Учетные регистры, формы бухгалтерского учета
Лекция 7
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И
ДОКУМЕНТООБОРОТА
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. Сущность документа и основные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов. |
| 2. Учетные регистры, формы бухгалтерского учета. |
| 3. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета. |
| 4. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах. |
Использованные источники:
1. https://www.gb.by/novosti/bukhuchet/minfin-ustanovil-pravila-ispravleniya-pe
2. https://etalonline.by/document/?regnum=W21428368
Сущность документа и основные требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов
Начальным этапом учетного процесса в организации является первичное наблюдение, которое является способом познания объективной действительности, основанном на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений. Первичное бухгалтерское наблюдение осуществляется посредством документации. Она является основой бухгалтерского учета и заключается в сплошном и непрерывном отражении всех хозяйственных операций, проводимых организацией в бухгалтерских документах.
Строгое и полное документирование всех хозяйственных операций в момент их совершения, а если это не представляется возможным, то непосредственно после их совершения, является обязательным условием ведения бухгалтерского учета.
Документ – это носитель информации, позволяющий юридически доказательно подтвердить факт совершения хозяйственной операции, а также дающий право на ее совершение.
|
|
|
Сущность документов заключается не только вподтверждении того факта, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, но и в фиксации этих изменений по количеству и качеству, а также в переработке данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. На основе документов ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины нарушений, осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются виновные в злоупотреблениях, т.е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.
Первичный учетный документ – исполнительный документ, на основании которого хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета, по факту её совершения.
|
|
|
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. От качества оформления таких документов зависит юридическая полноценность и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, так как все записи в учете основываются на документах и подтверждаются ими.
Первичные документы являются основой информационной системы организации и выполняют функции, приведенные на рисунке 7.1.
Рис. 7.1 – Основные функции первичных учетных документов
Юридическая доказательность и значение бухгалтерских документов обеспечиваются соблюдением требований к регистрации в них данных. К основным требованиям относятся:
· своевременное отражение всех учитываемых объектов;
· полнота зафиксированных данных о хозяйственных операциях;
· простота регистрации и обработки первичной информации;
· правильное оформление документации;
· рациональная организация документооборота;
· приспособленность документов к их последующей обработке;
· сохранение документов в течении установленных сроков.
Каждый первичный документ несет в себе информационное сообщение о хозяйственной операции. Это сообщение как правило делается на бумажном бланке и (или) в форме электронного документа. Обязательными реквизитами первичного учетного документа, придающими ему юридическую силу, являются:
|
|
|
· наименование (в т.ч. номер) документа и дата его составления;
· содержание и основание совершения хозяйственной операции;
· оценка операции в стоимостных или натуральных и стоимостных показателях;
· наименование организации, фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя;
· должности, фамилии, инициалы и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Первичные документы могут содержать иные сведения, отражающих специфику операции или способа обработки данных.
Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое и экономическое событие, не признаётся в бухгалтерском учёте. В бухгалтерии действует неписанное правило: «Нет документа – нет операции – нет бухгалтерской записи». Первичные документы принимаются к бухгалтерскому учета только после тщательной проверки. Основные направления проверки бухгалтерских документов перечислены в таблице 7.1.
Таблица 7.1 — Виды бухгалтерской проверки документов
| Виды проверки | Содержание |
| 1. По форме | Правильность оформления, имеются ли в документе все обязательные реквизиты и правильно ли они заполнены, оформлен ли документ надлежащими подписями |
| 2. По существу (в т.ч. на соответствие законодательству) | Проверка законности и целесообразности совершенных операций, логическая увязка отдельных показателей |
| 3. Арифметическая | Правильность произведенных в документе вычислений и подсчетов |
|
|
|
В широком смысле к бухгалтерской документации относят не только первичные документы, но и учетные регистры и бухгалтерскую отчетность, где обобщается информация первичных документов.
Для отражения хозяйственной деятельности организации применяется большое количество разнообразных документов. Правильному составлению и рациональному использованию документов в учетном процессе способствует их группировка по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Классификация документов стоится по ряду основных признаков: назначению, месту составления, степени обобщения информации, способу охвата хозяйственных операций (табл. 7.2).
Таблица 7.2 – Классификация бухгалтерских документов
| Признак классификации | Вид документа | Характеристика | Примеры |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| По назначению | Распорядительные | Содержат распоряжение на проведение хозяйственной операции, однако факт ее совершения не подтверждают, поэтому основанием для учетной записи не являются | Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета |
| Оправдательные | Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ. | Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет | |
| Бухгалтерского оформления | Не имеют самостоятельного назначения. Они на основе распорядительных и оправдательных документов подготавливают информацию для дальнейшей обработки и использования. | Расчетно-платеж-ная ведомость по заработной плате, расчет амортизационных отчислений, бухгалтерская справка | |
| Комбинированные | Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации. | Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска | |
| По месту составления | Внутренние | Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации. | Кассовый ордер, товарный отчет, платежная ведомость |
| Внешние | Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации | Счет-фактура поставщика, платежное поручение | |
| По степени обобщения информации
| Первичные | Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания | Кассовый ордер, платежное требование, платежное поручение |
| Сводные | Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами | Кассовый отчет, товарно-денежный отчет, авансовый отчет | |
| По способу охвата операций
| Разовые | Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно. | Товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер |
| Накопительные | Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемых в разное время в течение определенного периода. | Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта |
Первичные учетные документы также можно классифицировать: по содержанию фактов хозяйственной жизни – денежные, материальные, расчетные; по степени типизации – типовые и специальные; по сроку исполнения – срочные и несрочные; по подлинности исполнения – подлинники, копии, выписки, дубликаты. Кроме того, различают документы по способу их заполнения – выписаны от руки (ручные) или с помощью средств вычислительной техники (машинные); по виду носителей информации – бумажные (выписываемые на бумаге) и безбумажные или электронные, хранящиеся в электронном виде на жестком диске пользователя ЭВМ, лазерном диске и т.п.
Учетные регистры, формы бухгалтерского учета
Проверенные и обработанные первичные документы группируются по определенным признакам и записываются в учетные регистры, т.е. в специальные таблицы для систематизации, обобщения и накопления учетной информации.
Учетный регистр – документ, в котором производится накопление, группировка и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, в натуральном и (или) стоимостном выражении.
Существует большое количество разных учетных регистров, которые классифицируются следующим образом.
♦ По внешнему виду регистры бывают: книги, карточки, свободные листы, электронные документы и таблицы.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные (сшитые), разграфленные листы, которые пронумерованы, прошнурованы и на последней странице скрепляются печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность учетных данных, так как листы нельзя изъять или заменить. Но есть и недостатки: книгу может вести только один работник и это регистр ручного, т.е. низкопроизводительного, труда.
Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги и определенного формата. Для сохранности карточек их регистрируют в специальной описи и хранят в картотеках (ящиках). Карточки могут вестись несколькими бухгалтерами как вручную, так и с помощью ЭВМ (карточка может быть вставлена в принтер и таким образом заполнена механизировано).
Свободные листы в качестве учетных регистров очень распространены, например, ведомости различной формы и назначения. Свободные листы больше карточек по формату и объему информации. Свободные листы могут сшиваться в журналы (например, журналы-ордера).
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» №113-З от 28.12.2009). Электронные документы создаются и существуют в виртуальной компьютерной среде, в том числе, они могут являться сводными регистрами учета, например, выписки банка в системе Клиент-Банк. Электронные документы могут просматриваться на экране компьютера или распечатываться на принтере (бумажные копии электронных документов). В настоящее время многие электронные документы людьми не просматриваются вовсе, например, транзакции в системе SWIFT. Для работы с бухгалтерской информацией на компьютере широко используются электронные таблицы, например, Excel.
♦ По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры – это такие регистры, в которые документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.
Систематические регистры – это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, журналы-ордера.
Комбинированные регистры сочетают хронологическую запись информации с её группировкой. Например, во многих в бухгалтерских книгах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.
♦ По видам учета и степени детализации информации регистры делятся на регистры аналитического и синтетического учета.
Регистры аналитического учета служат для отражения детализированной информации по аналитическим счетам. В регистрах аналитического учета могут применяться только натуральные измерители (например, как в карточке складского учета материалов) или же одновременно: натуральные, трудовые и денежные измерители (например, лицевые счета по начислению заработной платы работников). Содержание хозяйственной операции в регистрах аналитического учета записывается детально, со всеми необходимыми пояснениями.
Регистры синтетического учета служат для получения сводной информации по синтетическим счетам и субсчетам (Главная книга).
♦ По признаку унификации регистры бывают:
• типовые, используемые для организаций различных отраслей народного хозяйства,
• отраслевые, используемые для организаций определенной отрасли.
♦ По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную или с помощью ЭВМ.
Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки. Информация, содержащаяся в первичных документах, систематизируется и накапливается в учетных регистрах. Информация из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность по следующей схеме: первичные документы => учетные регистры => бухгалтерская отчетность и баланс. Таким образом, обработка учетной информации происходит в учетных регистрах.
Учетные регистры; набор строк, граф, итогов в них; сочетание регистров; техника записей в них – определяют конкретную форму построения бухгалтерской обработки учетной информации.
Форма бухгалтерского учета – совокупность различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способа учетных записей в них.
Организациям предоставлено право самостоятельно выбирать наиболее удобную для них форму построения учетного процесса. Организации сами решают: какие регистры лучше использовать, вести их вручную или автоматизировано. На практике сложилось несколько типовых форм бухгалтерского учета, традиционно их называют по названию наиболее используемого регистра учета: журнально-ордерная, книжно-журнальная, упрощенная. В последнее время развивается автоматизированная форма учета.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ежедневные записи операций в журналы-ордера, на основе первичных и сводных документов, накопительных ведомостей или разработочных таблиц. Журнал-ордер является основным учетным регистром, в котором сочетаются систематические и хронологические записи, а также записи по синтетическим и аналитическим счетам. Итоговая информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, которая ведется в течение года с выделением отдельной страницы для каждого синтетического счета. Она предназначена для обобщения текущего учета, проверки произведенных записей по балансовым счетам и для составления бухгалтерского баланса. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется в основном в крупных организациях с большим числом отделов и счетных работников.
Книжно-журнальная форма бухгалтерского учета использует в качестве основных учетных регистров книги и журналы. В них записываются данные об операциях, совершаемых постоянно и в массовом масштабе. По итогам журналов составляют мемориальные ордера. В некоторых случаях на хозяйственные операции, которые не затрагивают основные счета, выписывают разовые или сводные мемориальные ордера.
Мемориальные ордера фиксируют в регистрационном журнале, а затем их записывают в Главную книгу. В ней по каждому счету подсчитывают обороты за месяц и определяют конечное сальдо. На основании показателей Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам, которую используют для заполнения бухгалтерского баланса. Книжно-журнальная форма учета используется в основном в организациях потребительской кооперации.
Упрощенная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение книги (журнала) учета хозяйственных операций. Она содержит все счета, применяемые в организации и совмещает синтетический и аналитический учет. Записи в Книгу производятся в хронологическим порядке с одновременной группировкой по счетам. Книга позволяет определить наличие объектов учета на конкретную дату, а также составить бухгалтерскую отчетность. В отдельных случаях могут оформляться ведомости по различным участкам учетных работ. Упрощенная форма учета применяется в основном в организациях малого бизнеса и индивидуальными предпринимателями.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета основана на значительном использовании электронной вычислительной техники и современных технологий сбора и обработки данных. Автоматизация бухгалтерского учета является объективной необходимостью в связи с неуклонным ростом объемов учетной информации. Ручные технологии уже не справляются. Автоматизированная форма бухгалтерского учета предполагает одноразовый ввод первичной информации, создание информационной базы, обработку данных в соответствующих программах их систематизации, формирование разнообразной выходной информации (машинограмм). Данная форма учета отличается большим разнообразием вариантов, что обусловлено возможностями применяемой техники и программного обеспечения.
Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 168; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!