ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Нормативная база. Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. По вопросам хранения бухгалтерских документов существует несколько нормативных документов:
Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 18 ноября 2017 года № 15997) «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»
Приказ МФ РК от 31 марта 2015г. № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета»
Эти типовые правила устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:
1) общие положения;
2) порядок документирования;
3) управление документацией.
В том числе - порядок составления номенклатуры дел:
· формирование и хранение дел;
· оперативное хранение дел;
· передача дел в архив организации.
На основании указанных документов, в учетной политике предприятия должно быть положение о порядке хранения и сроках хранения документов.
Руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел.
Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.
|
|
|
Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством РК, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить.
Однородные первичные документы формируют в дела.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в Республике Казахстан законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах.
Сведения о приеме-передаче дел и документов реорганизуемых субъектов отражаются в материалах о завершении реорганизации субъекта.
Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве.
|
|
|
Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по установленной форме. Опись дел составляется в 2 экземплярах, 1 из которых передается вместе с делами в архив организации, а 2-й остается в качестве контрольного в структурном подразделении. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление.
|
|
|
Обычно устанавливаются следующие сроки хранения документов
Перечень документов по срокам хранения (пример составлен на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения)
| № п/ п | Наименование документа | Срок хранения |
| 1 | Бухгалтерские отчеты, балансы, пояснительные записки | Постоянно |
| 2 | Первичные документы и приложения к ним, являющиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, выписки банков, табели, акты о приеме и списании имущества, материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет |
| 3 | Лицевые счета рабочих и служащих пенсионеров | 75 лет |
| 4 | Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов | 75 лет |
| 5 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей | 5 лет |
| 6 | Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности | 5 лет |
| 7 | Справки о получении льгот по налогам | 5 лет |
| 8 | Документы по дебиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) | 5 лет |
| 9 | Договоры, соглашения, дополнения к ним (хозяйственные, трудовые) | 3 года после истечения срока действия |
| 10 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственных лиц |
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством определено, что хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта, при этом первичные учетные документы, в том числе налоговые формы подлежат хранение в течение срока, установленного законодательными актами и могут быть переданы в архив без проведения налоговой проверки.
|
|
|
Домашнее задание -письменно , отправить на электронную почту :
1.Ответить на вопросы :
1.)Что обозначает значение слова - документ ?
2).Перечислите состав бухгалтерских документов ?
3).Дайте определение –документооборота ?
4).Каким документом регламентируется движение первичных документов на предприятии ?
5).Кто несет ответственность за документооборот в бухгалтерском учете ?
6).Какие нормативные акты устанавливают порядок и сроки хранения БД?
7).Назовите сроки хранения основных БД.
2.Составить раздел «Документооборот .Хранение документов « Учетной Политики Предприятия ТОО «Микс» -торговое предприятие
Дата добавления: 2021-04-05; просмотров: 61; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!