Составление и оформление описей дел



12.2.1. На все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись). Опись представляет собой систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией и предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета дел. Основой составления описей дел служит Сводная номенклатура дел Университета.

12.2.2. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, их учет ведется по Сводной номенклатуре дел Университета.

12.2.3. В каждом структурном подразделении Университета описи составляются ежегодно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, под методическом руководством отдела организации архивного дела. По этим описям документы передаются на хранение в отдел организации архивного дела.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для составления ежегодных разделов сводных описей дел Университета постоянного, хранения, по личному составу.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители подразделений.

12.2.4. Сводную опись дел постоянного хранения Университета в установленном порядке составляет отдел организации архивного дела. Сводная опись дел постоянного хранения после согласования с ЭК Университета подлежит утверждению ЦЭПК Главархива Москвы и утверждается руководством Университета. После истечения сроков хранения документов постоянного хранения в Университете, установленных законодательством России, по ней производится передача дел на государственное хранение. Сводные описи дел по личному составу в установленном порядке составляет отдел организации архивного дела. Сводные описи дел по личному составу после согласования с ЭК Университета согласовываются с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждаются руководством Университета.

12.2.5. Описи дел постоянного хранения и по личному составу структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения№№14,15) в двух экземплярах и представляются в отдел организации архивного дела не ранее чем через год и не позднее чем через три (календарных) года после завершения дел в делопроизводстве. Один экземпляр описи передается в отдел организации архивного дела вместе с делами, второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

12.2.6. В описях дел указывается полное наименование (без сокращений) структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В тех случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано) под прежним наименованием указывается его новое наименование.

12.2.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы, расположенные по графам таблицы:

графа 1 - порядковый номер дела по описи;

графа 2 - индекс дела по Сводной номенклатуре дел Университета;

графа 3 - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

графа 4 - крайние даты дела;

графа 5 - количество листов в деле (томе, части);

графа 6 - примечание (заполняется при необходимости).

В опись дел временного (свыше 10 лет) хранения перед графой «Примечание» добавляется графа «Срок хранения дела», которая заполняется в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета.

12.2.8. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе Сводной номенклатуры дел Университета;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи (графа 1) - валовый (1, 2, 3 …);

- графы №№ 2, 3, 4, 5 описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом организации архивного дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками (например, Приказы по личному составу работников Клинического центра) пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (например, То же. №№ 1520 - 1620). При этом другие сведения о делах (крайние даты дела, количество листов) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п.

12.2.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) фактическое количество дел в описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Наличие литерных номеров дел увеличивает итоговое количество дел, например, В данную опись внесено 25 (двадцать пять) дел с № 1 по № 23, в том числе литерные номера 15а, 20а. Наличие пропущенных номеров дел уменьшает итоговое количество дел, например, В данную опись внесено 23 (двадцать три дела) с № 1 по № 25, в том числе пропущенные номера 15, 20.

12.2.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, даты составления описи, согласовывается с руководителем службы ДОУ Университета и утверждается руководителем структурного подразделения.

12.2.11. Описи дел по личному составу (приложение №14) в структурных подразделениях составляются аналогично требованиям к описям дел постоянного хранения (см. п.п. 12.2.6. - 12.2.10.).

Описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах и представляются в отдел организации архивного дела не ранее чем через год и не позднее чем через три (календарных) года после завершения дел в делопроизводстве. Два экземпляра описи передаются в отдел организации архивного дела вместе с делами, третий остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

Отдельно составляются описи на приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы Т-2, карточки-справки по заработной плате, своевременно невостребованные личные документы, договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, и другие документы по личному составу со сроком хранения 75 лет, включенные в Сводную номенклатуру дел Университета. 

Заголовки дел в описях приказов по личному составу (срок хранения 75 лет) систематизируются строго по хронологии. Заголовки дел в описях личных дел, личных карточек формы № Т-2, невостребованных личных документов и т.д. систематизируются строго по алфавиту фамилий, имен, отчеств (вплоть до последней буквы). Фамилии, имена, отчества в опись вносятся полностью.

12.2.12. Отдельные виды документов имеют особенности включения их в опись дел в зависимости от даты создания, подписания, утверждения, срока действия.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные должностными лицами, включаются в опись по дате их утверждения. Например, Положение о структурном подразделении, утвержденное в 2010 году, включается в опись дел за 2010 год.

Долгосрочные и перспективные планы включатся в опись по начальному году их действия. Отчеты за несколько лет включаются в опись по последнему году отчетного периода.

Договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе срока окончания действия договора, соглашения включаются в опись по году подписания.

Договоры, соглашения постоянного срока хранения с указанием срока их действия и делопроизводство, по которым ведется в течение длительного периода времени, включаются в опись по дате окончания срока действия договора.

Договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, включаются в опись по году окончания срока действия договора.

Дела, заведенные по учебному году, вносятся в опись по первому в дате году. Например, Годовой отчет о работе кафедры за 2010/2011 учебный год, вносится в опись дел постоянного хранения за 2010 год.

12.2.13. При составлении описи должны быть проверены качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по Сводной номенклатуре дел Университета. При обнаружении отсутствии дел структурным подразделением принимаются меры по их розыску. В случае отсутствия подлинников документов возможна их замена заверенными копиями. Если принятые меры не дали результатов, то составляется акт о необнаружении документов, пути розыска, которых исчерпаны (приложение №17). В акте обязательно должны быть указаны причины отсутствия дел, документы, которые могут частично восполнить утраченные сведения. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта вместе с описями представляется в отдел организации архивного дела. Второй экземпляр остается в структурном подразделении.

При составлении описей дел по личному составу обязательно должна быть проведена сверка фактического количества личных дел с количеством лиц, включенных в приказы об отчислении в связи с окончанием установленного срока обучения; не завершивших обучения по различным причинам; уволенных в течение года. В случае отсутствия какого-либо дела должен быть составлен акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

12.2.14. В случае неисправимых повреждений дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в структурных подразделениях в силу непреодолимых причин (пожар, затопление и т.д.) составляется акт о неисправимых повреждениях документов (приложение №18). В акте обязательно должны быть указаны причины неисправимых повреждениях документов; документы, которые могут частично восполнить утраченные сведения. В случае, если документы утрачены (повреждены) в результате пожара, жилищно-коммунальных аварий, к акту о необнаружении (повреждении) дел прикладывается копия акта о пожаре (аварии).

12.2.15. Описи печатаются на персональном компьютере. При печатании описи на компьютере элементы описательной статьи описи печатаются в виде таблицы без использования вертикального и горизонтального графления. На компьютере опись печатается с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, Arial - № 12.

Номер дела, индекс дела, крайние даты и количество листов указываются в опи­си на уровне первой строчки заголовка

Заголовок в описи располагается без отступа от левого поля соответствую­щей графы. Остальные элементы описательной статьи описи можно центровать в со­ответствующих графах.

Левое поле листа описи должно быть не менее 30 мм, чтобы при подшивке описи текст, свободно читался.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, и другие элементы описательной ста­тьи печатаются через один межстрочный интервал. Описательные статьи отделяют­ся друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Названия разделов описи помещается в графе «заголовок дела» или в разрыве между строками. Рекомендуется названия разделов выделять жирным шрифтом. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке.

Перед распечаткой описи текст необходимо отформатировать.При этом следует учесть, что заголовки дел нельзя переносить на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку заголовка, или переносить на новую страницу только последнюю строку заголовка. Даты заголовка должны размещаться на одной странице. Не допускается размещение названий разделов в конце страницы. Начало итоговой записи должно располагаться на том же листе, что и последняя описательная статья.

Описи дел передаются в отдел организации архивного дела на бумажном и электронном (в формате документа MSWord) носителях.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 34;