються від зазначених у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації.
Примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо вказують, що обчислення терміну за графами №№ 3 і 4 Переліку здійснюється із зазначеного моменту.
Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, в якому в алфавітному порядку перелічено види документів та подано їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.
Позначка «ЕПК», яку встановлено в Переліку для деяких конкретних видів документів, означає, що частина таких документів може мати наукове та історико-культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу НАФ.
Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного
архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.95 № 853, організації створюють ЕК для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження ЕПК відповідних державних архівних установ. У своїй діяльності ЕК керуються Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керуються правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархіву).
До складу ЕК, який затверджується керівником організації, включаються керівники діловодної служби та архівного підрозділу організації, досвідчені працівники її структурних підрозділів і фахівці відповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника організації, а секретарем — керівник архівного підрозділу. Основними завданнями ЕК відповідно до Типового положення про неї, затвердженого наказом Головархіву від 13.03.96 № 91 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 10.04.96 за № 173/1198, є розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому порядку описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, актів про вилучення документів, не віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, переліків проектів, проблем (тем) науково-технічної документації, віднесеної до НАФ.
Відповідно до Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Головархіву від 16.10.95 № 47 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 01.11.95 за № 393/929, документи, терміни зберігання яких визначено Переліком «постійно», підлягають включенню до складу НАФ і передаються у відповідні архівні установи в такі строки:
документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій — через 15 років;
документи Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій — через 10 років;
документи районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій — через 5 років;
записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи — через 75 років;
науково-технічна документація — через 25 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архівних підрозділах організацій можуть бути змінені з дозволу тієї архівної установи, до якої ці документи надходять на постійне зберігання.
Документи, відібрані експертизою їх цінності для включення до складу НАФ, описуються відповідно до чинних правил.
Державні архівні установи перевіряють правильність відбору документів до складу НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, відібраних на тимчасове зберігання або до знищення.
Після затвердження описів документів НАФ організації-фондоутворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам. Знищення документів тимчасового зберігання проводиться за актами, які погоджуються ЕПК відповідних архівних установ. Організації, в яких не створюються документи НАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала і терміни їх зберігання за цим Переліком вичерпані, але за погодженням з державними архівними установами.
Відібрані до знищення та включені до відповідних актів документи передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.
Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.
Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи.
Із введенням у дію цього Переліку «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15.08.88, на території України втратив чинність.
У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 28; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!