Общие нормы и правила оформления документов
Модуль 1 «Введение в делопроизводство: правила составления и оформления документов»
Тема №1 «Делопроизводство, как отрасль управленческой деятельности, содержание значения, история становления и направления совершенствования»
Задания:
Теоретическое задание: Содержание понятия «делопроизводство». Значение делопроизводства в организации управленческой деятельности.
Творческие задания:
1. Разработайте вариант справки о том, что вы действительно являетесь студентом факультета высшего сестринского образования Оренбургского государственного медицинского университета.
2. Подготовьте проект заявления от вашего имени о приеме на работу на должность старшей сестры хирургического отделения в своем лечебном учреждении с указанием реквизитов.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СПРАВКА
Выдана Карпеченко Аните Михайловне (06.02.1995г.)
в том, что он(а) действительно является студентом Оренбургского Государственного МедицинскогоУниверситета
2 курса факультета ВСО очной формы обучения.
Период обучения: 01.09.2017 по 31.06.2021
Справка дана для предоставления по месту требования.
Декан:
(Печать подпись)
Заявление о приеме на работу
Главному врачу
КГКП им. проф. Макажанова
От Карпеченко Аниты Михайловны
удостоверение личности № 043138158
от 07.08.2017,выдано МВД РК
ИИН: 950206450055 ,
проживающий по адресу: г.Караганда,Восток-3, дом -11, кв.-30
Заявление
Прошу Вас принять меня на должность Старшей сестры хирургического отделения КГКП Им.проф. Макажанова с 20.02.2019г.
13.02.2019
Подпись
Тема №2 «Понятие документа: сущность и функции, основные свойства и варианты классификации»
Задания:
Теоретическое задание: Характеристика, перечень организационно – распорядительных документов. Их виды.
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Организационно - распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.
Основное назначение распорядительных документов – регулирования деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоналичного принятий решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
1. Инициирования решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесения проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Подписания документа.
7. Доведения распорядительного документа до исполнения. [ 5,106 ]
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создавать рабочие группы, привлекаться ученые или квалификационные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качества документа, - достойная компетентность лиц, его готовящих. [ 3,95 ]
Проекты распорядительных документов, принимаемыми коллегиальными органами принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись
Особое значение придается доведения распорядительного документа до исполнения. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа
Приказ – это правовой акт руководителя органа государственного управления, государственной организации, коммерческой фирмы, содержащий обязательные поручения для подчиненных организаций, структурных подразделений и рядовых работников в целях решения текущих и перспективных задач, вытекающих из них практической деятельности. Приказ является одним из видов документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой кроме приказа входят такие виды документов, как постановление, указание, решения и распоряжения.
Приказы подразделяются на три группы:
1. приказы по организационным вопросам;
2. приказы по основной деятельности;
3. Приказ по личному составу.[2,143]
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделения, внесшим проект, руководителями службы ДОУ и юридической службы. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переписке и повторному согласованию.[5,68]
В состав реквизитов приказов могут входить следующие: 01 Государственный герб РФ, 04 код организации, 05 код формы документа, 06 наименование организации, 07 справочные данные об организации, 08 наименования вида документа, 09 дата, 10 регистрационный номер документа, 12 место составления документа, 13 гриф ограничения доступа к документу, 17 заголовок к тексту, 19 текст. [2,143]
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Распорядительная часть должна содержать перечисленные предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Проект приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размером № 13 либо № 14. Дата оформляется цифровым или словесно – цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Копии приказов или их размножение экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано
Эту форму документа используют руководители государственных органов, министерств, администраций местных органов власти, а также организаций, предприятий и фирм.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.
Распоряжения готовятся и оформляются аналогично приказам. Распоряжения, как и приказы, могут оформляться на специальном бланке – бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – распоряжение. Состав реквизитов распоряжения таков же как и у приказа. Текст документа зачастую не содержит констатирующей части. В тех же случаях, когда распоряжения имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «предлагаю» или «обязываю»
Решение – представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств комитетов, общественных организаций, учебных советов, а также советов директоров организаций в целях разрешения принципиальных вопросов их деятельности.[2,156]
Решения печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1. Наименования документа – решение печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравнивается по центру.
2. Дата и номер документа. Дата оформляется цифрами или словесно – цифровым способом;
3. Наименования коллегиального органа;
4. Заголовок (печатается, если решения касается одного вопроса);
5. Основной текст решения.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи или основания решения. Ели решения издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Если решение вводит в действие какие – либо документы, то они оформляются в виде приложений.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на собрании, его личную подпись, расшифровку подписи. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального уровня или службы ДОУ и сотрудников подразделения.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятиях решениях.
В водной части оформляются следующие реквизиты:
1. Председатель или председательствующий.
2. Секретарь.
3. Список присутствующих.
4. Повестка дня.
5. Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участия в заседании.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты.
1. Наименования документа.
2. Вид заседания, совещания.
3. Место проведения заседания.
4. Дата и номер протокола.
5. Подпись.
6. Наименования должности.
7. Расшифровка подписи.
8. Гриф.
9. Номер экземпляра.
10. Копии протоколов.
Принятия решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
Делая вывод можно сказать, что распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, организациями.
В распорядительные документы входят приказ, который содержит обязательные поручения для подчиненных организаций, структурных подразделений и рядовых работников в целях решения текущих и перспективных задач.
Распоряжение издается единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Указание издается единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
И последнее, что входит в распорядительные документы это протокол, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Издания распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально - технического снабжения, сбыта финансов и кредита, труда и заработной платы.
Творческое задание:
1. Составьте докладную записку старшей медицинской сестры отделения на имя главного врача о нарушении трудовой дисциплины (опоздании) сотрудника отделения.
Главному врачу
КГКП им.проф.Макажнова
Нуржанову А.М.
от старшей медицинской сестры
Карпеченко А.М.
Докладная записка
Довожу до вашего сведения, что сегодня 13.02.2019г., медицинская сестра терапевтического отделения Морозова Ирина Павловна в 12.00 часов находилась на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения.
Исходя из ст. 76 ТК РФ и руководствуясь своей должностной инструкцией, я отстранила Морозову И.П. от дальнейших работ.
Прошу наложить дисциплинарное взыскание на медицинскую сестру Морозову И.П. в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Старшая медицинская сестра Карпеченко А.М.
Тема №3 «Общие правила и требования к составлению и оформлению документов»
Задания:
Теоретическое задание: Классификация деловой документации. Общие нормы и правила оформления документов (формат, поля, нумерация страниц, оформление даты).
Классификация документов.
Классифицирование документов— это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Общие нормы и правила оформления документов
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.
Творческое задание:
1.Составьте проект приказа о награждении медицинской сестры Елисеевой Надежды Юрьевны званием «Лучший работник года» и денежном премировании.
Приказ
(о поощрении работника)
(Ф.И.О.) Елисеева Надежда Юрьевна
(Профессия) Медицинская местра
(отделение) хирургическое отделение
(мотив награждения) "Лучший работник года"
(вид поощрения) премия
В сумме 50000 рублей
главный врач (подпись)
25.12.2018
Тема №4 «Порядок составления и оформления отдельных видов управленческих документов»
Задания:
Теоретическое задание: Перечень, порядок составления и оформления управленческих документов в стационарах терапевтического профиля и поликлиниках терапевтического и педиатрического профиля.
Медицинские документы являются важнейшей составляющей лечебно-диагностического процесса, обеспечивая взаимодействие медицинских работников. Увеличение количества досудебных и судебных разбирательств, развитие системы вневедомственного и ведомственного контроля объемов и качества медицинской помощи значительно повышают требования к ведению медицинской документации.
Медицинские документы должны:
1) заполняться своевременно и отражать сведения о состоянии пациента и результатах получаемого лечения;
2) выявлять факторы, приведшие к нарушению принятого стандарта или возникновению риска для больного;
3) содержать терминологию, понятную для пациента в случаях, когда это возможно;
4) обеспечивать "защиту" медицинского персонала от необоснованных жалоб или судебных исков;
5) обеспечивать наличие даты и подписи под записями, сделанными дополнительно;
6) обеспечивать датирование всех изменений, исправлений и зачеркиваний;
7) не допускать сокращений;
8) уделять особое внимание записям экстренных больных и больным со сложными диагностическими случаями.
В соответствии со статьей 22 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 N 323-ФЗ пациент либо его законный представитель имеет право непосредственно знакомиться с медицинской документацией, отражающей состояние его здоровья, и получать на основании такой документации консультации у других специалистов. Также пациент либо его законный представитель имеет право на основании письменного заявления получать отражающие состояние здоровья медицинские документы, их копии и выписки из медицинских документов. Основания, порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Дата добавления: 2021-01-20; просмотров: 508; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!