Придание электронному документу юридической силы
Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий. В отличие от рукописной подписи, электронная цифровая подпись имеет не физическую, а логическую природу - это просто последовательность символов, и с ее помощью можно подписывать документы, имеющие электронную природу (исполненные на магнитных, оптических, кристаллических и иных носителях, распределенные в компьютерных сетях и т.п.).
Электронная цифровая подпись должна обеспечить идентификацию владельца сертификата ключа и аутентификацию электронного документа.
Логическая природа ЭЦП позволяет не различать копии одного документа и сделать их равнозначными, тем самым снимается естественное различие между оригиналом документа и его копиями, полученными в результате тиражирования.
|
|
|
В России деятельность по разработке средств электронной цифровой подписи относится к лицензируемым видам деятельности.
Одним из основополагающих моментов использования электронной цифровой подписи является подтверждение принадлежности открытого ключа ЭЦП конкретному лицу посредством выдачи сертификата ключа подписи, который должен содержать: уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра; фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи; открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование и место нахождения удостоверяющего центра выдавшего сертификат ключа подписи; сведенья об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.
Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций.
|
|
|
На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене.
Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.
При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Следует отметить, что даже компании -- разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.
|
|
|
Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.
|
|
|
Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.
Распознавание текстов входных документов и хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те, же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.
Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, можно столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.
Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива - дело безнадежное. Более того, это неверно в принципе, ведь электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.
Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.
Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы.
Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота — это наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, -- требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.
Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).
Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.
Заключение
Для понимания сущности электронного документа важным обстоятельством является то, что электронный документ находится в информационной системе и под ее контролем. Именно по этой причине вопросы защиты информации (документов) в информационной системе, задача обеспечения аутентичности, целостности, достоверности электронных документов и пригодности их для использования решаются не только и не столько мерами организационного характера, сколько программно-техническими средствами. Для их решения у нас в стране и за рубежом разрабатываются требования к информационным системам электронного документооборота, охватывающие весь жизненный цикл электронного документа в информационной системе от его создания до уничтожения или передачи на хранение в архив электронных документов. Отдельной проблемой является организация межведомственного электронного документооборота (взаимодействия), в рамках которой должны быть решены вопросы обмена электронными документами между органами власти. Решение вопросов межведомственного электронного документооборота невозможно без привлечения специалистов документоведов. Общий анализ свойств и особенностей электронных документов свидетельствует о том, что это принципиально иной тип документов по сравнению с документами на бумажном носителе. Различия между типами документов состоят не только в разной среде их существования, но и в разных формах их представления (воспроизведения). Однако любой документ, независимо от носителя и формы представления, - это социальное явление, любой документ используется для фиксации информации (норм, правил, фактов) и содержит общественно значимую информацию. Для того, чтобы документ в любой момент времени в процессе своего существования (жизненного цикла) был легитимным, необходимо разрабатывать требования к составлению этих документов и правила, которые регламентируют их использование, обеспечивая общественный консенсус. Для создания соответствующей нормативной базы необходимо серьезное и глубокое документоведческое изучение электронных документов, в рамках которого необходимо выработать определение понятия «электронный документ», отражающее его технологические особенности, определить структуру электронного документа и состав обязательных метаданных документа, решить проблемы долговременного хранения электронных документов, включая выбор формата архивного хранения, способов хранения и др. Так раскрыв тему электронного документооборота наиболее полно теперь видны по-настоящему многообещающие перспективы перехода организаций с бумажного документооборота на электронный. Автоматизация документооборота не только сэкономит время, сократив путь документов, не только будет способствовать экономии финансов предприятий за счёт ненадобности выделения площади для архивов, но и подтолкнёт нас навстречу инновациям, число которых множится с каждым годом всё быстрее и которым порой так не хватает активного внедрения и пристального внимания законодательных органов. Пусть увеличивается конкуренция на рынке СЭД, пусть вступает в силу больше нормативных документов, пусть работники организаций получают больше качественного обучения по эксплуатации СЭД, а управляющие предприятиями разрабатывают новые методы рационального внедрения электронного документооборота в свои организации. Думаю, что потребитель должен активнее использовать новые технологии и требовать инноваций от разработчиков, производителей, государства и тогда мы выйдем на новый уровень ведения работы с документами и соответственно новый уровень комфорта организации труда.
Список используемой литературы
1. Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63- ФЗ).
2. Семизорова Е.В. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования // Юрист. 2011. № 15
3. Ларин, М. В., О.И. Рысков Электронные документы в управлении // ВНИИДАД. - М. : ИПО «У Никитских ворот». 2008.
4. Семилетов С.И. Правовые проблемы организации электронного оборота документов в государственном управлении
5. Шрэйтэр К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества/ К.О. Шрэйтэр // Молодой ученый. - 2015
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 138; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!