Шаг 4. Заполнение базы данных информацией
Тема: «Использование систем управления базами данных в профессиональной документации»
Упражнение телефонный справочник
Задание:
Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).
Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access
1. Запустите Microsoft Access. Самый надежный способ - через меню кнопки "Пуск" – Microsoft Office. Однако, если ваш компьютер настроен соответствующим образом, сделать это можно и через ярлык, расположенный на рабочем столе.
2. Укажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных. Если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, дав команду меню "Файл > Создать"
Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone).
Перед вами откроется окно "База данных". Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access.
Рис. 3. Окно "База данных"
На панели вкладке Создание окна "База данных" расположены элементы управления для создания новых объектов. На левой панели окна - сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). Сюда же добавляются и создаваемые объекты.
Шаг 2. Создание таблиц базы данных
|
|
|
4. 
Запустите конструктор создания таблиц, сделав щелчок ПК мыши в левой панели по таблице и нажмите кнопку "Конструктор" в контекстном меню. В появившемся диалоговом окне введите название таблицы «Телефонный справочник»
5. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы
В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).
В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце ("Тип данных") указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.
В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).
6. Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные (тип данных) в нашей базе - текстовые. Поле код, появившееся автоматически при создании таблицы, удалите, предварительно убрав ключевое поле ( 
). Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:
|
|
|
| Имя поля | Описание | Длина |
| Номер | Номер телефона | 12 |
| Имя | Имя абонента | 25 |
| Адрес | Адрес абонента | 40 |
| Код_категории | Категория абонента | 2 |
Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле "Номер"). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт "Ключевое поле" выпавшего меню), дав команду меню "Правка > Ключевое поле" или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access.
О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы.
|
Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.
Создайте с помощью конструктора таблицу - словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:
|
|
|
| Имя поля | Описание | Длина |
| Код | Код_категории | 2 |
| Наименование | Наименование категории | 12 |
Обязательно задайте ключевое поле - "Код". Сохраните таблицу под именем "Категории"
Шаг 3. Настройка связей между таблицами
9. В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "Телефонный справочник" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "Категории". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами.
10. Откройте таблицу " Телефонный справочник " в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля
Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):
· Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса
|
|
|
· Значения будут выбираться из таблицы "Категории"
· В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой 
переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)
· Оставить порядок сортировки элементов списка без изменения
· Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца
· Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца
После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.
· Закройте окно проектирования таблицы "Телефонный справочник".
· Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.
Откройте окно "Схема данных". Для этого надо в закладке Работа с базами данных нажать кнопку 
(схема данных).
При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц . В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Работа со связями > Добавить таблицу" или кнопку 
панели инструментов.
Добавьте в схему данных таблицы "Телефонный справочник" и "Категории" (если их нет в этом окне). Закройте окно добавления таблиц. Нажмите кнопку "Изменить связи" для настраиваемой связи.
Установите флажок "Обеспечение целостности данных". Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК"). Закройте окно "Схема данных".
Шаг 4. Заполнение базы данных информацией
11. Вся действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.
Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы "Категории", так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы "Телефонный справочник".
12. Откройте таблицу "Категории". Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне в левой части или выделив этот значок и нажав на кнопку "Открыть" указанного окна. Заполните таблицу следующим образом:
После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.
Откройте таблицу "Телефонный справочник", заполните ее приведенными ниже данными:
45-14-15 Петр Иванович Улица Большая, 1 Родственники
31-98-16 Дядя Коля Переулок Маленький, 15 Родственники
18-42-51 Марина Центральный Проспект, 21 Друзья
23-15-48 Ремонт телевизоров Переулок Мастеров, 5 Мастерские
92-15-30 Цветочный магазин Улица Фиалковая, 28 Магазины
77-12-53 Андрей Аллея Звезд, 4 Друзья
51-12-43 Тетя Света Улица Родная, 8 Родственники
Как видите, заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка. Причем надо иметь в виду, что в таблице на самом деле хранятся двухсимвольные коды категорий, а не их полные расшифровки. Вы можете "исправить" и заголовок поля с категориями ("Код_категории"), указав в свойствах соответствующего поля более подходящую Подпись.
Дата добавления: 2021-01-20; просмотров: 32; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!