ГЛАВА 4. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АИСВ ЭКОНОМИКЕ.
4.1. Экономическая информация, ее виды и структура.
4.2. Системы классификации и кодирования в информационном обеспечении АИС.
4.3. Проектирование документации и электронный документооборот.
4.4. Внутримашинное информационное обеспечение. Базы данных и базы знаний.
Экономическая информация, ее виды и структура.
В буквальном переводе с латинского слово informatio означает разъяснение, осведомление, сообщение о каком-то факте, событии и т.п.
В кибернетике информация обычно трактуется как степень устранения неопределенности знания у получателя. Иными словами, информацией является не любое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты. Если в полученных сведениях ничего нового для получателя нет (например, два умножить на два получается четыре), то количество полученной информации будет равно нулю. И поэтому общим являются понятия данные или сведения – любые сообщения без оценки их значимости или полезности для потребителя.
В Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», (редакция, действующая с 10.01.2016) информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления[11].
Однако данные или сообщения – это только «оболочка», размещенная на материальном носителе, сама же информация на нем может содержаться, а может и отсутствовать.
Понятие информации используется в основном с философских позиций как всеобщее свойство материи к отражению, характеризующее любой взаимодействие между объектами и окружающей средой. Информация отражает сущность объекта, его свойства, а данные и сведения об объекте – это форма проявления этой сущности (аналогично как в экономической теории: цен на товар много, а стоимость только одна).
Более точным является определение Блюмина А.М.[45]
| Информация – сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, несущие новые знания и являющиеся объектом получения переработки или преобразования, хранения и передачи с помощью знаков, символов, условных сигналов, технических средств и т.д. |
Категория информации впервые использовалась американским математиком Клодом Шенноном в его книге «Теория информации». Он является основателем теории информации, нашедшей применение в современных системах связи [115].
Важно понимать, что информация имеет некоторые специфические свойства, отличающие ее от товара. Если у меня есть 2 книги, и я одну из них отдам, у меня останется лишь одна книга. Но если у меня есть какие-то знания, и часть из них я передам студентам, у меня останется все, что было.А при обмене информацией даже прибавятся знания и педагогический опыт. В отличие от природных ресурсов (например, нефти и газа) информация неисчерпаема и может предоставляться в неограниченном количестве экземпляров, в частности, программный продукт 1С: Предприятие 8.3.
Понятия «данные», «информация» и «знания» нельзя рассматривать как синонимы. Высшей организацией информации являются знания.
Информацию различают по отраслям знаний: техническая, экономическая, биологическая и т.п.
Экономическая информацияотносится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ и непосредственно связана с управлением коллективами людей.
Информация является фактором производства, наряду с материальными, трудовыми, финансовыми ресурсами и предпринимательством, экономическая информация отражает состояние и определяет развитие экономики страны, всех ее звеньев.
Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации (рис. 4.1).
| Управляющая подсистема (аппарат управления) |
| Объект управления |
| Внешняя информация |
| Цель управления |
| Обратная связь (учетная, сигнальная, отчётная информация) |
| Прямая связь (командная, плановая информация) |
Рис. 4.1. Модель системы управления.
С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом. Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию.
Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) – есть не что иное, как информация. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические.
Внутри общего понятия «экономическая информация» выделены понятия статистическая, рыночная, финансовая, страховая, банковская, кредитная и другие виды.
Статистическая информация необходима как для осуществления государственного управления, так и для управления предприятиями.
Рыночная информация состоит из биржевой и финансовой информации (котировки ценных бумаг, валютные курсы, учетные ставки, рынок товаров и капиталов, инвестиции, цены и т. п.), маркетинговой информации (структура рынка, сегмент предприятия на рынке, спрос, предложения, потребители, конкуренты, конкурирующие товары, поставщики, общеэкономические тенденции, отраслевые тенденции), коммерческой бизнес-информации (общая информация по финансовому рейтингу, финансовая информация по активам и пассивам фирмы, по обороту, по стоимости продаж, кредитно-аналитическая информация по ликвидности, по коэффициентам рентабельности, платежно-аналитическая информация, сроки исполнения платежей, сведения о компаниях, фирмах, корпорациях, направлении их работы и продукции, ценах на продукцию; о финансовом состоянии, связях, сделках, деловых новостях в области экономики и бизнеса и т. п.).
Для доведения сведений об экономических объектах до пользователей применяются различные формы представления информации: текстовая, цифровая, графическая, штриховая, акустическая, электронная и пр. На практике часто используются и смешанные формы представления, где различные формы дополняют друг друга.
При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями.
С кибернетической точки зрения экономическая информация есть продукт преобразования исходных данных, используемый для принятия решений, направленных на обеспечение заданного состояния экономики и ее оптимального развития.
Надо отличать понятие «экономической информации» от понятия «экономические знания». Последние означают экономическую информацию, усвоенную человеком, не существующую вне его сознания и позволяющую решать задачи в экономической области.
Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязей между ними.
В деятельности любой фирмы присутствует информационный ресурс - это документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др. информационных системах), т.е. документированные знания. Информационные ресурсы в современном обществе играют не меньшую, а нередко и большую роль, чемресурсы материальные. Знание - кому, когда и где продать товар может цениться на меньше, чем товар, и в этом плане динамика развития общества свидетельствует о том, что на «весах» материальных и информационных ресурсов последние начинают преобладать. Причем тем сильнее, чем более общество открыто, чем более развиты в нем средства коммуникации, чем большей информацией оно располагает.
Информационные ресурсы являются исходной для создания информационных продуктов. Последние являются результатом интеллектуальной деятельности человека и распространяются с помощьюуслуг.
Посредством информационных услуг осуществляется получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов.
Юридической основой этой операции должен быть договор между двумя сторонамипоставщиком и потребителем, а источникоминформационных услуг - базы данных.Они могут существовать в компьютерном и некомпьютерном вариантах, в виде библиографических и небиблиографических взаимосвязанных данных, основанных на общих правилахописания, хранения и манипулирования данными.
Экономическая информация подразделяется по следующим признакам:
- по отраслевой принадлежности (промышленности, транспорта, сельского хозяйства и пр.);
- по принадлежности к производственной и непроизводственной сфере;
- по стадиям воспроизводства, отражающим снабжение, производство, распределение, потребление;
- по элементам производственного процесса, отражающим материальные, трудовые и финансовые ресурсы;
- по временным стадиям управления – на перспективную (прогнозную, плановую) и ретроспективную (учетную, отчетную) отчетности;
- по полноте отражения событий – достаточная, избыточная (например, «спам»), недостаточная;
- по функциональным признакам или функциональным подсистемам, например информация о производстве, финансах, трудовых ресурсах и т.д.
- по стабильности:
* переменная – разовая информация, возникающая в процессе фиксации на материальном носителе хозяйственных фактов;
* условно-постоянная – не меняется в течение некоторого периода (справочники, планы, нормы и т.д.);
* постоянная – не меняется в течение длительного периода (год и место рождения и пр.);
- по форме появления:
* входная - поступающая в компьютер в форме документов, сообщений, сигналов;
* промежуточная (например, оборотная ведомость по учету товаров на складе);
* результирующая - полученная в процессе обработки входной и промежуточнойинформации;
- по источнику возникновения:
*внешняя (по отношению к предприятию) - отражает состояние рынка, конкурентов, прогнозы процентных ставок, цен, налоговой политики правительства, социальную ситуацию в регионе и т.д.;
* внутренняя - возникает внутри системы организации;
- по форме представления: документированная и недокументированная.
Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.
Адекватность информации выражается в синтаксической, семантической и прагматической формах.
В синтаксическом аспекте отображаются только формально-структурные характеристики информации без связи с ее смысловым содержанием и полезностью для пользователя. Здесь рассматривается структура информационных сообщений на носителях, объемы данных и пр.
В синтаксическом аспекте имеет смысл воспользоваться единицами, принятыми в информатике. Независимо от структуры базы для выбора технических параметров компьютера и его компонентов (оперативная память, внешние накопители и т.п.) используется единица информационного объема:
· 1 байт (Byte) соответствует одному вводимому символу для большинства кодировочных таблиц ASCII, КОИ-8 и т.п.;
· 1 Кбайт (КВ) равен 1024 байт;
· 1 мегабайт равен 1024 килобайт;
· 1 гигабайт равен 1024 мегабайт и т.д.
В семантическом аспекте отображается смысловое содержание информации и ее обобщение независимо от их практической ценности для получателя. В данном случае рассмотренный набор знаков имеет определенный смысл, а могла бы оказаться бессмысленной, например «Профессору Иванову А.С. начислена заработная плата в марте 2015 г. в сумме 29 тыс. тонн». С синтактической точки зрения сообщение построен6о правильно как набор символов абстрагированных от содержания, а в семантическом аспекте будет отброшено как ошибочное. Семантический анализ информации позволяет моделировать процесс понимания информации компьютером, точность соотнесения единиц естественного языка с единицами семантического. Этот уровень предполагает проектированиереквизитного состава документов, разработку логической структуры базы данных, создания системы классификации и кодирования и др.
Под структурой информации понимают выделение элементов, информационных единиц и установление взаимосвязи между ними. Экономической информации присущи свои структуры, в основе которых лежит ее содержательность. При наиболее распространенном подходе выделяются следующие единицы в порядке укрупнения:реквизит, показатель, информационное сообщение, файл, поток, подсистема информационной базы, информационная база.
Реквизит (поле, элемент, атрибут) является неделимой единицей младшего ранга, несущей качественную или количественную характеристику объекта (предмета, факта и т.п.), например, наименование материала, его масса, габарит и т.д. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону хозяйственной операции, реквизиты-основания - количественную.
Объединение реквизитов для одного объект приводит к образованию показателя, который несет полную количественную и качественную характеристику предмета или процесса. Структура показателя может быть представлена так: сентябрь, Иванов В.И., рубли (реквизиты-признаки); 22580 (реквизит-основание).
Совокупность показателей, содержащихся в документе, формирует информационное сообщение. Группа однородных сообщений, объединенных по определенному признаку (например, требования на отпуск материалов в производство за февраль 2015 года), составляет информационный массив (файл). В решении задачи используются один или несколько файлов. Например, при составлении расчетно-платежной ведомости по заработной плате необходимы файлы-справочники (фамилии, И.О.; табельные номера работающих; видов оплат и удержаний и пр.); файлы по начислению заработной платы; файлы по удержаниям из заработной платы. Массивы (файлы) по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления (например, по учету труда и заработной платы, по управлению денежными потоками и пр.). Из информационных потоков формируются информационные подсистемы, образующие информационную систему объекта в целом.
Прагматическая (потребительская) адекватность отражает отношение информации и ее потребителя. Здесь отображается ценность информации для управленческой системы на каждом ее уровне, полезность информации для выработки управленческих решении.
Прагматический подход связан с исследованием отношения полученной информации непосредственно к получателю с точки зрения полезности, ценности, актуальности. Например, рапорт о невыполнении сменно-суточного задания цехом, полученное спустя месяц, вряд ли будет полезно для принятия решения начальником цеха.
Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию, либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам[11].
Если экономическая информация представляет ценность для предметной деятельности, то она является товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ (коммерческая или служебная тайна и пр.).
Информация, как всякий товар, имея потребительскую стоимость, обладает рядом особенностей, отличающих ее от товаров, например, продуктов питания, которые при потреблении, как известно, исчезают.
К числу особенностей информации как товара следует отнести:
- неисчерпаемость - по мере развития общества и роста потребления ее запасы не убывают, а растут;
- сохраняемость - при использовании не исчезает и даже может увеличиваться за счет трансформации полученных сообщений;
- несамостоятельность - проявляет свою «движущую силу» только в соединении с другими ресурсами (труд, техника, сырье, энергия).
Следующим важнейшим свойством экономической информации, как товара, является ее цена, формирующаяся на рынке под воздействием, в основном, спросаи предложения. Например, цена на программу «1С-Предприятие 8.2.» формируется, исходя из затрат на разработку этого информационного продукта, его качества, а также ожидаемого спроса на него. Предложение этого товара может быть обеспечено без каких-либо ограничений в нужном количестве экземпляров в отличие от товарно-материальных ресурсов, которые, как известно, со временем истощаются.
Если информация представляет ценность для организации, то необходимо эту ценность не только использовать, но и защищать.
Цена информации в предпринимательской деятельности может также определяться, как величина ущерба, который может быть нанесен фирме в результате использования коммерческой информации конкурентам или прибыли (дохода), который может быть получен фирмой в результате использования коммерческой информации при принятии управленческих решений.
Информация может использоваться в организации, если удовлетворяет следующим требованиям: конфиденциальность, целостность, оперативность использования (доступность) и достоверность.
Часть информации, обращающейся в фирме, представляет собой конфиденциальную информацию, чаще она отражает коммерческую тайну.
Под коммерческой тайной предприятия понимаются сведения о производстве, технологии управлении, финансах, и другой деятельности предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам[16].
Информация может составлять коммерческую тайну, если она отвечает следующим требованиям (критерии правовой охраны):
· к ней нет свободного доступа на законном основании;
· обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
К коммерческой тайне не может быть отнесена информация:
• содержащаяся в учредительных документах;
• содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии и т.д.);
• содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдении, аудиторских заключений, а также в иных, связанных с исчислением и уплатой налогов;
• содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих;
•содержащаяся в годовых отчетах фондов об использовании имущества;
• связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства, обеспечением безопасных условий труда, реализацией продукции, причиняющей вред здоровью населения;
• о деятельности благотворительных организаций и некоммерческих организаций, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• о наличии свободных рабочих мест;
• о реализации государственной программы приватизации;
• о ликвидации юридического лица;
•для которой определены ограничения по установлению режима коммерческой тайны в соответствии с федеральными законами и принятыми в целях их реализации подзаконными актами.
В современных условиях хозяйствования необходимо ориентироваться в огромном количестве ресурсов, представляемых Интернетом.
К основным сервисам Интернета на сегодняшний день можно отнести следующие сервисы, которые объединены в четыре группы:
— сетевые системы передачи информации;
— сетевые системы поиска информации;
— коммуникационные сетевые системы (электронная – e-mail, FTP, общение в Интернете, сетевые новости и т.д.);
— мультимедийные информационные системы [45].
В качестве источников и поставщиков экономической информации на информационном рынке выступают государственные и коммерческие структуры, юридические и физические лица. Каждый пользователь может создать свою страницу в среде www и представить ее в сети.
Мультимедийные информационные системы обладают специфическими особенностями:
— могут содержать различные виды информации (не только текстовую, но и звуковую, графическую, анимационную, видео и т. д.);
— обладают высокой степенью наглядности материалов;
— поддерживают различные типы файлов: текстовые, графические, аудио и видео-.
К специализированным интернет-ресурсам экономической информации относятся продукты, представленные
· информационным агентством AK&M[155];
· ежемесячным деловым журналом РИА«РосБизнесКонсалтинг» [208];
· информационным агентством «Финмаркет» [175];
· компанией Парк.ру[204];
· информационно-аналитическим агентством «ПРАЙМ» [207];
· агентством «Интерфакс».
Кроме отечественных агентств рыночной информации представлена группа зарубежных информационных агентств: LexisNexis, QUESTEL-ORBIT, Рейтер (Reuters), Телерейт (Telerate), Тенфор (Tenfore) и Блумберг (Bloomberg) и др.
С более подробной информацией о представляемых этими агентствами информационных ресурсах, продуктах и услугах можно ознакомиться в [45].
Систематизируя, отметим основные свойства экономической информации:
· преобладание буквенно-цифровых знаков;
· широкое распространение документов как носителей исходных данных и результатов их обработки;
· значительный объем постоянных и условно-постоянных данных;
· дискретность, вызванная тем, что экономическая информация характеризует объект (явление, процесс) либо на определенный момент времени, либо за определенный промежуток времени;
· возможность длительного хранения;
· способность к преобразованиям, детализации, агрегированию в зависимости от поставленной задачи;
· относительная простота алгоритмов расчетов (преобладают арифметические и логические операции);
· тиражируемость в сколько угодном количестве экземпляров;
· принадлежность как объект собственности и наличие материального носителя.
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 34; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!