Личное дело: состав, правила ведения, использования и хранения
Личное дело – это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике.
На каждого работника предприятия в отделе кадров формируют личное дело. В него заносят документы, которые составляет или заполняет работник при поступлении на работу (заявление, личный листок по учету кадров или анкету, автобиографию), копии документов об образовании, выписка из приказа о зачислении на работу и другие документы по личному составу, касающиеся данного работника.
Все эти документы подшивают в отдельную папку, на обложке которой указываются в следующей последовательности: название предприятия; "ОТДЕЛ КАДРОВ»; "ЛИЧНОЕ ДЕЛО №"; имя, отчество, фамилия работника, на которого оформлено личное дело; правила пользования личным делом.
В личное дело должны входить следующие документы: опись документов, хранящихся в личном деле; заявление о приеме на работу; направления или рекомендация; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; характеристики; выдержки из приказов; дополнение к личному листку по учету кадров; листок поощрений и взысканий; справки и другие документы, касающиеся данного лица.
Личные дела хранятся отдельно от других документов, в специальных сейфах. Доступ к личным делам имеют работники, которые определены приказом руководителя.
Документы личного происхождения
Документ личного происхождения – это документ, созданный физическим лицом вне служебной деятельности.
|
|
|
К ним относятся: заявление, доверенность, расписка, завещание и т.д.
Заявление – это служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией.
Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.
Основными реквизитами заявления считаются следующие: наименование адресата; наименование адресанта (заявителя); наименование вида документа; текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов; подпись (заявителя); дата (подачи заявления); визы согласования
 |
документа.
Рисунок 1 – Пример оформления заявления
Следует обратить внимание на содержание и расположение структурных компонентов документа. В начале заявления, в верхнем правом углу листа, должно быть указано, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... факультета (Ф.И.О.) от (Ф.И.О.), студента 1 курса …»), затем следует наименование вида документа чаще со строчной буквы, в конце которого ставится точка. Далее идет стереотипный текст, в котором достаточно лаконично излагается просьба автора и ее объяснение (мотивировка). После этого справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.
|
|
|
Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны как от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.
К языковым особенностям заявления относится использование клишированных синтаксических конструкций.
В тексте заявления просьба, как правило, представлена предложением
«Прошу разрешить мне + инфинитив (посещать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)…». Варианты: «Прошу выделить, выдать, предоставить, помочь, оказать материальную помощь, отчислить, зачислить, перевести, отремонтировать» и т.п.
Мотивировка просьбы включает следующие конструкции: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и т.п.
При необходимости заявление визируется должностными лицами (в нашем примере – преподавателями, которые допускают студента до досрочной сдачи экзамена по своему предмету).
Доверенность – это письменное полномочие на осуществление определенных действий от имени физического или юридического лица, выдавшего доверенность (доверителя). Обычно этим документом одно лицо предоставляет другому лицу право на получение заработной платы, почтового перевода, пенсии и других материальных ценностей в случаях, когда нет возможности сделать это лично (в связи с пребыванием в больнице, выездом с места постоянного проживания и т.д. ).
|
|
|
Доверенности бывают: официальные, личные.
Официальные доверенности выдаются представителю предприятия для выполнения действий от имени предприятия. Их оформляют на специальных или общих бланках формата А4 или А5.
 |
Реквизиты доверенности, изготовленного на общем бланке: название вида документа; дата (словесно-цифровым способом); индекс; место составления или издания; текст (отмечают, организация, кому (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), где и вручает. Также в тексте оставляют место для подписи лица, которому выдана доверенность. Заканчивают текст указанием срока действия доверенности.) подпись (руководителя предприятия и главного бухгалтера); оттиск печати.
Рисунок 2 – Пример оформления доверенности
Официальная доверенность выдается под расписку лицу, на которое его оформлено. Бланки таких поручений изготавливаются на специальной бумаге, имеют серию, номер и относятся к бланкам строгой отчетности.
|
|
|
Доверенность на получение лицом материальных ценностей от другого предприятия оформляют машинописным способом или от руки на трафаретном бланке.
Личные доверенности выдаются физическим лицом. Оформляют их от руки или машинописным способом на чистом листе бумаги. Личные доверенности свидетельствует нотариус или уполномоченное лицо предприятия, где работает или учится доверитель, администрация стационарного лечебного учреждения, учреждения, где он находится на лечении, или уполномоченные лица воинской части, в которой доверитель служит.
При выполнении действий, указанных в поручении, предъявления документа, удостоверяющего личность, на которую оформлено данное поручение, обязательна. Исправление и удаление в поручениях запрещено.
Расписка – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже произошли.
Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги, в основном от руки или машинописным способом.
В расписке должны быть следующие сведения: название вида документа; должность автора (в случае необходимости); фамилия, имя, отчество лица, дает расписку; сумма взятых денег или названия товарно-материальных ценностей; дата оформления документа; подпись автора.
Рисунок 3 – Пример оформления расписки
Полученную сумму денег в расписке отмечают цифрами, а в скобках - расшифровывают словами.
В расписке запрещается делать какие-либо исправления или стирания. Все свободные места под текстом и подписью подчеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.
Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица свидетельствуют документ своими подписями.
Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 164; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!