Раздел 2. Проблемы создания электронного документооборота
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
ГОУ ВПО ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Учетно-финансовый факультет
Кафедра «Коммерция и таможенное дело»
РЕФЕРАТ
По дисциплине «Документооборот в таможенных органах»
на тему:
«Проблемы построения электронного документооборота и принципы его реализации»
Выполнил: Студент очной формы
обучения направления 38.05.02.
Таможенное дело 3 курс группы
ТМД-А Никитина А.С.
Донецк
2020
Оглавление
Введение. 3
Раздел 1. Электронный документооборот. 4
1.1. Понятие об электронном документообороте. 4
1.2 Преимущество электронного над бумажным документооборотом. 5
Раздел 2. Проблемы создания электронного документооборота. 6
2.1 Системы электронного документооборота: общие проблемы внедрения 6
2.2 Придание электронному документу юридической силы.. 10
Заключение. 16
Список используемой литературы.. 18
Введение
Автоматизация документооборота уже входит в обиход крупных предприятий и маленьких организаций, в государственные органы власти и органы местного самоуправления. Однако, нередко люди не представляют насколько обширна и противоречива тема электронного документооборота. Сколько ещё предстоит правок в нормативной базе, в техническом и цифровом обеспечении, что обусловлено ростом спроса на системы электронного документооборота и быстрорастущим техническим прогрессом.
|
|
|
Разные организации приобретают системы электронного документооборота (СЭД) с разными целями. Кто-то ведёт бухгалтерию, у кого-то всё ограничивается введением в электронную среду лишь приказов и т.д. А зависит это от вида предприятия, стиля ведения документооборота, технического обеспечения и технологической зрелости организации.
Таким образом, тема данной выпускной квалификационной работы является актуальной и затрагивает немаловажный аспект жизни любого предприятия.
Раздел 1. Электронный документооборот
Понятие об электронном документообороте
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
|
|
|
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Преимущество электронного над бумажным документооборотом
Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:
1) многокритериальный поиск документов;
2) контроль исполнения документов;
3) регистрация документов;
|
|
|
4) ввод резолюций к документам;
5) распределенная обработка документов в сети;
6) распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;
7) ведение нескольких картотек документов;
8) работа с проектами документов;
9) распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;
10) формирование стандартных отчетов;
11) обмен документами по электронной почте;
12) списание документов в дело;
13) отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;
14) ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;
15) редактирование шаблонов выходных печатных форм.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).
Раздел 2. Проблемы создания электронного документооборота
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 136; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!