ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Значительное влияние на процесс дифференциации и интеграции управленческого труда оказывает возрастание сложности и масштабов решаемых управленческих задач, что связано с образованием разнообразных по содержанию и чрезвычайно значительных по объему потоков информации. Только в процессе оперативного управления современным объединением перерабатывается информация, содержащая несколько тысяч показателей, сотни тысяч трудовых и материальных нормативов. Эта информация передастся с помощью нескольких сотен документов. Пока человек был единственным элементом системы управления, указанная цель достигалась путем увеличения численности управленческих работников и их специализации на все более и более узких функциях, увязка которых по мере дифференциации резко усложнялась. Это обусловливало фрагментарность потребностей в информации, выполняемых в режиме информационных запросов, выбор нетребовательных к исходным данным и малотрудоемких методов решения задач, ограничение числа линий увязки различных решений и, что особенно важно, порождало большое количество небольших информационных подразделений, создаваемых у себя каждым пользователем. Естественно, возникало многократное дублирование данных в процессах сбора и обработки информации.
Происходящие изменения в современном обществе вызывают необходимость совершенствования систем управления, переключения основного внимания с оперативного на стратегическое управление, ориентированное в будущее. Это соответствует перемещению центра тяжести к вершине информационной пирамид! (рис. 1.4).
|
|
|
В настоящее время на первый план выдвинулась проблема интеграции систем управления на содержательном уровне. Задача состоит в том, чтобы фиксировалось всякое заметное изменение и состоянии объекта управления или в управленческих решениях, а информация о нем оперативно доводилась до лиц, решения и действия которых принимаются под влиянием подобных изменении
Решение поставленной задачи возможно только при наличии ИС, которая, по определению, представляет собой систему, реально отражающую функционирование управляемого объекта п удовлетворяющую разнообразные информационные потребности ее пользователей.
Известные трудности представляет определение критериев вы бора пользователей ИС. Некоторые авторы при разработке ИС предлагают рассматривать несколько вариантов отбора будущих пользователей. В одном случае к ним относятся все сотрудники организации, в другом — только руководители соответствующих подразделений, в третьем — все сотрудники некоторых подразделений. Указанный подход к выбору пользователей применяется на практике, однако он, как правило, не приводит к удовлетворительным результатам. Целесообразно при определении круга пользователе» считать критерием степень участия конкретных сотрудников в принятии управленческих решений, т.е. величину их информационной потребности в процессе реализации задач управления.
|
|
|
Структура и состав ИС зависят от принятых на предприятии методов организации управления, структуры его аппарата управления. Последняя и определяет состав пользователей, их участие в принятии управленческих решений и ответственность за их реализацию. В качестве пользователей могут быть приняты различные лица, имеющие непосредственное отношение к информационной системе. Это программисты и системотехники, разрабатывающие ИС, работники, непосредственно принимающие управленческие решения, для которых, как для конечных пользователей, собственно и проектируется И С.
Таким образом, говоря о внутрифирменной ИС под «пользователем» будем понимать любое подразделение, откуда поступает или Куда перелается информация, иди конкретное лицо, ответственное за функционирование работ по планированию производственных процессов, учету и анализу их протекания, а также регулированию в случае возникновения недопустимых отклонений. В связи с этим объем информации, необходимый пользователю для реализации основных функций управления и принятия управленческих решений, будем называть ИПП соответствующего ранга. Естественно, что на разных уровнях принятия управленческих решений требуется различная информация (по объему, содержанию и форме). Следовательно, в зависимости от рангов пользователей определяются и соответствующие ИПП. В связи с этим, вопросы анализа и определения информационных потребностей являются одним из главных при проектировании ИС и систем управления и целом.
|
|
|
Необходимо отметить, что от правильности определения ИПП в полной мере зависит и выбор технических средств сбора, регистрации данных, технологические процессы их преобразования и формирования итоговой информации, методы и сроки ее использования, проектирование математического и ПО ИС.
Как правило, при проектировании ИС и АСУ в целом традиционно допускается серьезный методологический просчет. Исследование информационных процессов, определение необходимых Объемов информации нередко основывается на изучении документооборота и состава функционирующих документов на предприятии. Определение общих объемов данных, изучение потоков Информации на предприятии занимает много времени, достаточно трудоемко и чаще всего не приводит к желаемым результатам.
|
|
|
Не отрицая возможностей проведения таких исследований, на первый план при проектировании ИС все же должны выдвигаться такие факторы, как роль, ответственность и функции каждого пользователя в процессе принятия им управленческих решений.
Это позволит выявлять ИПП для реализации этих функций, регламентировать необходимые потоки информации и определяющие их документы. Не от документов к ИПП, а от ИПП к ним — в этом сегодня видится рациональный путь создания ИС. Определение потребностей в информации может быть осуществлено различными методами.
Первый подход заключается в попытке определения объективных информационных потребностей управления в целом, исходя из анализа целей и функций системы. При этом основное внимание должно быть уделено изучению внешней среды и места, которое исследуемая система занимает в этой среде. На основе такого анализа и необходимо выявлять информационные потребности, определяя задачи ИС в целом.
Второй подход сводится к выяснению тех задач, которые, по мнению основных пользователей проектируемой ИС, должны в ней решаться, а также информационных услуг, которые они хотели бы получать от системы. Ясно, что предложенные подходы не являются объективным основанием для создания эффективных систем управления. Первый из них страдает абстрактностью и схематичностью, второй — достаточно субъективен, т.е. во многом зависит от опыта, знаний и интуиции пользователей.
Критерием определения ИПП может служить лишь глубокий анализ задач управления, проводимый в ходе интервьюирования ведущих сотрудников, специалистов и рядовых исполнителей, являющихся потенциальными пользователями создаваемой ИС. Ни базе такого анализа и должна выявляться информация, необходимая для управления, а также оцениваться участие конкретных пользователей в принятии управленческих решений. Именно анализ задач управления должен лечь в основу определения главных элементов и характеристик ИПП. Естественно, что в зависимости от ранга пользователя и уровня управления меняется и диапазон ИПП.
Следовательно, информационная потребность лица, принимающего решение, может быть определена как минимально необходимый и достаточный объем информации. Тогда ИПП определяют по существу не только контуры информационной системы, но и ее структуру, состав, а также, в какой-то мере, процедуры преобразования данных.
Рассмотрим более подробно некоторые основные функции, присущие практически всем системам управления.
Функция планирования, будучи специфической функцией управления, решает ряд конкретных задач. Первая из них — это прогнозирование событий. Прогнозирование может выполнить стоящую перед ним задачу в том случае, если будет создана модель системы, поведение которой прослеживается в различных ситуациях на протяжении всего планируемого периода. Отсюда естественным образом возникает вторая задача планирования — моделирование системы и ситуаций, в которых она будет находиться.
Моделирование позволяет проводить эксперимент, наблюдать за поведением будущей системы, подвергать анализу ее взаимодействие со средой, делать соответствующие обобщения и на этой основе создавать научно обоснованные прогнозы.
Жизнедеятельность системы возможна лишь при условии, когда совершающиеся в ней процессы будут находиться в рамках заданной программы. Но поскольку в системе непрерывно совершаются самые разнородные процессы, действующие в различных направлениях, а первоначально установленные связи между элементами не остаются неизменными, то не только отдельные процессы, но и вся система при определенных условиях могут отклониться от заданных параметров. Чтобы этого не происходило, в действие вступают функции контроля и регулирования. Посредством этих функций действующие в системе процессы удерживаются в границах установленной для системы программы.
Контрольно-регулирующие функции имеют непрерывный характер. Но чтобы обеспечить эту непрерывность, необходима база для разработки последующей программы, а это объективно обусловливает необходимость учета итогов действия управляемой системы. Отсюда следует, что процесс управления как непрерывно возобновляющийся процесс возможен при условии нормального действия функции учета.
В отличие от контрольно-регулирующих функций учетная функция дискретна. Она осуществляется лишь по итогам действия управленческого цикла, когда завершается выполнение программы или же конкретной задачи. Для начала очередного управленческого цикла необходим анализ конечного результата выполненной программы или задачи, т.е. проявляется новая функция управления — функция анализа.
Таким образом, определение состава и содержания функций управления является основополагающим и наиболее сложным этапом работы по совершенствованию системы управления.
При выполнении автотранспортных перевозок активность таких функций в системе управления, как планирование, контроль и регулирование, достаточно высока. Кроме того, необходимо учитывать особенности системы, когда две основные службы: техническая и эксплуатационная функционируют как бы обособленно. Первая призвана обеспечивать высокую техническую готовность ПС, вторая — высокопроизводительное его использование. Все остальные службы должны способствовать достижению этих целей. При этом общие направления и принципы развития управленческого процесса во всех службах должны быть едины.
При протекании управленческого процесса, когда отдельные функциональные подсистемы, отличающиеся друг от друга по функциональным признакам, вынуждены тесно взаимодействовать, причем выход одной подсистемы является входом для другой, в результате обеспечивается единство и непрерывность процесса управления во времени.
Для каждой из таких подсистем с учетом объекта управления характерны внешние и внутрипроизводственные связи, внешние входы и выходы, свой круг задач, свои методы планирования, Контроля и регулирования. Главными из этих функциональных Подсистем являются служба организации перевозочного процесса (управление перевозками грузов и пассажиров) и техническая (управление технического обслуживания и ремонта ПС).
Большая часть информации для указанных выше пользователем должна выдаваться по регламенту в конкретные сроки. Под «регламентной информацией» будем понимать информацию, выдаваемую пользователям для принятия управленческих решений, координируемых во времени. На практике выдача такой информации предусматривается календарным графиком обработки и использования данных.
Как правило, документация, в которой зафиксирована регламентная информация, имеет типовое содержание и формируется в конкретные сроки. При формировании регламентной информация, представляемой пользователю либо в виде машинных документов, либо заполнением полей в базе данных, определение сроков их подготовки не представляет особой сложности (они заранее обусловлены условиями производства). Намного сложнее выделить временные параметры представления информации при возникающих отклонениях в производственном процессе. В этом случае многое определяется характером отклонений, анализом его причин и как следствие, сложностью управленческого решения по их устранению.
Большое значение имеют квалификация сотрудников, их опыт и интуиция, умение четко определить необходимые количественные и качественные характеристики требуемой информации.
Управленческие решения для устранения наиболее часто возникающих сбойных ситуаций в производственной системе определяются как стандартные и могут накапливаться в ИС в библиотеке стандартных решений. К таким решениям относятся действия пользователя в случаях выхода из строя оборудования, нарушения графика работы, необходимость изменения количества или сроков выпуска ПС. Совокупность информации по каждому объекту на всех стадиях выполнения перевозок, необходимая пользователю для управления ими, и представляет ИПП.
ИПП, например, диспетчера (пользователь соответствующего ранга) в функциональном аспекте должны включать следующую информацию:
•в области планирования — информация о плане заказов автотранспорта (на следующий день, декаду, месяц) не только количественно, но и с учетом типажа ПС для составления сменно-суточных заданий водителям; информация об обеспеченности исправным ПС, срокам начала и окончания плановых ремонтов по каждому автомобилю, график выхода водителей на работу (посменно);
•в области оперативного учета — информация о выполненных сменно-суточных заданиях за прошедшие сутки (смены) о простоях ПС и причинах этого, информация о возможных отклонениях по выполнению заявок на перевозки.
Часть информации диспетчер должен получать из ИС в регламентном режиме и документальном отражении (графики выпуска клиентов и сроки выполнения заказов). Другую необходимую информацию диспетчер должен иметь возможность подучить в требуемое время в виде запросов или путем прямого диалога в прямом режиме реального времени. Располагая указанными объемами информации, он получает возможность принимать решения по Формированию сменно-суточных заданий на сутки, о переносе выполнения тех или иных позиций плана, конкретизировать функциональные обязанности каждого водителя, выявить полный состав и структуру информации для управления производственным Процессом на всех его стадиях, рационально спроектировать соответствующие формы выдачи информации, определить сроки обработки данных в ИС и получение итоговой информации.
Аналогично детализируется состав ИПП всех пользователей ИС. Такой подход к определению информационных потребностей позволяет исключить дублирование в управленческой деятельности.
Анализ ряда ИС, функционирующих на автомобильном транспорте, позволил выявить ряд недостатков, снижающих эффективность их функционирования:
• пользователи различных рангов (управленческие работники предприятия) получают информацию в большем объеме, чем это требуется для принятия решений;
• нет четкой регламентации по адресности и срокам представления детальной и агрегированной информации; не изучены и не Определены ИПП всех рангов управления (виды и объемы представляемой им информации);
• пользователи, не всегда четко представляя возможности функционирующих ИС, чаще всего прибегают к эвристическим методам формирования необходимой им информации;
• отсутствует должная связь пользователей в ИС.
ГЛАВА 2
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ АСУ
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 264; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!