ТЕМА 2. Документальное оформление приёма на работу

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

По учебной дисциплине «Оформление кадровой документации»

ТЕМА 1. Общие сведения о кадровой документации

Понятие документа, документации, документирования, кадровой документации

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности.

Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.

2. Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительный документ (ОРД) - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда.

В системе ОРД выделяют следующие основные группы документов:

1. организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

2. распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

3. справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

3 Организационно-кадровая документация:

- Правила внутреннего трудового распорядка

В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с учетом мнения представительного органа (профсоюза – в случае его наличия) (ст. 54, 194 ТК)

ПВТР – это локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

- Штатное расписание

Этим документом устанавливается штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.

Положение об оплате труда

Это основной внутренний документ, регулирующий применяемую в организации систему оплаты труда работников. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию нанимателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных документов строго индивидуально.

- Положение о премировании

Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом нанимателя. В нем указывают круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (предельные или конкретные по каждой профессии, должности). На основании данного Положения у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у нанимателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

- Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц, а при работе с гибким графиком работы – суммированный учет рабочего времени. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя, и служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии предприятия.

Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).

Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под роспись.

Должностные инструкции позволяют расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.

4. Распорядительные документы

ПРИКАЗ виды
по основной деятельности		по личному составу
как правило, касается всех работников (конкретных исполнителей) учреждения		касается одного или нескольких работников подвиды простой, сложный (сводный)
распорядительное действие:
ПРИКАЗЫВАЮ	ПРИНЯТЬ: ПЕРЕВЕСТИ: УВОЛИТЬ:
части текста
текст состоит из двух частей: - констатирующей части - распорядительной части			текст состоит, как правило, из одной части: - распорядительной части
ознакомление с приказом
подразумевает его визирование				подразумевает его подписание и указание даты ознакомления

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией	РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности
распорядительные действия
ПРИКАЗЫВАЮ: ПРИНЯТЬ: НАЗНАЧИТЬ: УВОЛИТЬ: ОСВОБОДИТЬ:		ОБЯЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:
виды
- по основной деятельности -по личному составу			- длительного действия - разового случая

УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации (предприятия) или вышестоящих органов управления
распорядительные действия
ОБЯЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:
текст
Констатирующая часть (основание издания)	Распорядительная часть (кому - что сделать - в какой срок)
стадии подготовки текста распорядительного документа: 1. Изучение существа вопроса 2. Подготовка проекта текста документа 3. Согласование (визирование) проекта 4. Подписание распорядительного документа 5. Регистрация (присвоение даты и номера) 6. Ознакомление под роспись (визирование)

1.5 Информационно-справочная документация

Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.

ПРОТОКОЛ - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов			АКТ - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты
виды
ПОЛНЫЙ 1.Повестка дня 2.Текст докладов может быть полным или прилагаться 3.СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ- ПОСТАНОВИЛИ КРАТКИЙ 1.Повестка дня отсутствует 2.Текст докладов прилагается 3.СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ СОКРАЩЁННОЙ ФОРМЫ
заголовок отвечает на вопрос
чего?	чего? / о чём?
текст
вводная часть (И.О.Ф. председателя и секретаря, присутствующих на совещании, а также повестка дня) основная часть (СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ)		вводная часть (основание для составления акта и И.О.Ф. и занимаемая должность председателя, членов комиссии, присутствующих) констатирующая часть (краткое описание проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, замечания)
подписывают
председатель и секретарь совещания		председатель и члены комиссии

СПРАВКА – документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера		СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – Информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя
виды
служебные, личные	объяснительные, докладные, пояснительные, информационные, плановые, отчётные, финансовые
ВНЕШНИЕ – 1.Адресуются руководителям вышестоящего органа 2.Оформляются на бланках 3.Подписывают руководитель организации или его заместитель (главный бухгалтер) ВНУТРЕННИЕ – 1.Адресуются на имя руководителя организации 2.Оформляются на обычной бумаге 3.Подписывает составитель
текст
Вводная часть – факты послужившие составлением документа		Основная часть – констатируемые факты; выводы, предложения,просьбы

ТЕМА 2. Документальное оформление приёма на работу

2.1. Оформление приёма на работу

Этап 1. Руководитель структурного подразделения подает в отдел кадров докладную записку об открытии вакансии на рабочее место с указанием критериев и согласованную директором.

Этап 2. Отдел кадров осуществляет действия по поиску соискателей.

Этап 3. Специалист отдела кадров направляет соискателя вакансии на собеседование к руководителю соответствующего структурного подразделения, затем - на собеседование к главному инженеру (директору), при условии, что он устраивает руководителя структурного подразделения.

Этап 4. После проведения собеседования и утверждения данного соискателя соискатель пишет заявление о приеме на работу.

Этап 5. Заявление согласовывается руководителем структурного подразделения и утверждается директором.

Этап 6. Отдел кадров выдает новому работнику направление на прохождение медицинской комиссии, соискатель заполняет карточки формы Т-1 и Т-2, иные документы.

Этап 7. Заключается контракт (трудовой договор).

Этап 8. После представления в отдел кадров всех необходимых документов издается приказ о приеме на работу, с которым работник знакомится под роспись

Этап 9. Ознакомить работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и иными документами.

Этап 10. Направить принятого работника на прохождение вводного и первичного инструктажа, на обучение по вопросам охраны труда.

Этап 11. Руководителю структурного подразделения - разработать план заданий новому работнику на один день, на неделю, на месяц, три месяца, шесть месяцев.

2.2. Заявление о приёме на работу

Заявление - документ, содержащий просьбу автора о чем-либо и адресуемый руководителю организации.

Заявления о приеме на работу, переводе, увольнении составляются на стандартном листе бумаги формата А4 (А5) или трафаретном бланке.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором составляется документ (автор заявления); название вида документа; адресат; дата; индекс; текст; подпись; визы; резолюция.

Заявление может быть написано от руки либо создано с помощью технических средств, однако независимо от способа документирования требования к оформлению реквизитов и их расположению на документе остаются неизменными.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указывается название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления) и регистрационный индекс.

Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2016, и Инструкцией по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах, объем текста, которых не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа - реквизита, обязательного во всех остальных организационно-распорядительных документах.

Заявление адресуется на имя руководителя организации. В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности, личной подписи и расшифровки подписи, за исключением заявления приема на работу.

Формуляр заявления о приеме на работу несколько отличается от формуляров заявлений о переводе, увольнении, предоставлении отпуска. Так как заявление о приеме на работу составляется лицом, не являющимся работником организации, сведения об авторе в нем помещаются ниже реквизита «Адресат», а в подписи наименование должности не
указывается.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами. После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу.

Руководитель принимает решение по вопросу, содержащемуся в заявлении. Принятое решение отражается в резолюции.

С резолюцией руководителя заявление направляется исполнителю для исполнения.

2.3 Заключение трудового договора (контракта)

Трудовой договор – это соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям и должностям соответствующей квалификации, согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату Содержание и условия ТД определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных ТК.

ТД должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха;

7) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

В ТД могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, материальной ответственности и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Контракт – это ТД, заключенный в письменной форме на определённый в нём срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

Особенности контракта:

1) срочный характер. Контракт заключается на срок от 1 года до 5 лет, если иное

не предусмотрено законодательством. Заключение контракта на меньший срок (на полгода), либо на срок, превышающий 5 лет - противоречит трудовому законодательству;

2) установление дополнительных стимулирующих мер:

а) предоставление дополнительного поощрительного отпуска, с сохранение заработной платы до 5 календарных дней;

б) повышение тарифной ставки (тарифного оклада) не более чем на 50%, если больший размер не предусмотрен законодательством.

Конкретный размер дополнительного поощрительного отпуска и повышение тарифной ставки решаются по соглашению сторон контракта. Законодательством установлен только верхний предел повышения тарифной ставки работника, минимальный размер её повышения не закреплён, но по сложившейся практике, он не может быть менее 1%;

3) наличие дополнительных оснований для расторжения контракта.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя. После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

2.4 Приказ о приёме на работу

Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:

- фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (в родительном падеже);

- (наименование должности, на которую принимается работник (профессия, разряд по ЕТКС и т.п.). Например: «на должность младшего научного сотрудника», «токарем 5 разряда»;

- наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

- дата приема (с предлогом «с», например: с 01.08.2019);

- вид приема (указываются особенности приема на работу, получившие отражение в трудовом договоре (контракте), например, «с предварительным испытанием», «по контракту» и др.);

- тарифная ставка или оклад (указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа (например, «с окладом 264 рубля в месяц»), или делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»); последняя формулировка предпочтительна, так как избавляет от необходимости издавать отдельные приказы в случае изменения тарифной ставки или оклада.

Приказы по личному составу готовятся на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа выражается с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например: «О приеме на работу»; «О переводе на другую работу»; «О премировании»; «О командировании»; «О предоставлении отпуска»; «Об объявлении замечания».

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу Иванова П.А.». Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются.

Текст приказа по личному составу состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной.

Специфика приказов по личному составу: указанные композиционные части располагаются в обратном порядке, т.е. вначале идет распорядительная часть, а затем, в конце текста, - основание для издания приказа. Вместе с тем в некоторых сложных приказах (т.е. состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания приказа, могут указываться и в начале текста приказа.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например:

«ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.

После распорядительного слова с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами (кроме заглавных) - имя, отчество и остальной текст приказа.

Для приказов о приеме на работу установлен срок хранения 75 лет. Согласно п. 6.3. Примерной инструкции по делопроизводству приказы 75-летнего срока хранения должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов по личному составу 3-летнего срока хранения. На этом основании к регистрационному номеру приказа добавляется буква «к».

Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 196; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!