Системы классификации и кодированияв информационном обеспечении АИС.
Информационное обеспечение (ИО) – важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Эта совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.
Информационное обеспечение включает:
- системы показателей, классификаторов, кодов и документации,
- различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД) и базы знаний.
В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы:
• определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей;
• исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов;
• проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации;
• определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД);
• проектирование форм вывода результатных сведений.
Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо и является важной предпосылкой их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: введение в компьютер справочников, формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.
При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования. Целью классификации и кодирования является составление и взаимоувязки различных предметов, понятий, свойств элементов информации.
Классификация заключается в распределении элементов множества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающих отдельные строки – позиции.
В процессе классификации используются следующие основные понятия:
· система классификации – совокупность методов и правил классификации и их результат;
· объект классификации – элемент множества классификации;
· признак классификации – свойство или характеристика объекта, по которому осуществляется классификации;
· классификационная группировка – часть объектов, выделенная при классификации.
Распространенными являются такие названия классификационных группировок как класс, подкласс, группа, подгруппа, вид, подвид, тип.
Классификатор – это документ, представляющий систематизированный перечень названий и кодов классификационных группировок или объектов классификации. Позиция классификатора – название и код классификационной группировки или объекта классификации. Вместимость классификатора – наибольшее количество позиций, которую может содержать классификатор. Внедрение классификатора – проведение комплекса мероприятий, обеспечивающих применение классификатора в определенной предметной области. Ведение классификатора – поддержка классификатора в актуальном состоянии. Бывает автоматизированной и ручной. Система ведение классификатора – совокупность служб, методов и средств, обеспечивающих ведение классификатора и информационное обслуживание.
В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы:
• Общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д.
• Отраслевые, единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
• Локальные, составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.
Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции.
Например: 5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня.
Локальные классификаторы содержат информацию, достаточную для деятельность только одного объекта управления (предприятия. учреждения). Такие классификаторы характеризуются и относительно легкой разработкой, и простотой внесения изменений и дополнений. К их недостаткам относится необходимость перекодировки информации при передачи на более высокие уровни управления.
Общегосударственные и отраслевые классификаторы разрабатываются системным способом и содержат полную и достаточную информацию, используемую на различных уровнях управления, однако структура классификатора громоздкая, а код многозначный. Эти классификаторы обеспечивают информационный обмен между АИС разных уровней.
Различают два метода классификации[129]:
• Иерархический метод - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс – подкласс – группа – подгруппа – вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками.
• Фасетный метод – исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасеток Фасет – набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.
Правила построения иерархического классификатора следующие:
1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)).
2. Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное.
| К1 |
| К2 |
| К3 |
| К4 |
| К5 |
| К21 |
| К22 |
| К23 |
| К223 |
| К222 |
| К221 |
| К224 |
| К2221 |
| К2223 |
| К2222 |
Рис. 4.2. Классификационное дерево.
Построить структуру кода по схеме (рис. 4.3).
| X |
| X |
| X |
| X |
| Признак Г |
| Признак В |
| Признак Б |
| ПризнакА |
Рис. 4.3.
Например, обозначение 6431 означает:
6 – лесные породы;
4 – лес пиленый;
3 – лес пиленый обрезной;
1 – размер заготовки.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 80 тыс. руб. в месяц?
При выборе способа классификации следует учитывать экономические факторы, связанные с кодировкой, хранением, передачей и обработкой информации, и сравнивать затраты на обработку информации при использовании этих классификаторов.
Преимущества иерархической классификации состоят в использовании независимых классификационных признаков в различных элементах иерархической структуры и простоте построения. А недостатком является сложность внесения изменений.
Преимущества фасетной системы классификации:
· возможность использования большого числа признаков классификации;
· возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок
Недостаткомфасетной системы классификации является сложность ее строения, т.к. из всех признаков отбираются и фиксируются только наиболее существенные для решения экономических задач.
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам установленным системой кодирования. Использованием кодов можно значительно сократить объемы информации и трудоемки ее обработки на всех этапах технологического процесса автоматизированной обработки данных.
Средством выражения результатов классификации является кодирование. Кодирование – это процесс присвоения объекту определенного кода. Код – это знак или совокупность знаков, взятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации[179].
Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. В компьютере хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.
Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования:
· должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;
· быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;
· должны быть стабильными, часто не пересматриваться;
· иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;
· быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.
Код – это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.
Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.
Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов – код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов – коды от 05 до 10 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.4.
| 10 |
| X |
| XX |
| X |
| Номенклатурный номер |
| Склад |
| Вид материалов |
| Номерсчета |
| 10 |
| 7 |
| 01 |
| 3 |
| Номенклатурныйномер |
| Склад № 3 |
| Строительные материалы |
| Номер счета |
| б) |
| а) |
Рис. 4.4. Структура кода (а) и пример кода (б) для счета 10 «Материалы».
Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.
Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:
· первые три (460) означают, что товар произведен в России;
· четыре цифры – это код предприятия, которое произвело данный товар;
· пять цифр – код товара;
· одна цифра – контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.
Стандартный набор для штрихового кодирования включает:
w принтер для маркировки товаров на складе;
w электронные весы со встроенной печатью этикеток или дополнительным принтером на фасовке весового товара;
w кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале;
w мобильный терминал на складе для учета товара.
Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного) учета.
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 68; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!