Основные требования к оформлению справочно-информационных документов
Тема: Организационно-распорядительная документация
Составление и оформление распорядительных документов (приказ, распоряжение)
Требование по составлению информационно-справочных документов. Использование унифицированных форм при составлении и оформлении информационно- справочных документов
Оформление документов и их выписок
Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений
Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Подготовка приказа включает:
· Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
· Подготовка проекта приказа
· Согласование проекта со специалистами
· Подписание приказа руководителем
Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).
Приказ включает такие реквизиты, как:
· Наименование вида документа – ПРИКАЗ
· Дата (датой приказа является дата его подписания)
|
|
|
· Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
· Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
· Текст
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :
· «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
· «что сделать» (указывают конкретную работу)
· «в какие сроки»
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.
Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.
· Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
|
|
|
· Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
· Отметка об исполнителе
Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Образец приказа:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службы В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: · Главного юрисконсульта – 1 штатная единица · Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица · Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88 |
Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.
|
|
|
Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.
Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
· Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
· Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
Образец указания:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80 |
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирм
|
|
|
Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.
Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.
· Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
· Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
Образец распоряжения:
| Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в комнате № 40. Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С. Срок исполнения – 01.06.2001 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В. Генеральный директор В.С.Семенов Визы: Главный инженер Б.К.Савельев 00.00.0000 Терентьева 233 67 88 |
Основные требования к оформлению справочно-информационных документов
Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.
Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
По средствам служебных писем, телеграмм и телефонограмм осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение, т.е. они соединяют организацию с другими учреждениями, организациями и предприятиями.
Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер телефона).
Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.
Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.
Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:
- письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);
- письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).
Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.
Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.
Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.
Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.
Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками организации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные записки оформляются на бланках и подписываются руководителем организации.
Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убедительным. Подписывают объяснительные записки авторы документа.
К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д.
Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.
Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 153; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!