Учет заработной платы и связанные с ней кадровые данные
Тема 6. Автоматизированные системы кадрового учета
Электронный кадровый учет
Автоматизация процесса управления персоналом начиналась как организация информационно-справочной системы, основная цель которой состояла в выполнении одной управленческой задачи — учете персональных сведений о работниках. Наличие достаточно полной информационной базы по кадрам позволяло также автоматизировать составление отчетности.
На протяжении всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах решались следующие типовые задачи:
• персональный учет работников, включая прием и выбытие;
• статистический и оперативный учет и отчетность;
• анализ движения кадров;
• анализ качественного состава кадров;
• ведение архива.
На практике реализация в ИС предприятия функций управления персоналом требует автоматизации решения следующих задач.
1. Кадровый учет — поддержка деятельности инспектора по кадрам.
2. Управление штатным расписанием — планирование численности работников, фонда оплаты труда.
3. Расчет заработной платы — выполнение операций начисления заработной платы, необходимых отчислений в соответствии с действующим законодательством и т.д.
4. Документационное управление - информационно - документационное обеспечение управления персоналом на базе системы электронного документооборота.
5. Управление юридическими вопросами — юридическая поддержка соблюдения всех правовых сторон деятельности персонала и выполнения инструктивно-нормативных и законодательных положений на базе информационно-справочных систем.
|
|
|
6. Решение стратегических вопросов развития предприятия - проведение аналитических исследований на базе использования экспертных систем и выработка управленческих решений и т. д.
Схемы использования прикладных программных продуктов:
1. Использование программ для решения всего спектра профессиональных функциональных задач своей предметной области. Не привлекают другие виды прикладного программного обеспечения.
2. Дополнительно к функциональным пакетам прикладных программ специалист службы управления персоналом подключает дополнительные ресурсы из числа программного обеспечения общего назначения.
3. Специализированные программные продукты не используются, а реализация функций осуществляется специалистом только с помощью программного обеспечения общего назначения.
Существуют также прикладные программные продукты, которые предназначены преимущественно для выполнения основных функций по управлению персоналом и используются для автоматизации работы:
|
|
|
• отдела труда и заработной платы;
• планово-экономического отдела;
• отдела кадров или дирекции по работе с персоналом;
• табельного бюро или табельщиков подразделений;
• расчетной группы бухгалтерии;
• руководства структурных подразделений и предприятия в целом.
Как правило, программное обеспечение, автоматизирующее процесс управления персоналом, параллельно реализуется на различных платформах СУБД (например, MS SQL и Oracle), что объясняется прежде всего необходимостью решать задачи автоматизации управления персоналом на предприятиях с разной численностью работников.
Для крупных предприятий и корпораций, где численность сотрудников превышает 3000 чел., целесообразно использовать пакет прикладных программ на платформе Oracle, а для малых и средних организаций и предприятий — MS SQL. И в том и в другом случае используется архитектура «клиент-сервер».
Кроме автономных специализированных прикладных программ в настоящее время появилось достаточно большое количество интегрированных программных комплексов, автоматизирующих управление предприятия в целом. К ним относятся:
- R/3 фирмы SAP: модуль «Управление персоналом — HR»;
- «Галактика» фирмы «Новый атлант» — НТО «ТОП СОФТ»: модуль «Бизнес-кадры»;
|
|
|
- «БОСС-Корпорация» фирмы IT: модуль «БОСС-Кадровик»;
- Baan (Baan); Oracle Applications (Oracle); «АТЛАНТ-КАДРЫ» фирмы «Атлант / Информ»; «INFIN» и другие, имеющие в своем составе модуль по управлению персоналом.
Такие программные комплексы строятся по принципу открытости, что предполагает использование стандартных форматов обмена данными и стандартизованные интерфейсы для межпрограммного обмена, что существенно сокращает работу по интеграции программного обеспечения разных производителей.
Программа «Управление персоналом» компании «ИнтерТраст» распространяется как самостоятельный программный продукт или в составе программного комплекса «CompanyMedia» и включает в себя комплекс взаимодействующих баз данных.
Учет заработной платы и связанные с ней кадровые данные
Выполняемые операции:
- Ведение картотеки лицевых счетов сотрудников
- Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная
- Настройка различных видов начислений и удержаний. Расчет НДФЛ и ЕСН
- Расчет отпускных и больничных
- Формирование платежных ведомостей (аванс, заработная плата, межрасчетные выплаты)
- Контроль выдачи заработной платы через кассы предприятия
|
|
|
- Формирование списков на перечисление денежных средств в банк и на почту
- Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ
Пример расчета заработной платы в 1С: управление производственным предприятием.
Прикладное решение полностью автоматизирует комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, заканчивая формированием документов на выплату зарплаты и отчетности в государственные контролирующие органы. Автоматизируется расчет регламентированных законодательство начислений и удержаний, отражение результатов расчетов в затратах предприятия.
В расчете заработной платы можно выделить следующие этапы:
- Эпизодически в информационную базу вводится «условно-постоянная» информация кадрового учета, которая в дальнейшем используется в расчетах начислений и удержаний.
- В течение месяца вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания (больничные листы и т.п.).
- После завершения периода производится собственно расчет зарплаты и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.
В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.
Для использования повременной оплаты труда работника достаточно при оформлении его приема на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время.
Если в результате кадровых перестановок график работы работника изменяется, то такие события должны быть документально зарегистрированы в информационной базе.
Специально вести учет отработанного времени не потребуется. Фактически отработанное время будет вычисляться как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.
При сдельной оплате труда для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.
Используемые для учета отработанного времени графики работы могут быть трех типов: пятидневные, шестидневные и сменные. В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед.
После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы, о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.
Для расчета зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организации".
Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия — заполнение табличной части документа и собственно расчет — могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.
Конфигурация автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни.
Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате организации".
Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.
Прикладное решение обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления.
Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.
При регистрации документа "Начисление зарплаты работникам организации" суммы налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его льготах, содержащихся в информационной базе. Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке "Налоги и займы".
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 105; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!