Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов.
При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются по месту их получения; обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения составителями документов определенных правил. Нужно учитывать, что с составленными документами будут работать разные сотрудники (секретари, юристы, бухгалтеры, руководители и др.). Каждому из них адресована различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю ОВД, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем. Секретарю органа, получившего документ, важно знать, какой поступил документ и его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю ОВД необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе; от кого он поступил; и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая в документе информация.
Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована прежде всего конкретному должностному лицу — исполнителю документа. Статистическая информация — это сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные главным образом работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа.
|
|
|
Кроме перечисленных выше требований документы, составляемые в ОВД, должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов и не содержать помарок и исправлений.
Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.
В настоящее время подавляющее большинство документов составляется с помощью компьютерных устройств. Однако отдельные документы (как правило, внутреннего обращения) допускается писать от руки (заявление, объяснение, рапорт и т. д.).
При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифта Times New Roman размером 12—14 через 1—1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Таким образом, при подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
|
|
|
- • документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
- • документ должен быть написан официально-деловым стилем;
- • изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;
- • применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении;
- • документ должен основываться на фактах, содержать конкретные и реальные предложения или указания;
- • документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов;
- • документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;
- • в документе не должно быть помарок и исправлений.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 51; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!