Работа с документами деканата
Содержание
Введение. 3
Об архиве ФГБОУ ВО "Тувнский Государственный Университет". 4
Работа с документами деканата исторического факультета ТувГУ. 10
Заключение. 22
Источники и литература. 23
Введение
Архивную практику проходили с 05 по 17 июля 2021 г., в течение 2 недель на базе архива ФГБОУ ВО «Тувинский государственный университет».
Целью архивной практики является закрепление теоретического материала по курсу «Архивоведение», реализация профессиональных знаний и приобретение профессиональных навыков архивной работы с различными видами документов разных исторических эпох.
Задачи практики:
- изучение нормативных документов и методических пособий, регламентирующих основную деятельность архива Тувинского государственного университета;
- ознакомление с организацией работы в архиве;
- участие в работе с архивными фондами, документами, усовершенствовании описей, ведении учета;
- знакомство с принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;
- способами и условиями хранения, обеспечивающими сохранность документов;
- процессом создания системы информации о содержании документов;
- организацией использования архивными документами.
Университетский архив является одним из важных документальным и информационным центров вуза. В архив университета постоянно принимаются документы от разных подразделений.
|
|
|
Большую часть архивной практики проходили в деканате исторического факультета, куда нас отправили, так как деканат является одним из источников комплектования университетского архива.
Об архиве ФГБОУ ВО
«Тувинский государственный университет»
Тувинский государственный университет – единственное высшее учебное заведение Республики Тыва. История его создания датируется 1995 годом. В это же время создан архив университета.
Архив ТувГУ занимается хранением документов, имеющих практическое значение, также документов по личному составу, их учетом, использованием, отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом.
Архив находится в студенческом городке университета, расположенном по улице Сата Марата 9.
Персонал архива – всего 2 работника: заведующий и специалист.
Фонд архива ТувГУ представляет собой совокупность документов постоянного и временного хранения, которые образованы в результате деятельности структурных подразделений университета и отдельных лиц.
|
|
|
В архиве хранятся более 12 938 дел постоянного срока хранения. Крайними датами документов являются 1986-2008 гг.
В архиве выделены документы по личному составу. Их объем по составляют свыше 605737 ед.хр. Крайние даты документов: с 1952 по 2015 гг.
В настоящее время в структуре ТувГУ имеются:
- 9 факультетов;
- Кызылский педагогический институт;
- 36 кафедр;
- институт довузовского образования;
- институт профессиональной переподготовки и повышения квалификации кадров;
- педагогический колледж;
- профильные классы12.
Все крупные структурные подразделения являются источниками комплектования архива университета.
Архив ТувГУ располагает единым фондом. По словам работника архива, фонд делится на 5 разных фондов. Это:
- «Фонд Кызылского государственного педагогического института»,
- «Фонд Кызылского педагогического училища»,
- «Фонд Тувинского филиала Красноярского государственного технического университета»,
- «Фонд Тувинского филиала Красноярского государственного аграрного университета»
- «Фонд Тувинского государственного университета».
В паспорте архива указано наличие только 1 фонда.
Главным нормативно-правовым актом работы университетского архива является Положение, утвержденное приказом ректора ТувГУ от 26 сентября 2015 года. Документ определяет основные задачи, функции, права и ответственность архива федерального бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования.
|
|
|
Из Положения видно, что архив находится в составе отдела Управления кадров и делопроизводства университета.
Общее руководство деятельностью архива осуществляет начальник Управления кадров и делопроизводства ТувГУ. Непосредственное руководство деятельностью подразделения осуществляется заведующим архивом.
В обязанности заведующего архивом входят:
- представление архива по вопросам, отнесенным к его ведению, во взаимоотношениях с руководством и другими структурными подразделениями, с органами местного самоуправления, сторонними организациями и общественными объединениями;
- обеспечение надлежащего и своевременного выполнения возложенных задач и функций;
- принятие необходимых мер для обеспечения архива необходимыми
материально-техническими средствами, обеспечения необходимых условий труда для работников архива;
- планирование и организация деятельности архива, его взаимодействие с другими структурными подразделениями университета, исполнение плановых мероприятий;
|
|
|
- визирование проектов документов, подготовленных архивом.
Основные задачи архива ТувГУ:
- подготовка и своевременная передача документов университета на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
- осуществление контроля и оказание практической помощи в формировании и оформлении дел в делопроизводстве университета и структурных подразделений;
В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:
- принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений университета, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
- разрабатывает и согласовывает с Государственным архивам Республики Тыва графики представления описей на рассмотрение экспертно проверочной комиссии (далее - ЭПК) Государственного архива Республики Тыва и передачи документов университета на государственное хранение
- составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного
Рис.: расстановка фондов в архиве ТувГУ
срока хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) ТувГУ и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Государственного архива Республики Тыва (ГА РТ);
- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом Государственного архива Республики Тыва;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, организует работу ЭК университета;
- оказывает методическую и практическую помощь отделу делопроизводства, структурным подразделениям университета, в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив университета;
- ежегодно представляет в Государственный архив Республики Тыва сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
- подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в этот же архив.
Исполнение социально-правовых запросов в архиве ТувГУ. Большинство запросов, которые поступают в архив ТувГУ, составляют социально-правовые, в которых просят подтвердить период обучения в вузе, стаж работы в университете, размер заработной платы или сведения о начислении заработной платы, редко получение наград, ученых степеней или заслуженных званий.
Источниками по исполнению социально-правовых запросов являются приказы, лицевые счета и расчетно-платежные ведомости, личные (номенклатурные) дела, учетные карточки работника.
Во время исполнения запросов документы архива используются с учетом их физического состояния. Дела с ветхими документами не используются. При выдаче дел осуществляется контроль за их использованием, полистная проверка наличия и состояния документов в делах.
В архиве ТувГУ при использовании документов запрещается оставлять документы на столе в раскрытом виде и без присмотра длительное время; снимать копии с документов без разрешения архивариуса; деформировать документы, делать на них пометки, вставки и исправления, вставлять закладки; изымать документы и составные части документов (чертежи, карты, фотографии, марки и т.п.).
Посетители информируются о правилах использования документов и санкциях за их нарушение. Не рекомендуется многократно копировать одни и те же, часто запрашиваемые документы. В таких случаях необходимо практиковать замену оригинала резервной копией для многократного копирования.
В большинстве случаев справки выполняются на основе документов по личному составу.
В течение одного года архив ТувГУ исполняет более 100 запросов, большинство которых составляют социально-правовые.
Работа с документами деканата
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 81; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!