ТЕМА 3. Личное дело работника
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контролировать правильность оформления и хранения личных дел обязан руководитель организации (п. 4 Инструкции № 2).
Правила составления личных дел работников:
1.Личное дело работника формируют после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2).
2.После издания организационно-распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) собранные документы помещаются в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2:
1) внутренняя опись документов личного дела;
2) дополнение к личному листку по учету кадров;
3) личный листок по учету кадров;
4) автобиография;
5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6) заявление о приеме на работу;
7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
|
|
|
На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности.
3.В процессе работы в сформированное личное дело работника документы включают последовательно.
К таким документам относят:
- характеристики и аттестационные листы;
- списки научных трудов и изобретений;
- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении квалификационных категорий, классов, разрядов, званий и т.п.
В личное дело не включают (п. 9 Инструкции № 2):
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
4.Документы личного дела помещают в отдельную обложку (п. 18 Инструкции № 2).
На обложке личного дела следует указать регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
|
|
|
Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела указывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
5. Внутреннюю опись документов личного дела включают в дело сразу при его заведении и заполняют по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (отражаются в графе «Примечание») предусмотрено частью второй п. 10 Инструкции № 2. При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
6. После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, в котором отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
|
|
|
7.После дополнения к личному листку по учету кадров в личное дело подшивают личный листок по учету кадров.
Личный листок по учету кадров поступающий на работу заполняет собственноручно в 1 экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
На все вопросы личного листка по учету кадров необходимо давать исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер («да», «нет»). Перечеркивание граф (строк) не допускается. В случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.
Фамилию, имя, отчество следует записать полностью в именительном падеже.
Число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» указывают арабскими цифрами.
Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения.
В графе «Гражданство» записывают название страны.
В графе «Образование» указывают уровень полученного работником образования.
В соответствии с Кодексом РБ об образовании от 13.01.2011 № 243-З в графе «Образование» указывают следующее образование: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее» (Инструкция № 2). Если учебное заведение не окончено, работнику необходимо написать, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел; окончившим неполную среднюю школу – сколько классов было окончено. Наименования учреждений образования пишут полностью, как обозначено в документе об образовании.
|
|
|
После заполнения всех граф на личный листок по учету кадров наклеивают фотокарточку принимаемого на работу (п. 11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в него после его заполнения не вносят.
8. После личного листка по учету кадров в личное дело вшивают автобиографию. Она составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.
Требования к оставлению автобиографии приведены в п. 14 Инструкции № 2.
9.После автобиографии в личное дело подшивают копии документов об образовании, о повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.).
Перед тем как включить в личное дело копии документов об образовании, необходимо затребовать для сверки подлинники этих документов.
10.Проверяем наличие и правильность оформления заявления о приеме на работу.
11. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке и подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведут журнал (книгу) учета личных дел.
Руководителям организации необходимо не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки следует фиксировать в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. При этом личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформляют личные дела при передаче в архив, а также при описи дел по личному составу и описи личных дел, руководствуясь требованиями Основных правил работы архивов организаций.
Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 87; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!