Ускоренный анализ приоритетности задач по принципу Эйзенхауэра



Срочно-важно Делай Не срочно-важно Планируй
Срочно-не важно Делегируй Не срочно- не важно Выбрось

 

Поглотители» и «прерыватели» времени: способы борьбы с ними

Поглотители времени— это различного рода препятствия, затрудняющие, а иногда даже делающие невозможным дальнейшее выполнение работы.

Выберите из предложенного Л. Зайвертом списка пять наиболее характерных помех, которые чаще всего встречаются в привычной для вас деятельности.

1) нечеткая постановка целей;

2) отсутствие приоритетов;

3) попытка слишком много сделать за один раз;

4) неполное представление о текущих задачах и путях их решения;

5) плохое планирование трудового дня;

6) личная неорганизованность, «бумажные завалы»;

7) чрезмерное чтение;

8) скверная система документооборота;

9) недостаток мотивации, лень;

10) поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, телефонов и т. п.);

11) недостатки кооперации или разделения труда;

12) случайные телефонные звонки;

13) незапланированные посетители;

14) неспособность сказать «нет»;

15) неполная, запоздалая информация;

16) отсутствие самодисциплины;

17) неумение довести дело до конца;

18) отвлечение (шум и т. п.);

19) затяжные совещания;

20) плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.;

21) отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь;

22) болтовня на частные темы;

23) излишняя коммуникабельность;

24) чрезмерные деловые записи;

25) привычка откладывать «на потом»;

26) желание все узнать подробно;

27) длительные ожидания;

28) спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость;

29) неиспользование делегирования;

30) недостаточный контроль над порученными делами, из-за чего их приходится переделывать.

 

Прерыватели времени — это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть четко обозначены во времени (из собственного опыта, как правило, становится ясным, сколько времени уходит на тот или иной прерыватель) и которые, в отличие от поглотителей, способствуют решению поставленных задач. К ним относятся телефонные звонки, совещания, личные и деловые встречи, срочно возникшая работа с документами и т. д.

 

 Откладывание — происходит из-за представления, что все должно делаться идеально и безупречно; работа может откладываться из-за страха перед неудачей.

 

Организация контроля времени. Личная стратегия тайм-менеджмента

 

Здесь вы приобретете:

1. Навык контроля выполнения задач

2. Навыки «сжатия времени»

3. Разработаете собственную стратегию тайм-менеджмента

Трудности, с которыми вам придется столкнуться:

• потребуются навыки работы со своим сознанием;

• придется заполнять таблицы.

 

Организация контроля времени.

 

Контроль выполнения задач (МЕТОД «ПЯТИ ПАЛЬЦЕВ» по Л. Зайверту)

М (мизинец) Мысли, знания, информация.Что новое сегодня я узнал? Какие важные знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня «озарили»? Узнал ли я что-то новое о своем времени? придумал ли новые «хитрости», чтобы лучше управлять им?

Б (безымянный) — Близость к цели. Какие оперативные задачи, приближающие меня к достижению важных целей (долгосрочных стратегических), я сегодня решил? И наоборот, достижение каких целей было недостаточным, неуспешным?

С (средний) — Состояние. Какие дела были особенно интересными? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией? Напротив, какие дела были скучными, субъективно тяжелыми, делались «через силу»?

У (указательный) — Услуга, помощь, сотрудничество. Какие достижения в сфере общения и человеческих отношений были сегодня? Кому я помог, кому оказал цепную услугу, с кем нашел общий язык, с кем вместе хорошо работал? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои отношения со старыми знакомыми? Или наоборот, с кем возник конфликт? С кем опыт сотрудничества был неудачным и в силу каких причин?

Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Оптимально ли я распоряжался своими индивидуальными энергетическими ресурсами в течение дня? Что сделано мною сегодня для поддержания здоровья и физической формы?

 

ФИНАЛЬНЫЙ ТЕСТ

-   Как съесть слона?

-   Как убить десять зайцев одновременно?

-   Как не устать при решении поставленных задач?

-   Как не забыть важные задачи?

-   Как не потерять интерес (мотивацию)?

-   Как делать так, чтобы ничего не делать?

-   Что делать с окружающими, которые все время норовят нарушить ваши замечательные планы?

 

Тестовые задания:

Тема 2

 

1. Тайм-менеджмент – это:

1) действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность;

2) общий способ мышления и подхода относительно организации и управления, в основе которого лежит понятие системы как определенной целостности, которая состоит из взаимоувязанных частей;

3) система организации коллективного труда, эффективного использования ресурсов, концентрации усилий на непрерывной возвышенности качества труда персонала организации или предприятия.

 

2. Основная задача тайм-менеджмента:

1) научить человека ориентироваться во времени;

2) помочь человеку организовать своё время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей.

3) помочь человеку эффективно использовать время;

4) научить человека ориентироваться на конечный положительный результат и успешную деятельность всей организации.

 

3 «Хронос» —это:

1) искажение времени;

2) греческое божество, олицетворяющее счастливое мгновение;

3) обстоятельства для совершения какого-либо дела;

4) линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров;

 

4. «Кайрос» — это:

1) удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела;

2) линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров;

3) божество древних римлян, олицетворяющее удачный выбор;

4) процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени.

 

5. Контекстное планирование заключается:

1) целенаправленный процесс влияния на сознание и поведение членов коллектива для повышения организованности и эффективности совместной деятельности;

2) в соотнесении «мягких» дел с наиболее подходящими обстоятельствами (контекстами) для их реализации;

3) в соотношении желаемых и возможных целях;

4) в соотношении результатов деятельности подчиненных.

 

6. Поглотители времени— это:

1) различные барьеры, искажающие информацию;

2) препятствия на пути к достижению цели;

3) различного рода препятствия, затрудняющие, а иногда даже делающие невозможным дальнейшее выполнение работы;

4) декодирование информации при передачи сообщения.

 

7. Задачная SMART-технологии заключается в :

1) постановке цели;

2) достижении результата;

3) определении временного масштаба достижения результата;

4) определении приоритетов.

 

8. В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1) анализ; моделирование стратегий; целеполагание; планирование; реализация; контроль достижения цели;

2) моделирование стратегий; целеполагание; планирование; организация;

3) реализация; контроль достижения цели; анализ; моделирование стратегий;

4) планирование; организация; модификация.

 

9. Кто является автором следующего принципа: "20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей":

1) В.Парето;

2). Л. Зайверт;

3). Метод АВС.

 

10. Для чего осуществляется делегирование полномочий другим руководителем:

1) для оптимального решения комплексных задач;

2) для сохранения "группового" стиля работы;

3) для проверки квалификации подчиненных;

4) для создания благоприятной атмосферы в коллективе.

 

Основные термины:

 

Амбивалентность — неоднозначный, двойственный. Сложные противоречивые чувства и переживания, связанные с двойственным отношением к человеку, предмету или объекту.

Анализ - (от греч. analysis — разложение) — метод научного исследования (познания) явлений и процессов, в основе которого лежит изучение составных частей, элементов изучаемой системы.

Аффилиация — потребность в общении, эмоциональных контактах, дружбе, любви. Проявляется в стремлении оказывать кому-либо поддержку, помощь и принимать их от него.

Биологические часы — эндогенные генетически фиксированные ритмы, лежащие в основе способности организмов к измерению времени.

Внутренняя согласованность - или консистентность, характеристика теста, указывающая на степень однородности состава заданий.

Время - это длительность, интервал между какими-то событиями, которые происходят в нашей жизни.

Время реакции — интервал времени между началом действия стимула и появлением реакции организма на него.

Делегирование - передача задач и прав получателю, который принимает на себя ответственность.

Идентификация — переживание своей идентичности, тождественности с другим человеком или с любым объектом действительности. Уподобление себя (как правило, неосознанное) значимому другому как образцу.

Иерархия мотивов — система побудительных сил поведения, в которой менее значимые побуждения подчинены более значимым.

Индивидуальность — неповторимость, уникальность свойств человека.

Интеллекта коэффициент — количественный показатель уровня интеллектуального развития, измеряемого с помощью тестов интеллекта.

Интенция — имманентная направленность сознания на свой предмет безотносительно к тому, является ли он реальным или только воображаемым.

Кайрос — малоизвестное греческое божество, олицетворяющее счастливое мгновение.

Конфликт возможностей — возникает из-за необходимости принятия не только положительных, но и отрицательных сторон одной и той же перспективы.

Краеугольное время — наиважнейшая часть рабочего дня,период полного погружения в главную часть вашей работы.

Мониторинг - (от лат. monitor — напоминающий, надзирающий) — непрерывное наблюдение за экономическими объектами, анализ их деятельности как составная часть управления.

Откладывание — происходит из-за представления, что все должно делаться идеально и безупречно; работа может откладываться из-за страха перед неудачей.

Первичный рефлекс — реакция на звонок. Условный рефлекс —стремление ответить.

Поглотители времени — это различного рода препятствия, затрудняющие, а иногда даже делающие невозможным дальнейшее выполнение работы.

Цель - идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта; конечный результат, на который преднамеренно направлен процесс; "доведение возможности до её полного завершения".

Прерыватели времени— это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть четко обозначены во времени (из собственного опыта, как правило, становится ясным, сколько времени уходит на тот или иной прерыватель) и которые, в отличие от поглотителей, способствуют решению поставленных задач.

Принцип Парето — правило 80:20, которое демонстрирует, как основная часть чего-то положительного может быть обнаружена в существенно меньшей части объема. Например, 80% продуктивности совещания достигается за 20% его длительности, только 20 % всех бумаг, хранящихся в ваших шкафах, может когда-либо понадобиться.

Приоритет - понятие, показывающее важность, первенство. Например, приоритет действий определяет порядок их выполнения. Есть также и другие значения этого слова.

Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

Самоактуализация — высшая потребность человека, стремление к возможно более полному выявлению и развитию своих личностных потребностей и возможностей, реализации своего потенциала.

Самооценка — оценка человеком самого себя, своих качеств и способностей, суждение о собственной ценности.

Самосознание — осознанное отношение человека к своим потребностям, способностям, влечениям, мотивам, переживаниям и мыслям. Выражается также и в эмоционально-смысловой оценке своих возможностей.

Сетчатая стимуляция — обострение внимания к определенным явлениям. К примеру, решив купить машину определенноймодели и марки, вы вдруг начинаете замечать автомобили толь-ко этой модели и марки.

Синдром присутствия— вы присутствуете на своем рабочемместе, однако настолько утомлены или рассеянны, что не в си-лах работать.

Тайм-менеджмент - действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Условный рефлекс — современная модификация врожденного рефлекса: например, желание ответить на телефонный звонок.

Хронос — в греческой мифологии персонификация времени.

Целеполагание - постановка цели или определение ключевого направления развития.

Цикличный ритм — естественный дневной ритм организма, совпадающий с природными сутками. Благодаря ему мы вече-ром засыпаем, а утром просыпаемся.

 

Список рекомендуемой литературы:

 

1. http://log-in.ru/books/upravlenie_vremenem/

2. Абульханова К.А., Березина Т.Н. Время личности и вре-А 17 мя жизни. — СПб.: Алетейя, 2001. — 304с.

3. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли Берд. — Пер. с англ. К. Ткаченко. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. — 288 с.

4. Болотова А.К. Психология организации времени : Учебное пособие для студентов вузов / А. К. Болотова. — М.: Аспект Пресс, 2006.— 254 с.

5. Вронский А. И. Как управлять своим временем/А. И. Вронский;худож.-оформ. А. Киричёк. — Ростов н/Д: Феникс,2007. — 224 с.

6. Джон Каунт Организуй себя Издательство «Нева», 2003 . – 256с.

7. Дод П., Сандхайм Д. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как делать больше, не теряя головы /Пер. с англ. —СПб.: ≪Издательство ≪ДИЛЯ≫, 2008. - 128 с.

8. Дункан Т. М. 8 ловушек времени. Как вырваться из порочного круга постоянно увеличивающейся загрузки на работе / Тодд М. Дункан; [пер. с англ. В. И. Кузина; науч. ред. Т. Н. Жукова]. — М. : Эксмо, 2008. — 224 с.

9. Зайверт Л. Если спешишь - не торопись: новый тайм-менеджментв ускорившемся мире : семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / Лотар Й. Зайверт; пер. с нем. Н.С. Сироткина. - М.: ACT; Астрель, 2007. – 255с.

10. Кляйн Рут Секреты тайм-менеджмента для работающих женщин. Как совмещать личную жизнь, семью и карьеру / Пер. с англ. — СПб.: ≪Издательство ≪ДИЛЯ≫,2008.-416с.

11. Мак-Кормак, Марк. Достижение результатов дня "чайников".: Пер. с англ. — М.: Издательский дом "Вильямс", 2005. — 224 с.


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 206; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ