Табличний редактор Microsoft Excel.
План заняття:
1. Діапазони клітинок
2. Вирази і функції
3. Списки користувача
4. Електронна таблиця як база даних
5. Підсумки в таблицях
6. Основні поняття про діаграми
7. Головні типи діаграм
8. Структура і форматування діаграми
9. Створення діаграми
10. Абсолютна і змішана адреси
11. Логічні функції
12. Дати
13. Метод добирання параметра
14. Фінансові функції
1. Діапазони клітинок. Декілька клітинок робочої таблиці, які мають суміжні сторони, утворюють діапазон (блок) клітинок.
Діапазони мають прямокутну форму й описуються адресами двох діагонально-протилежних клітинок. Наприклад:
♦ А1:С3 — прямокутний діапазон;
♦ А1:А9 — діапазон-стовпець;
♦ А1:Е1 — діапазон-рядок.
Щоб виокремити діапазон, треба клацнути у лівому верхньому куті і, не відпускаючи клавіші, перемістити білий хрестоподібний курсор у правий нижній кут, відпустити клавішу. Щоб відмовитися від вибору, достатньо клацнути за межами діапазону.
Щоб виокремити несуміжні діапазони, треба користуватися клавішею Ctrl. Наприклад, щоб виокремити два несуміжні стовпці-діапазони, потрібно клацнути на їхніх назвах в режимі натиснутої клавіші Ctrl.
Діапазонам можна надавати назви і використовувати ці назви замість виразів на зразок А1:А9. Програма сама дає назві діапазонам, якщо вона може їх однозначно розпізнати.
2. Вирази і функції. Як відомо, для виконання обчислень-використовують формули. Формула має вигляд = вираз. Розглянемо правила утворення виразів. Пріоритети виконання операцій у виразах такі, як в елементарній математиці. Наведемо їх у спадному порядку:
|
|
|
| Операції | Пояснення |
| () | операції в дужках, аргументи функцій |
| Sin, cos тощо | математичні та інші функції; |
| - | унарний мінус; |
| % | відсотки; |
| ^ | піднесення до степеня (-5^2=25); |
| * або / | множення або ділення; |
| + або - | додавання або віднімання; |
| & | об'єднання текстів; |
| =, <, >, >= | операції порівняння. |
Стандартних функцій є декілька категорій:
♦ математичні — sin, соs, ехр, ln, abs, atan, sqrt; тощо, а також функції для роботи з матрицями;
♦ статистичні — СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ тощо;
♦ логічні;
♦ фінансові, бухгалтерські;
♦ для роботи з датами, текстами та інші.
Функції можуть бути визначені над числами, адресами клітинок, адресами (назвами) діапазонів і їхніми списками. Елементи списку записують через розділювач, який визначається операційною системою, — кому, якщо в числах використовується десяткова крапка, або крапку з комою. Наприклад так:
=СУММ (А1; В6:С8; 20).
Оскільки суми обчислюють найчастіше, на панелі керування є кнопка Автосумма 
. Нею користуються так: виокремлюють клітинку під стовпцем чи праворуч від рядка з даними і клацають на кнопці Автосумма — отримують потрібну суму (числових даних з відповідного стовпця чи рядка).
|
|
|
Функції можна вставляти у вираз за допомогою команд Вставить = > Функцыя... В отриманому діалоговому вікні вибирають функцію, ознайомлюються з її призначенням, вводять аргументи, переглядають результат, отримують у разі потреби довідку про дію і призначення функції.
3. Списки користувача. Розглянемо ще один спосіб швидкого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користувача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо. Список користувач спочатку створює командами Сервис => Параметры = > Закладка Списки =>Новый список => Вводить элементы списка через запятую или нажимая на клавишу ввода => Добавить => ОК. Список використовують так: перший елемент списку вводять у деяку клітинку, перетягують її маркер копіювання — відбувається автозаповнення таблиці елементами списку.
4. Електронна таблиця як база даних. ЕТ можна використовувати як базу даних. Розглянемо типові дії, які можна виконувати з даними: 1) впорядковувати рядки за зростанням чи спаданням значень у деякому стовпці; 2) шукати дані за деяким критерієм; 3) переглядати, створювати і шукати дані в ЕТ з великою кількістю стовпців і рядків за допомогою форм. Стовпець з даними тут називають полем.
|
|
|
Упорядкування. Спочатку вибирають частину таблиці з даними і назвами полів або всю таблицю (без заголовка таблиці і рядків з підсумками). Упорядкування виконують командою Данные =>Упорядочить (Сортировать). Отримують список назв полів, де вибирають потрібну для впорядкування назву, наприклад Місто і задають порядок упорядкування: за зростанням чи спаданням отримують таблицю, де рядки будуть упорядковані в алфавітному чи зворотному порядку назв міст.
Пошук даних називають інакше фільтруванням даних. Спочатку вибирають рядок, що містить назви стовпців, і виконують команду Данные => Фильтр => Автофильтр. Клітинки з назвами стовпців стають списками з кнопками розгортання. Розгортають потрібний список, наприклад Січень, вибирають у списку значення Условие — відкриється вікно конструктора условий. Тут є зручні засоби для формулювання критерію пошуку в стовпці Січень. Приклад числової умови: больше 500000 і меньше 2000000. Натискають на ОК і на екрані отримують результати пошуку — рядки таблиці з містами, де показник діяльності фірми у січні задовольняв цьому критерію. Щоб відновити на екрані всю таблицю, виконують команду Данные => Фильтр => Показать все.
|
|
|
Якщо треба побудувати складний критерій на базі назв декількох стовпців, то застосовують команду Данные => Фильтр => Росширенный фильтр.
Форми. Формою називають подання даних з одного рядка таблиці на окремій сторінці-формі. Форми корисні для роботи з великими таблицями. Дані (рядки таблиці) на формі можна переглядати, редагувати, вводити, вилучати, шукати відповідно до умов пошуку.
5. Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення ліпших, гірших, сумарних, середніх показників діяльності авіакомпанії в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці впорядковують з метою групування (розташування поряд) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до вибраної впорядкованої таблиці застосовують команду Данные => Итоги... Отримують вікно, де задають: 1) назву поля, що містить об'єкти, для яких створюють підсумки, наприклад Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо. Скасувати підсумки можна командою Убрать все.
6. Основні поняття про діаграми. Діаграми призначені для графічного відображення числових даних у звітах, на презентаційних, рекламних чи веб-сторінках тощо. Діаграми поділяються на стандартні (найбільш поширені) та нестандартні (використовуються зрідка).
Є багато типів стандартних діаграм: гістограма, лінійна, графік, кругова, точкова, з областями, кільцева, поверхнева, пелюсткова, булькова, біржова, циліндрична, конічна, пірамідальна тощо. Кожний тип стандартної діаграми має декілька видів. Наприклад, гістограма, яка відображає дані у вигляді пропорційних відносно даних стовпців, може бути звичайною (стовпці розташовані поряд), з накладеними стовпцями, нормованою (усі стовпці даних накладені і їхня загальна висота приймається за 100%), об'ємною звичайною, об'ємною накладеною, об'ємною нормованою, об'ємною з тривимірним ефектом.
З нестандартних використовують такі: блакитну кругову, блоки з областями, вирізані сектори, графік гістограма, графік) з двома вертикальними осями, кольорові графіки, ширяючі бруски тощо. З виглядом і коротким описом кожної з діаграм рекомендуємо ознайомитися під час виконання першого кроку майстра побудови діаграм. Найчастіше будують кругові, точкові, стовпцеві стандартні діаграми різних видів.
7. Головні типи діаграм. Оскільки різновидів діаграм є декілька десятків, ми розглянемо лише найважливіші
Кругова діаграма відображає один виокремлений рядок чи стовпець числових даних з таблиці у вигляді круга із секторами Вона демонструє співвідношення частин і цілого, де ціле відповідає 100%. Є декілька різновидів кругових діаграм. Якщо серед даних є порівняно незначні, то їх можна об'єднати один сектор, для якого буде створено окрему меншу діаграму з об'єднаних даних.
Графік використовують для побудови графіків одної чи декількох функцій, заданих таблично, якщо значення аргументів функцій є рівновіддаленими. Для побудови графіків слід виокремлювати діапазон лише зі значеннями функцій.
Точкова діаграма призначена для побудови традиційних графіків з довільними значеннями аргумента. На одній координатній площині можна побудувати графіки відразу декількох функцій. Записуватимемо значення аргумента в перший стовпець, а значення функцій — в другий, третій тощо. Тоді перший виокремлений стовпець у таблиці програма інтерпретуватиме які вісь X, інші — як значення одної чи кількох функцій уздовж вертикальної осі. Кількість рядків у такій таблиці має бути більшою, ніж кількість стовпців. Стовпців є два для однієї функції, три — для двох функцій і т.д.
Гістограма (стовпцева діаграма) показує числові дані з таблиці у вигляді вертикальних стовпчиків, її найчастіше використовують для ілюстрації змін даних у часі чи просторі.
Лінійні звичайні діаграми складаються з горизонтальних смужок. Вони подібні до гістограм, але повернуті на 90 градусів, що дає змогу візуально оцінювати величини на підставі порівняння довжин смужок.
Булькові діаграми подібні до точкових, але маркери даних в них — це круги чи сфери, діаметри яких пропорційні до даних, які вони відображають (див. приклади на географічних картах).
Біржові діаграми використовують у банківській справі для відображення верхньої і нижньої межі курсів валют, акцій тощо.
Пелюсткові діаграми мають стільки осей, скільки є рядів даних у таблиці. Уздовж осей відкладаються значення даних деякої категорії (тобто з деякого стовпця). Маркери даних з'єднуються лініями, утворюючи багатокутник. Кількість багатокутників відповідає кількості стовпців даних. На такій діаграмі можна відобразити дані із задачі про діяльність авіакомпанії Аеросвіт в Україні чи Європі. Важливо, щоб кількість рядів даних (міст) була значно більшою від кількості стовпців (місяців).
8. Структура і форматування діаграми. Майже всі діаграми (крім кругової і пелюсткової) мають дві головні осі: горизонтальну — вісь категорій, вертикальну — вісь значень. Об'ємні діаграми мають ще третю вісь — рядів даних. Діаграма складається з багатьох елементів. Нижче наведено ті, назви яких можна прочитати на екрані, навівши на елемент вказівник миші:
♦ область диаграммы;
♦ область построения диаграммы;
♦ легенда;
♦ заголовок диаграммы;
♦ ось ряда данных;
♦ ось категорий;
♦ ось значений;
♦ маркеры данных;
♦ имя оси значений;
♦ имя оси категорий;
♦ стены, углы (в об'ємних діаграмах) тощо.
Вигляд усіх елементів можна змінювати. Елементи діаграми є об'єктами, над якими визначені дії переміщення та форматування. Розміри діаграми змінюють, перетягуючи маркери габаритів. А вигляд змінюють за допомогою команди Формат элемента... з його контекстного меню. Під час форматування можна, зокрема, замалювати елементи деяким кольором чи текстурою. На кожну поверхню діаграми ( сектор, прямокутник, стіну) можна нанести рисунок з файлу, наприклад, зображення продукції, зокрема, автомобілів, парфум тощо, чи історичних пам'ятників, що є символами міст. Можна змінити текстові підписи елементів і шрифт, яким вони виконані.
9. Створення діаграми. Діаграму можна створити командами Вставить => Обьєкт => Microsoft Graph Chart. Таблицю-зразок, яка з'явиться на екрані, слід заповнити власними даними і простежити, як автоматично змінюватиметься стовпцева діаграма-зразок. Можна також змінювати величину стовпчика методом перетягування його вершини — дані в таблиці змінюватимуться автоматично. Коли дані будуть введені, можна змінити тип діаграми за допомогою її контекстного меню.
Часто діаграми будують за допомогою програми, яка має назву Мастер диаграмм. Її можна запустити двома способами:
♦ натисканням на кнопку Мастер диаграмм 
на панелі інструментів;
♦ командами з меню Вставить => Диаграмму.
Рекомендують перед запуском майстра правильно виокремлювати діапазони з даними, які треба графічно відобразити. Це зазвичай суміжні рядки чи стовпці (часто з назвами). Щоб виокремити несуміжні діапазони, потрібно натиснути на клавішу С trl.
Під керівництвом майстра виконують чотири кроки.
Крок 1: вибирають тип і вигляд діаграми.
Крок 2: задають діапазони з даними (якщо вони не були вибрані заздалегідь).
Крок 3: задають параметри (підписи, легенду, вигляд осей, наявність сітки) діаграми.
Крок 4: зазначають, куди заносити діаграму (на окрему чи поточну сторінку).
Щоб перейти до наступного кроку, натискають на кнопку Далее, а щоб повернутися назад — на кнопку Назад.
Можна пропустити один чи два кроки, натискаючи відразу на кнопку Далее. Щоб завершити (часто достроково) роботу майстра діаграм і отримати діаграму, натискають на кнопку Готово.
Зміни у створеній діаграмі можна внести за допомогою контекстного меню елементів, команди Диаграмма або панелі інструментів з назвою Диаграмма.
Щоб вставити в діаграму пропущений елемент, використовують команди Вставить=> Диаграмма => Параметры диаграммы. Зверніть увагу на те, що тип діаграми можна будь-коли поміняти. Для цього діаграму треба вибрати, викликати майстра діаграм, вибрати інший тип і натиснути на кнопку Готово. Виконуючи практичну роботу, поекспериментуйте з різними типами та видами діаграм і їхніми властивостями.
10. Абсолютна і змішана адреси. Розглянемо поняття абсолютної і змішаної адрес клітинки у формулі. Абсолютною називають адресу, в якій є два символи $: один перед назвою стовпця, другий—перед номером рядка, наприклад $Е$3. Змішана адреса містить лише один символ $. Правило: частина адреси після символу $ немодифікується під час копіювання формули.
Абсолютні адреси слугують, зокрема, для посилання на клітинки, які містять константи, що є у формулах. Такою константою є, наприклад, відсотки (12% =0,12) річних у задачі 2. Якщо для задачі 2 число 0,12 занести в клітинку ЕЗ, то в клітинку С3 можна ввести формулу = В3*$Е$3.
11. Логічні функції. Розгалуження в ЕТ реалізовують за допомогою функції ЯКЩО (ЕСЛИ, IF), яка використовується у формулах і має таку структуру:
ЯКЩО(<логічний вираз>; <вираз 1>; <вираз 2>).
Логічний вираз — це форма запису умови: простої або складеної.
Якщо умова істинна, то функція набуває значення першого виразу, інакше — другого.
Вираз 1 чи вираз 2 також може бути функцією ЯКЩО — так утворюють вкладені розгалуження. Часто виразом 1 чи виразом 2 є лише адреса клітинки, яка містить деяке значення або конкретне число.
Прості умови записують так, як в алгоритмічних мовах — за допомогою операцій порівняння = , >, <, <=, >=, О, визначених над виразами, наприклад, 7>5, А5<=20 тощо.
Складені умови записують за допомогою логічних функцій
(< умова1>;<умова2>; ...) та АБО(<умова1>;<умова2>;...).
Функція І (И, AND) істинна, якщо всі умови в списку істинні.
Функція АБО (ИЛИ, ОК) істинна, якщо хоч би одна умова в списку її аргументів істинна.
Наприклад, функція ЯКЩО(АБО(5>7; 5<7); 5; 7) набуває значення 5, а функція ЯКЩО( І (5>7; 5<7); 5; 7) — значення 7.
Якщо користувач не пам'ятає вигляду функції, він може вставити її у вираз за допомогою майстра функцій, який викликають командою Вставити => Функція. У цьому разі потрібно вибрати назву функції із запропонованого списку (крок 1) і заповнити поля значеннями параметрів (крок 2).
Працюючи в Excel, потрібно користуватися російськими (ЕСЛИ, И, ИЛИ) або англійськими (IF, АND, ОК) назвами функцій.
12. Дати. В економічних чи бухгалтерських задачах дати трапляються доволі часто. Дати в ЕТ чисто умовно зачисляють до даних типу дата. Насправді дати зберігаються в ЕТ як цілі числа і лише відображаються на екрані в тому чи іншому форматі, наприклад: 12 січня 2006 р. чи 12.01.2006, чи 2006-01-12, чи 38729. За точку відліку дат взято 1 січня 1900 року. Будь-яка дата еквівалентна цілому числу, що дорівнює кількості днів, які минули від точки відліку (38729 для 12 січня 2006 р.). Це дає змогу виконувати над датами такі операції: віднімати дати для визначення проміжку днів між двома датами, додавати чи віднімати від дат ціле число.
Можна застосовувати функції опрацювання дат з метою визначення окремих компонент дати: поточного номера дня в тижні (WEEKDAY), в місяці DАY), номера місяця в році (МОNТН), року (YEAR), поточної дати (ТОDАY) тощо. Ці функції Потрібно вставляти у вирази командами Вставити => Функція => Дати і час. Деякі з цих функцій мають параметри, дія яких описується у відповідному діалоговому вікні.
Час задається годиною, хвилиною, секундою. Йому відснідає десяткове число від 0 до 1, що відображає частину доби.
Щоб відобразити числові значення дати і часу в клітинці потрібно встановити формат клітинки загальний.
13. Метод добирання параметра. Метод добирання параметру призначений для розв'язування нелінійного рівняння f(х) = с. Суть методу полягає в тому, щоб автоматично визначити (з деякою точністю) таке значення параметра х, для якого функція /(х) одержує потрібне значення с.
Цей засіб має важливе значення для розв'язування задач зворотного економічного аналізу. Наприклад такої: скільки треба купити одиниць деякого товару (це є параметр), щоб вкластися в заплановану суму (це функція).
Розглянемо задачу: встановити тарифну ставку (це параметр) дванадцятьом працівникам, щоб вкластися в запланований обсяг зарплатні (це функція) 1000 грн.
Модель задачі. Нехай А1— адреса клітинки, що міститиме відповідь — значення параметра-ставки, а (А1) — задана функція (мета дослідження), наприклад, зарплатня(А1) = 12*А1. Складаємо рівняння, яке є математичною моделлю задачі: 12*А1 = 1000.
Хоча задача дуже проста, застосуємо для її розв'язування метод підбору параметра, який полягає в тому, що програма сама має підібрати значення А1, щоб задовольнити будь-яке рівняння.
Алгоритм дій користувача такий.
1. У будь-яку клітинку (але не в А1) треба занести формулу = (А1). У нашому випадку формула така: = 12*А1.
2. Вибрати цю клітинку і виконати команду Сервіс о Підбір параметра. Отримаємо діалогове вікно Підбір параметра.
3. Заповнити три поля: а) зазначити адресу формули (вона буде вказана автоматично, якщо клітинка з формулою була вибрана перед цим); б) бажане значення формули, тобто с (у нашому випадку 1000); в) адресу параметра —А1.
4. Натиснути на ОК і у клітинці А1 отримати результат.
Другий спосіб полягає у використанні можливостей програми Solver («Пошук розв'язку»), що додається до Excel. Вона дає змогу розв'язувати задачі з багатьма параметрами і з обмеженнями. Наприклад, такі: скільки треба купити одиниць двох чи трьох найменувань товарів (це параметри), щоб вкластися в заплановану суму (це функція) і щоб кількості товарів не перевищували деяких величин.
14. Фінансові функції використовують для розв'язування задач планування фінансової діяльності, визначення прибутків, аналізу вигідності капіталовкладень, кредитно-інвестиційної політики тощо. Інвестицією називають вкладання грошей у деякий бізнес на певних умовах. Позика у банку називається кредитом, а внесок на рахунок в банк — депозитом. Надходження грошей від деякого бізнесу називають рентою. Розглянемо основні параметри фінансових функцій і їхні скорочені назви:
♦ процентна ставка (ПС) виражається у відсотках і може бути добовою, місячною, річною тощо;
♦ кількість періодів (КП) кожний тривалістю доба, місяць, рік;
♦ періодична виплата (ПВ) — сума, яку виплачує клієнт щоперіоду (це від'ємне число), або сума, яку отримує клієнт щоперіоду (це додатне число);
♦ сума внеску (СВ) — сума інвестиції, капіталовкладення, початкового внеску (це від'ємне число або нуль);
♦ тип операції (Т) — число 0, якщо виплата здійснюється наприкінці кожного періоду, і число 1, якщо на початку.
Розрізняють кредитну і депозитну процентні ставки. Кредитна ставка є вищою за депозитну. Процентна ставка повинна бути узгоджена з тривалістю періоду, наприклад, річна ставка 60% дорівнює місячній ставці 5%. У цій роботі вважається, що місячна депозитна ставка — 5%, а кредитна — 6%.
Microsoft Access .
План заняття:
1. Основні поняття про бази даних.
2. Типи і властивості полів.
3. Створення таблиць в MS Access.
4. Поняття форми
5. Способи створення форм.
6. Елементи керування.
7. Поняття ключового поля.
8. Зв'язки між таблицями.
9. Команда Знайти
10.Фільтри
11.Побудова виразів для пошуку даних
12.Запит
1. Основні поняття про бази даних. База даних (БД) — це значна кількість однорідних, певним чином структурованих даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік товарів і матеріалів на складах тощо.
Робота з БД складається з таких етапів:
1) створення структури БД;
2) введення даних;
3) редагування структури і даних;
4) відшукання інформації в БД;
5) оформлення звітів.
Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як MS Access, FoxPro, dBase-системи та інші. їх називають системами керування базами даних (СКБД).
В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді декількох таблиць, зазвичай пов'язаних реляційними зв'язками. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, сторінки, щозабезпечують веб доступ до даних; звіти, макроси, модулі, які розглядатимемо далі.
Проаналізуємо структуру окремої таблиці. Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називають записами.
Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і певними властивостями.
2. Типи і властивості полів. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів, які можуть траплятися в різних задачах.
| Назва поля | Тип поля | Значення поля | |
| Номер | Лічильник/Числовий | 7 | |
| Прізвище | Текстовий | Боженко | |
| Телефон | Текстовий/Числовий | 2972216 | |
| Дата народження | Дата | 24.12.75 | |
| Меморандум | МЕМО | текст про хобі | |
| Оклад | Грошовий | 290 грн | |
| Нагороди | Логічний | має або немає | |
| Біографія | Гіперпосилання | текстовий файл | |
| Фотографія | Об'єкт OLE | графічний файл | |
| Посада | Майстер підстановки інженер | ||
Назви полям дає користувач. Назви типів є стандартні. Значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Наприклад, у випадку оцінок умова на значення поля може бути такою: 2 or 3 or 4 or 5, а повідомлення у випадку помилки під час введення — "Помилка! Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у таке поле як оцінку число 6 тощо. Індексованість зазначають для тих полів, в яких записи будуть упорядковувати чи відшукувати.
Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі.
3. Створення таблиць в MS Access . Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми MS Access треба виконати таку послідовність команд: у вікні MS Access 97 увімкнути першу радіокнопку Нова база даних => ОК => Вибрати потрібну папку і надати назву файлові => Створити => В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці => Створити. У MS Access 2003 слід виконати команду створення нової БД в області завдань. Отримаєте головне вікно БД.
Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл=> Створити БД => На закладці Загальні вибрати піктограму Нова база даних =>ОК і т.д... => Створити.
Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад stadenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, а назви таблиць — на закладці Таблиці.
Є декілька способів створення таблиць:
♦ режим таблиці;
♦ конструктор таблиці;
♦ майстер таблиці;
♦ імпорт таблиці.
Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.
У режимі конструктора користувач задає:
♦ назви полів методом введення назв;
♦ тип даних методом вибору типу із запропонованого списку
♦ описи полів, які є необов'язковими;
♦ властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей .
У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки головні властивості фіксуються автоматично згідно із принципом замовчування.
Структуру будь-коли можна модифікувати (змінити). У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити => рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати => Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.
Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо.
Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці => Виберіть назву => Відкрити чи двічі клацніть на назві.
Дані у нову таблицю вводять звичайно з клавіатури. Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Клітинки таблиці можна форматувати. Можна керувати відображенням даних у клітинках шляхом підбору потрібного значення властивості формату відповідного поля.
Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі данихпотрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) список даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю.
Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат => Заховати стовпець/Показати стовпець.
Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат => Зафіксувати чи вивільняють — Формат => Вивільнити всі стовпці.
4. Поняття форми, призначення і переваги форм. Є два головні способи подання даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми.
Форма подібна до бланка чи карточки . Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.
У програмі MS Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а потім відображати її у вигляді форм.
Перехід до форм, окрім ліпшої візуалізації даних, дає низькі додаткових можливостей. На формі можна зручно розташувати
♦ поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;
♦ елементи керування (кнопки, перемикачі тощо);
♦ надписи (заголовки форм, рубрик); можна розмалювати форму чи задати фоновий рисунок-заставку, зокрема, сутінки глобус, хмари тощо;
♦ обчислювальні поля (це також елементи керування) длявідображення результатів обчислень, виконаних на базі наявній полів;
♦ закладки (багатосторінкові форми, де поля групують зі змістом на різних закладках);
♦ підпорядковані форми тощо.
5. Способи створення форм. Є декілька способів створенні форм, а саме:
♦ автоматично за допомогою команди Автоформа;
♦ за допомогою майстра форм;
♦ вручну за допомогою конструктора форм;
♦ комбінований.
Наприклад, виконавши команду Автоформа =>У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.
Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.
Для створення стандартних баз даних (адресних книжок телефонних довідників тощо) також є майстри. Достатньо— виконати вказівки майстра — і структура бази даних готова (частор їх недоліком є надлишкова кількість полів).
Початківцям створювати форму вручну не рекомендують Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Майстер форм, а потім змінити форму за допомогою конструктора форм. Такий спосіб називають комбінованим.
6. Елементи керування. Розглянемо можливості конструктора форм. Для конструювання форми використовують панель елементів керування з кнопками .
Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати нар панелі і клацнути на формі у точці вставляння.
За допомогою кнопки Запуск майстра можна в діалоговому режимі вставити у форму інші елементи: кнопки, перемикачі тощо.
7. Поняття ключового поля. У таблиці має бути хоча би одне поле, жодне значення в якому не повторюється. За допомогою цього поля ідентифікуються записи у цілій таблиці. Таке поле називають ключовим. Якщо створюють декілька таблиць, які об'єднані спільною тематикою, як, наприклад, у задачі про успішність студентів, то таке поле повторюють в інших таблицях, де його значення можуть повторюватися. В іншій таблиці це поле називають полем зовнішнього ключа. Ключове поле служить для налагодження зв'язків між таблицями. Якщо деяке поле в конструкторі оголошене як лічильник, то воно за замовчуванням стає ключовим, наприклад, поле НОМЕР у таблиці Оцінки.
У цій же таблиці поле Прізвище чи поля з оцінками не можуть бути ключовими, оскільки значення в них можуть повторюватися. У задачі про склад ключовими можуть бути поля Код Товару, Код Клієнта у відповідних таблицях.
У конструкторі таблиці ключове поле позначається піктограмою із зображенням ключа у полі ліворуч від назви. Задати чи скасувати ключове поле можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів чи контекстного меню цього поля.
8. Зв'язки між таблицями. Між декількома таблицями можуть бути налагоджені зв'язки. Власне зв'язані таблиці і бази даних, що їх містять, називають реляційними. Є три типи зв'язків: один до одного, один до багатьох і багато до багатьох.
Розглянемо таблиці Оцінки, Телефони і Адреси. Між таблицями Оцінки і Адреси можна налагодити зв'язок по полю НОМЕР типу один до одного (одному запису в першій таблиці відповідатиме один запис у другій). Завдяки такому зв'язку програма однозначно розпізнає, яка адреса в деякого студента, хоча прізвище студента в таблиці Адреси вже не повторюється. Між таблицями Оцінки і Телефони можна налагодити зв'язок по полю НОМЕР типу один до багатьох (один студент може мати багато телефонів). Тоді програма зможе автоматично визначити для конкретного студента всі його номери телефонів.
Для налагодження зв'язків між таблицями призначена команда Сервіс => Схема даних. У конструктор схеми даних потрібно долучити таблиці, наприклад, Оцінки, Адреси, Телефони, і закрити вікно зі списком таблиць. Щоб налагодити перший зв'язок, слід перетягнути ключове поле НОМЕР з таблиці Оцінки на поле НОМЕР в таблиці Адреси і в діалоговому вікні Зв'язки задати тип зв'язку і режими, пов'язані з цілісністю даних і каскадним обновленням полів, чи вилучення записів => ОК. Зв'язок один до багатьох налагоджують перетягуванням поля НОМЕР з таблиці Оцінки на поле НОМЕР в таблиці Телефони і т.д. За допомогою контекстних меню ліній зв'язку можна задавати чи змінювати тип зв'язку, а також вилучати зв'язки.
Зв'язки між таблицями дають змогу ефективно відшукувати Потрібні записи і маніпулювати даними. Наприклад, якщо таблиці зв'язані по деякому полю, то у разі виконання запиту на вилучення з таблиці Оцінки запису про невстигаючого студента будуть автоматично вилучені записи про цього студента з таблиць Телефони й Адреси.
9. Команда Знайти. Бази даних можуть містити тисячі десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.
Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.
Команда Редагувати => Знайти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.
10. Фільтри. Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:
1) виконати команду головного меню Запис => Фільтр;
2) виконати команду з контекстного меню;
3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:
♦ Фільтр за вибраним ;
♦ Змінити фільтр (фільтр за формою);
♦ Розширений фільтр;
♦ Застосувати/Скасувати фільтр .
Як користуватися кнопками — це ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку Скасувати фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.
11. Побудова виразів для пошуку даних. Для відшукання даних згідно з деяким критерієм відбору (умови відбору) користувач будує логічні вирази, які бувають простими або складеними.
Прості вирази (умови) — це числа, тексти, вирази з необов'язковою операцією порівняння. Вони описують критерій шукання даних за зразком у заданому полі. Значенням виразу може бути «так» або «ні». Розглянемо приклади простих умов:
а) =5 або 5, >3, <=5, <>3 або !3 (не 3) — для числових полів;
б) 4/21/85 або 4.21.85 — для полів з датами в американському стандарті; 21/4/85 або 21.4.85 — у європейському стандарті; <date() — усі дати до вчора, оскільки функція date() маєзначення сьогоднішньої дати;
в) "Артист" або Артист — для текстових полів з прізвищами;Like[А-Г] — для пошуку слів, які починаються на А, Б, В, Г;Like [!А-Г] — слів, які починаються на Д, Е, ...Я;
Like "Ар*" або Ар* — слів, які починаються на «Ар»;
Like *ко —слів, які закінчуються на «ко»;
Like 69#### — шестизначних номерів телефонів, які починаються на 69.
У шаблонах операції порівняння Like символ * означає деяку кількість будь-яких символів, символ ? — один будь-який символ, # — одну цифру, ! — заперечення.
Складені вирази — це вирази, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not(не), and (і), or (або). Наприклад, not2; between 3 and 5 (між 3 і 5); 3 or 4 or 5; Таня or Іра; between date()-30 and date() — дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої between 4/21/99 and 5/21/99 — між двома датами.
У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рЯд умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник, (логічну операцію) "і", записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник "або", розташовують одну під одною.
12. Запити. Запит — це засіб відшукання записів, різних маніпуляцій з даними, зокрема, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових таблиць. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запити головного вікна БД.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані з деякої таблиці записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action queries).
Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:
Вікно БД => Запити => Створити => Конструктор => ОК => Додають таблицю, наприклад, Оцінки => Закривають вікно Додати таблицю.
Отримують вікно (бланк) конструктора запитів, яке потрібно заповнити. Конструювання запиту складається з декількох етапів.
1. Рядок Поле міститиме назви полів, які користувач хоче відобразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле на бланку. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши в ньому і вибравши назву кожного поля із запропонованого списку.
2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полі на екрані.
3. Вводять умови пошуку в рядок умов.
4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команд Запит => Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисовано знак оклику (!).
Для редагування запиту треба повернутися до конструктора.
5. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запит => Вибирають потрібний тип із запропонованого списку.
6. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.
Загальна схема роботи із запитами на внесення змін така:
1) виконують звичайний запит на вибірку записів;
2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці тощо;
3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Окрім вищезазначених, є й інші типи запитів: перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці (наприклад, такий запит, застосований до таблиць Оцінки і Телефони, дає змогу виявити студентів, які не мають телефонів).
Microsoft PowerPoint .
План заняття:
1. Створення презентації.
2. Анімаційні ефекти.
3. Показ презентації.
1. Створення презентації. Презентація — це набір слайдів, де є текст, графічні об'єкти, рисунки, кнопки тощо. Презентація може містити звук, відео та анімацію — три основні компоненти мультимедіа. її демонструють на екрані монітора комп'ютера чи на великому екрані у залі за допомогою проекційної панелі і проектора.
Створюють презентації для того, щоб ілюструвати доповіді, рекламні повідомлення, демонструвати проекти тощо.
Для створення і демонстрації презентацій призначена програма РошегРоіпі, яка дає змогу, зокрема, використати в презентації мультимедійні ефекти.
Презентацію можна створити трьома способами:
1) вручну як нову презентацію: Файл => Створити => Загальні => вибрати Нова презентація => ОК;
2) за допомогою зразків типових презентацій, вибираючи потрібну тему з колекції програми: Файл => Створити => Презентації =>Вибрати назву презентації => ОК;
3) за допомогою майстра автозмісту: Файл => Створити => Вибрати закладку Презентації => Майстер автозмісту => ОК => Далі =>Вибрати зразок презентації з меню, наприклад, Загальні => Далі => Вибрати Доповіді => Далі=> Вибрати Презентація на екрані => Далі =>Увести заголовок презентації і своє прізвище =>Далі => Готово. Коли майстер закінчить роботу, структуру пре. зентації можна редагувати, застосовувати форматування та анімаційні ефекти. Під час першого запуску програми отримаємо вікно, де описані дії можна виконати простіше.
Є багато зразків (шаблонів) оформлення слайдів , що даються на закладці Дизайни презентацій команди Створити тощо. На закладці Презентації є зразки готових презентацій на такі теми: власна сторінка, інформація відділу кадрів, стандартна доповідь, оголошення, реклама, опис проекту, погані новини, структура компанії, майстер автозмісту тощо.
Нескладну презентацію зручно готувати в режимі слайда чи структури слайда. Потрібний режим задають натисканням на одну з кнопок, які є в лівому нижньому куті екрана. Режимів (і кнопок) є п'ять, а саме: 1) слайдів (звичайний); 2) структури; 3) впорядкування; 4) приміток; 5) показу (перегляду, демонстрації).
Power Point у режимі слайдів, який використовують найчастіше, можна редагувати слайд традиційними засобами: вводити (вилучати, змінювати) текст, вставляти (переміщати, збільшувати, змен-ттувати) об'єкти, надавати їм певні властивості. У режимі створення слайдів від слайда до слайда можна перейти за допомогою Дотикального бігунця у смузі прокручування.
Ознайомимося зі структурою слайда. Слайд може містити заголовок і основний текст у вигляді маркованих списків, де висвітлюються пункти чи план доповіді, запитання, головні ідеї, назви й адреси фірм тощо. У слайді можуть бути різні об'єкти: рисунки, діаграми, фотографії з файлів, таблиці з Ехсеl, ефекти зі словами з WordArt (усе це вставляють командою Вставити), а також елементи мультимедіа: анімаційні (рухомі) ефекти, відеокліпи, звук з файлу чи дикторський текст. Зокрема, звук вставляють командами Вставити => Кіно (звук) => Звук з файлу чи Записати звук.
Оскільки одним з головних елементів слайда є маркований список, то особливу увагу треба звернути на кнопки ПІДВИЩИТИ та Понизити рівень елемента списку, які забезпечують відступи. Рівнів (відступів) може бути до п'яти. Відступи поліпшують сприйняття тексту.
2. Анімаційні ефекти. Щоб привернути увагу слухачів, у слайдах застосовують анімаційні ефекти до заголовків, текстів чи інших об'єктів на слайдах за допомогою відповідних кнопок на панелі інструментів Ефекти анімації. Найцікавішими є такі ефекти: друкарська машинка, лазер, вкидування, зворотна послідовність літер, в'їзду об'єктів, польоту, випалювання, спалах, виліт згори, справа, зліва, рух за заданою траєкторією. Щоб задати ефект, вибирають об'єкт на слайді і натискають на потрібну кнопку на панелі. Командою Показ слайдів => Налаштовування анімації можна міняти порядок активізації анімованих об'єктів на слайді, застосовувати звукові ефекти під час анімації: оплески, барабан, овації, вибух, скрегіт гальм, дзвіночки, звук з файлу; задавати ефекти після анімації тощо. Можна задати дію, яка відбудеться після анімації: поміняти колір, заховати об'єкт тощо.
Ефекти для заголовків і текстів зручно назначати в режимі впорядкування слайдів. Для цього на панелі ефектів анімації спочатку потрібно натиснути на кнопки Анімація заголовка чи Анімація тексту, а потім — на кнопку конкретного ефекту. В Цьому ж режимі можна змінювати послідовність слайдів методом їх перетягування.
Важливим елементом слайда є його фон (тло). Фон можна вибрати серед заготовок дизайнів (шаблонів) або створити самостійно командою Формат о фон.
Режим структури слайда зручний для роботи з текстами внесення змін, оскільки на одному екрані є змісти усіх слайдів беді оздоблювальних ефектів.
У режимі сторінок приміток у слайд вводять службову} інформацію (коментарі, пояснення), якої під час демонстрації це, буде видно.
3. Показ презентації. Розглянемо способи демонстрації слайдів. Перед демонстрацією треба за допомогою контекстного меню слайда чи командою Показ слайдів о Перехід слайдів задати ефекти демонстрації окремого слайда чи всіх слайдів: з
♦ ефект появи слайда: без ефекта; жалюзі горизонтальні або вертикальні, напливання наліво або направо тощо, прорізування, розчинення, відкривання направо чи наліво, поява зверху або збоку тощо;
♦ спосіб просування (подання) слайдів на екрані: клацання миші чи автоматично через декілька заданих секунд;
♦ звуковий супровід: аплодисменти, барабан, овації, вибух, постріл, автоперегони, скрегіт гальм, звук з файлу тощо.
Демонстрацію виконують командою Вигляд => Показ слайдів або шляхом переходу в режим перегляду слайдів. Стежте, щоб перед переглядом активним був перший слайд.
У режимі демонстрації слайди з'являються внаслідок клацання кнопкою миші або автоматично. Керувати процесом демонстрації можна також за допомогою меню стандартної кнопки керування, яка є у лівому нижньому кутку слайда. Користувач має змогу за допомогою меню Показ слайдів створити свої кнопки керування, якщо його не задовольняють можливості стандартної, а також відрегулювати час демонстрації кожного слайда.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 107; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!