Порядок формирования и хранения документов дня
2.1. Платежные документы.
Первые экземпляры платежных документов по балансовым счетам, оформленные на бумажных носителях и заверенные подписями уполномоченных лиц и оттиском печати (платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, аккредитивы, денежные чеки), помещаются, в зависимости от вида операции, в мемориальные или кассовые документы дня. Электронные платежные документы клиентов, переданные в Банк по системам «Faktura.ru» или «Клиент-Банк», хранятся в электронном виде в базе данных. Документы, экспортированные из аналитического модуля по учету текущих счетов и кредитов физических лиц, так же хранятся в электронном виде, за исключением платежных поручений с подписями клиентов.
2.2. Мемориальные ордера.
Мемориальные ордера, сформированные в АБС Банка распечатываются
(за исключением случаев, указанных в данном Приложении) с приложениями
первичных документов и формируются в соответствующие сшивы документов.
Мемориальные ордера по внебалансовым счетам учета ценностей и документов, находящихся в хранилище Банка, распечатываются в одном экземпляре и помещаются в кассовые документы дня.
2.3. Банковские ордера.
Банковские ордера оформляются при осуществлении Банком расчетных операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, открытому в Банке, в случаях, если плательщиком или получателем является сам Банк.
|
|
|
Банковский ордер составляется в электронном виде и распечатывается в одном экземпляре.
Банковский ордер может быть использован при осуществлении расчетных операций, по которым один счет клиента или кредитной организации (филиала) – плательщика (получателя) корреспондирует с несколькими счетами кредитной организации (филиала) или клиентов-получателей (плательщиков). В этом случае соответствующие наименования и номера счетов плательщиков (получателей) и суммы по ним указываются отдельными строками.
К выписке из лицевого счета клиента прилагается банковский ордер, отражающий операции, проведенные по указанному лицевому счету.
При отсутствии или недостаточности денежных средств на банковском счете клиента-плательщика составленный на бумажном носителе банковский ордер помещается в картотеку расчетных документов, не оплаченных в срок. Частичная оплата осуществляется банковским ордером.
2.4. Кассовые документы
Кассовые документы заносятся в кассовые журналы по приходу и расходу
в АБС Банка. Кассовые журналы распечатываются в одном экземпляре
и подшиваются в кассовые документы. Общие кассовые журналы
|
|
|
по расходным операциям в разрезе структурных подразделений
подшиваются бухгалтерские документы.
Объявления на взнос наличными представляют собой комплект документов, состоящий из объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня, квитанция выдается вносителю денежных средств после приема их в кассу. Ордер прилагается к выписке лицевого счета клиента.
Приходные ордера распечатываются в двух экземплярах. Один экземпляр подшивается в кассовые документы дня. Второй экземпляр, после приема денежных средств в кассу, выдается вносителю.
Исключение составляют:
- кассовые приходные ордера по зачислению инкассированной выручки и по консолидированным счетам по учету счетов физических лиц, ведущихся в аналитическом модуле по учету текущих счетов и кредитов физических лиц – эти ордера распечатываются в одном экземпляре и подшиваются в кассовые документы дня;
- кассовые приходные ордера по взносам на внутрибанковские счета – эти ордера распечатываются в двух экземплярах.
Кассовые расходные ордера распечатываются в двух экземплярах. Первый экземпляр подшивается в кассовые документы дня, второй выдается получателю в качестве подтверждения выдачи наличных денежных средств. Исключение составляют расходные кассовые ордера по консолидированным счетам по учету счетов физических лиц, ведущихся в отдельных аналитических учетных системах Банка. Эти документы распечатываются в одном экземпляре и подшиваются в кассовые документы дня.
|
|
|
Приходно-расходные кассовые ордера распечатываются в одном экземпляре после чего разделяются на приходную и расходную часть. Приходная часть подшивается к документам по дебету соответствующего счета кассы, расходная - к документам по кредиту соответствующего счета кассы.
Денежные чеки на выдачу наличных подшиваются в кассовые документы дня.
2.5.2. Формирование бухгалтерских документов дня.
Бухгалтерские документы формируются и брошюруются за каждый операционный день. Бухгалтерские документы формируются в головном офисе Банка и включают в себя бухгалтерские документы всех структурных подразделений (включая дополнительные офисы и т.д.) В Банке определяются внутренние структурные подразделения или отдельные сотрудники, ответственные за формирование и брошюровку каждого сшива бухгалтерских документов.
В отдельные сшивы брошюруются документы:
|
|
|
- по корреспондентскому счету и по операциям клиентов – юридических лиц;
- по кредитам индивидуальных заемщиков;
- по текущим счетам и вкладам физических лиц;
- по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой;
- по хозяйственным и другим операциям.
Сшивы формируются на основании Реестров платежных документов, которые являются одновременно лентой подсчета этих платежных документов и содержат их следующие реквизиты:
- номер балансового счета;
- номера лицевых счетов по дебету и кредиту;
- номер платежного документа;
- сумму платежного документа;
- код исполнителя (т.е. код сотрудника, сформировавшего платежный документ);
- назначение платежа (сокращенное).
Каждый сотрудник, формировавший документы в АБС Банка, не позднее 12.00 часов следующего рабочего дня распечатывает все свои платежные документы в соответствии с настоящим Приложением и при необходимости прикладывает первичные документы. Данные платежные и при необходимости первичные документы до 12.00 часов должны быть переданы сотрудникам, ответственным за формирование соответствующих сшивов документов.
Хранятся в электронном виде и не распечатываются следующие бухгалтерские документы:
1) Входящие платежные документы;
2) Внебалансовые документы по счету 90902.
Хранятся в электронном виде и распечатываются только в виде реестров следующие бухгалтерские документы:
1) Платежные документы, сформированные клиентами и проведенные по системе «Клиент-Банк»;
2) Внутренние системные мемориальные и банковские ордера по комиссии взимаемой Банком с клиентов – юридических лиц за расчетно-кассовое обслуживание (при этом один экземпляр банковского ордера распечатывается и передается клиенту вместе с выпиской);
3) Исходящие платежные документы, проведенные без открытия лицевых счетов (балансовый счет 40911);
4) Документы по переоценке валютных средств;
5) Документы по операциям, совершаемым с использованием пластиковых карт (реестры, содержащие транзакции и поручения клиентов, сформированные в Faktura.ru) и документы, сформированные в аналитическом кредитном модуле. Данные реестры подшиваются как первичные документы к мемориальным ордерам и другим платежным документам, сформированным в АБС Банка.
Мемориальные ордера и другие платежные документы хранятся в электронном виде и не распечатываются в случае, если формой первичного учетного документа предусмотрены реквизиты (поля) для указания счетов по дебету и кредиту. Таким первичным документом в Банке, например, является «Ордер-распоряжение»
(Приложение 4)
2.5.2.1. Формирование сшива документов по корреспондентскому счету и по операциям клиентов – юридических лиц.
В данный сшив прикладываются документы по корреспондентскому счету Банка:
1) Выписка по корреспондентскому счету из ГРКЦ;
2) Ведомость, предоставленных расчетных услуг ГРКЦ за текущий операционный день;
3) Ордер на пополнение корреспондентского счета;
4) Опись расчетных документов (электронное авизо);
5) Окончательная выписка по лицевому счету Банка в ГРКЦ (распечатка из электронного файла);
6) Документы, подтверждающие отправку рейсов в течение операционного дня (протоколы и подтверждения);
7) И другие документы по корреспондентскому счету.
При формировании данного сшива прикладываются платежные поручения с подписями клиентов; платежные требования и инкассовые поручения от налоговых и иных организаций имеющих право безакцептного списания; распоряжения на списание со счетов клиентов – юридических лиц сумм в погашение кредитов, а также процентов и комиссий по кредитным договорам; распоряжения на перечисление процентов по депозитам юридических лиц.
В виде реестров прикладываются: платежные документы, сформированные клиентами и проведенные по системе «Клиент-Банк»; внутренние банковские и мемориальные ордера по комиссиям взимаемым Банком с клиентов – юридических лиц за расчетно-кассовое обслуживание.
Хранятся в электронном виде и не распечатываются мемориальные ордера по внебалансовым счетам 90901, 90902, 90903, 90904. В конце сшива прикладываются первичные документы, подтверждающие списание с внебалансовых счетов 90901, 90902 в случае отзывов с картотеки платежных документов и в случае отказов от акцепта.
В отдельных папках хранятся документы по операциям клиентов – юридических лиц:
1) Юридические дела юридических лиц, включая договоры банковского счета, договоры на обслуживание в системах «Клиент-Банк» и «Faktura.ru» – операционный отдел;
2) Приказы на утверждение или внесение изменений в Тарифы на услуги, оказываемые клиентам – юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям – общий отдел;
4) Кредитное досье заемщика – юридического лица или индивидуального предпринимателя, включая кредитные и обеспечительные договора – управление по работе с юридическими лицами;
5) Договоры по депозитам юридических лиц – управление по работе с юридическими лицами;
6) Входящие документы, регулирующие состояние расчетных счетов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (Решения о приостановлении (отмене приостановления) операций по счетам налогоплательщика, Решения служб судебных приставов о наложении ареста и списании денежных средств со счета должника и другие аналогичные документы) – операционный отдел;
7) Доверенности на право получения клиентами выписок по счетам – операционный отдел;
8) Уведомления – распоряжения на безакцептное списание денежных средств с расчетных счетов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – операционный отдел.
2.5.2.2. Формирование сшива документов по кредитам индивидуальных заемщиков.
В данный сшив прикладываются распоряжения на выдачу кредита; заявления-оферты на перевод выданных кредитных средств хранятся в кредитных делах.
В отдельных папках хранятся документы по кредитам индивидуальных заемщиков:
кредитное досье заемщика – физического лица, включая кредитные и обеспечительные договора – отдел потребительского кредитования;
2.5.2.3. Формирование сшива документов по текущим счетам и вкладам физических лиц.
В данный сшив прикладываются заявления клиентов физических лиц на перевод в рублях и в иностранной валюте с текущих счетов и вкладов вместе с платежными поручениями, пописанными уполномоченными лицами Банка и заверенными печатью Банка; заявления на конвертацию валюты; платежные поручения с подписями клиентов; распоряжения по начисленным и причисленным процентам по вкладам физических лиц; банковские ордера по комиссиям, удержанным по расчетным операциям физических лиц и другие соответствующие платежные документы.
В отдельных папках хранятся документы по текущим счетам и вкладам физических лиц:
договора банковского счета по текущим счетам и вкладам физических лиц – отдел привлечения и обслуживания вкладов;
2.5.2.4. Формирование сшива документов по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой.
В данный сшив прикладываются распоряжения на покупку-продажу иностранной валюты; распоряжения на проведение валютных операций по внебалансовым счетам; распоряжения по операцимям SWOP; распоряжения на удержание комиссии за перевод иностранной валюты с физических и юридических лиц; заявления физических и юридических лиц на покупку-продажу металла, на перевод с обезличенного металлического счета. Мемориальные ордера по переоценке валютных средств прикладываются в сшив в виде реестра.
В отдельных папках хранятся документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой:
1) Договора на покупку-продажу металлов.
2) Договора на покупку-продажу иностранной валюты.
3) Досье клиентов юридических лиц, включая заявления на перевод валютных средств, поручения на покупку и продажу иностранной валюты.
4) Паспорта сделок.
2.5.2.5. Формирование сшива документов по хозяйственным и другим операциям.
В данный сшив прилагаются следующие документы:
1) общая справка по всем бухгалтерским документам за текущий операционный день, содержащая количество документов, сформированных по каждому сшиву и подпись ответственных лиц формирование каждого отдельного сшива (Приложение 5);
2) общие кассовые журналы по расходным операциям в разрезе структурных подразделений;
3) к платежным документам прикладываются оригиналы следующих первичных документов: счета, счет-фактуры полученные, служебные записки на оплату или выдачу в подотчет, авансовые отчеты, накладные, акты выполненных работ, акты и ведомости на списание материалов, нематериальных активов и основных средств, путевые листы, распоряжения и выписки из лицевых счетов по учету обязательных резервов в Банке России; распоряжения по начислению РВП и РВП по ссудам; распоряжения по начислению процентов по депозитам юридических лиц и вкладам физических лиц; распоряжения по начислению процентов по кредитам юридических и физических лиц; распоряжения на проведение операций по внебалансовым счетам, не попавшим в выше перечисленные сшивы; и другие документы, обосновывающие проведение операций.
В отдельных папках хранятся документы по хозяйственным и другим операциям:
1) счет-фактуры выданные – отдел учета и отчетности;
2) служебные записки на выплату пособий и прочих выплат – отдел учета и отчетности;
3) ведомости по учету основных средств и начислению амортизации – отдел учета и отчетности;
4) административные, кадровые и другие приказы – общий отдел;
5) расчетно-платежные ведомости по заработной плате – отдел учета и отчетности;
6) налоговые декларации и другие документы по расчетам и начислениям налогов и сборов в бюджет и внебюджетные фонды – отдел учета и отчетности;
7) договора по хозяйственным операциям и на приобретение ТМЦ;
8) документы на приобретение путевок на санаторно-курортное лечение сотрудников и оздоровление детей – отдел учета и отчетности;
9) документы по инвентаризации – отдел учета и отчетности;
10) документы о переоценке основных фондов – отдел учета и отчетности;
11) договоры и акты приема-передачи при продаже собственных векселей – управление казначейских операций;
12) погашенные векселя с актами приема-передачи, оформленными при гашении – управление казначейских операций;
13) справки и расчеты дивидендов по акциям ОАО «Мой Банк.Новосибирск» - управление казначейских операций.
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 751; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!