ІІІ. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
2. Для організації та проведення експертизи цінності документів в раді (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.
3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом секретаря виконкому.
4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного підрозділу установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ райдержадміністрації шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
|
|
|
6. За результатами експертизи цінності документів в раді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 20).
7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією райдержадміністрації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Львівської області. Погоджені акти затверджуються керівником апарату райдержадміністрації, після чого райдержадміністрація має право знищити документи.
8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї ради. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
|
|
|
Передача справ до архіву
1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються в архівне приміщення для зберігання документів в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть зберігатися в відповідальних за них працівників.
2. Передача справ до архівного відділу райдержадміністрації здійснюється за графіком, погодженим з сільським головою і затвердженим керівником архівного відділу райдержадміністрації.
3. Приймання - передача кожної справи здійснюється керівником архівного відділу в присутності секретаря виконкому, який передає упорядковані та оформлені справи.
4. Якщо окремі справи необхідно залишити у раді для поточної работи, архівний відділ оформляє видачу справ в тимчасове користування
5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу райдержадміністрації за описами.
|
|
|
У кінці кожного примірника опису керівник архівного відділу розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.
Один примірник опису повертається в сільську раду, всі інші залишаються в архівному підрозділі райдержадміністрації.
6. Справи, що передаються до архівного підрозділу райдержадміністрації, повинні бути зв'язані належним чином.
7. У разі ліквідації або реорганізації сільської ради, секретар виконкому, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного підрозділу райдержадміністрації незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол Експертно-перевірної Протокол ЕК
Комісії Державного архіву Купченської сільської
ради
Львівської області від «__» ____2012р №__
Від _____ 2012 р.№_____
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 214; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!