Управление несколькими проектами
Microsoft Project позволяет вставлять один проект внутрь другого. В любом представлении со списком задач подпроекты выглядят как суммарные задачи. Ко всем задачам подпроекта имеется полный доступ: Вы можете просматривать и изменять их содержимое, при этом меняются сведения о задачах в исходном файле проекта. Необходимость разбиения проекта на главный проект плюс подпроекты может быть вызвана как сложностью проекта и наличием подчиненных руководителей проекта, так и необходимостью переключаться между проектами с разными уровнями детализации.
Для создания главного проекта необходимо в проект, который станет главным, добавить все остальные подчиненные проекты. Для этого открываем проект, который будет главным и выбираем представление со списком задач, например диаграмму Ганта. Выделяем строку, под которой мы хотим вставить подпроект. Задача в этой строке может находиться на любом уровне существующей структуры.
Вставленный проект будет находиться
на том же уровне, что и выделенная задача. Выберите пункт Проект в меню Вставка. В появившемся окне (рис.22) выберите имя вставляемого проекта и нажмите кнопку Вставить. После вставки название проекта появится в выделенной строке списка задач и в столбце индикаторов будет отображаться значок вставленного проекта 
). Повторяем вставку проекта для всех остальных подпроектов, относящихся к главному проекту.
|
|
|
Рисунок 22 – Вставка проекта.
Для контроля связей между проектами необходимо выбрать пункт Связи между проектами из меню «Сервис». В открывшемся диалоговом окне будут показаны сведения о всех внешних предшественниках и внешних последователях (рис.23). Также в любом представлении задач можно добавить в табличную часть поле
«Внешняя задача», в котором будет указана является ли данная задача внешней по отношению к данному проекту, и поле «Проект» в котором будет указано имя проекта, к которому относится задача.
Рисунок 23 – Окно настройки связей между проектами.
Для удаления связей между проектами можно использовать диалоговое окно
«Связи между проектами». Перейдя на вкладку внешних предшественников или последователей, выделите связь, которую необходимо удалить, и нажмите кнопку
«Удалить связь».
Сведения о ресурсах и задачах могут быть перенесены из одно проекта в другой. Для этого можно использовать стандартные команды «Копировать ячейку»,
«Вырезать ячейку» и «Вставить» из меню «Правка». При вырезании ячейки, она будет удалена из исходного проекта, это применимо, если необходимо разбить сложный проект на несколько подпроектов. Для копирования открываем проект, из которого необходимо скопировать данные и выбираем соответствующее представление данных. Например, для копирования информации о задачах можно использовать диаграмму Ганта. Выделив необходимые данные, выбираем пункт меню «Копировать» из меню «Правка». Далее открываем проект, куда необходимо скопировать данные, и выбираем аналогичное представление данных. Выделяем
|
|
|
строку, после которой мы хотим добавить копируемые данные. После этого выбираем пункт меню «Вставить» из меню «Правка».
В тех случаях, когда необходимость изменять данные подпроекта отсутствует, можно сделать подпроект доступным только для чтения. Для настройки доступа необходимо в диаграмме Ганта выделить суммарную задачу, относящуюся к подпроекту и нажать кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов
«Стандартная». В диалоговом окне (рис.24) переходим на вкладку Дополнительно и устанавливаем флажок «Только для чтения». В этом же окне можно разорвать связь между данным подпроектом и основным проектом, для этого убираем флажок
«Связь с проектом».
 |
Рисунок 24 – Установка доступа только для чтения.
Кроме подхода «главного проекта плюс подпроекты» сведения из нескольких проектов также могут быть собраны в один объединенный проект. Такой проект также создается с помощью функции «Вставка проекта», но имеет следующие отличия:
|
|
|
- Объединенный проект не обязательно должен иметь иерархическую структуру. Все вложенные проекты могут находится на одном уровне;
- Проекты могут не иметь абсолютно никакого отношения друг к другу.
- Объединенный проект может быть только хранилищем нескольких файлов;
- Объединение проектов в одном файле может быть временным и применяться, например для формирования отчета.
Для объединения проекта необходимо создать новый проект, затем вставить в него все необходимые файлы проектов через пункт «Проект» меню «Вставка как и
для главного проекта». Специфическим вариантом объединенного проекта является пул ресурсов, такой проект служит исключительно для хранения сведений о ресурсах, их доступности, стоимости и текущем использовании. В качестве пула можно использовать как один из имеющихся проектов, содержащий все необходимые ресурсы, так и создать новый. Для создания нового пула ресурсов необходимо во вновь созданном проекте заполнить информацию о ресурсах, например, используя «Лист ресурсов». Необходимо ввести, по крайне мере имя ресурса, единицу измерения и стандартную ставку.
|
|
|
После сохранения пула ресурсов как обычного проекта, его можно подключать к другим файлам проектов. Для этого необходимо открыть файл пула ресурсов и файл проекта, к которому планируется добавить ресурсы. Далее в проекте выбираем пункт Доступ к ресурсам из меню «Сервис/Общие». В открывшемся диалоговом окне «Общий доступ к ресурсам» (рис.25) устанавливаем переключатель
«Использовать ресурсы». В списке из выбираем имя файла пула ресурсов. Указываем метод обработки конфликта ресурсов. После нажатия на кнопку «ОК» файл проекта станет клиентом пула ресурсов. Все сведения из пула отображаться в проекте, а информация о ресурсах из файла проекта будет добавлена в файл пула.
Рисунок 25 – Общий доступ к ресурсам.
При следующем открытии файла проекта, Вам будет предложено открыть и файл пула. Если пул ресурсов не будет открыт, то доступа к его ресурсам тоже не будет. В следующем окне (рис.26) можно выбрать режим доступа к файлу пула, включая только чтение, чтение и запись, а также чтение и запись с созданием главного проекта для всех файлов связанных с пулом ресурсов.
Рисунок 26 – Выбор режима доступа к ресурсам пула.
При использовании пула ресурсов в нескольких проектах, необходимо периодически обновлять информацию о его состоянии. Для этого необходимо выбрать пункт «Обновить пул ресурсов» меню «Сервис/общие ресурсы».
Для отключения использования пула ресурсов необходимо в окне «Общий доступ к ресурсам» установить переключатель «Использовать собственные ресурсы».
Порядок выполнения работы
1. Провести обзор планируемых затрат проекта. Рассмотреть критические пути и критические задачи.
2. Рассмотреть балансировку загрузки ресурсов.
3. Провести отслеживание выполнения задач с контролем и оптимизацией календарного плана, затрат и загрузки ресурсов.
4. Рассмотреть планирование отчетности проекта. Изучить принцип публикации сведений о проекте в Интернет и анализа сведений о проекте в MS Excel.
5. Провести анализ хода работ и затрат методом освоенного объема.
6. Провести планирование структуры сложных проектов (объединение нескольких проектов и использование пула ресурсов).
Контрольные вопросы
1. Что нам дает группировка ресурсов?
2. Как взаимосвязаны между собой свободный и полный временной резерв задачи?
3. В каких случаях и какие методы избавления от перегрузки ресурсов используются?
4. Сколько всего базовых и промежуточных планов может быть в Вашем проекте? Зачем необходимо использовать в проекте несколько базовых планов?
5. В чем заключаются особенности различных способов отслеживания информации о ходе выполнения проекта?
6. Как создать настраиваемый отчет по задачам проекта, выводящий только выполняющиеся задачи, сортирующий их по проценту завершения с указанием затрат по назначениям?
7. Как опубликовать на веб-странице сведения о ресурсах Вашего проекта, фактический объем назначения которых превышает запланированный?
8. Какие показатели метода освоенного объема, применяемые в MS Project позволяют оценить наличие достаточных средств для завершения задачи.
9. Как настроить задержку между окончанием задач главного проекта и началом задач его подпроекта?
10. Как связаны между собой проекты в рамках объединенного проекта?
11. Как сформировать отчет, включающий информацию из нескольких проектов сразу?
Л абораторная работа №3 "Система управления проектами. Project Kaiser "
Цель работы
Целью данной лабораторной работы является изучение систем управления проектами на примере программы Project Kaiser, изучение методики создания проектов и задач, управление временем в PK, настройка синхронизации с Google Calendar, а также составления отчетов и добавление в проект диаграмм.
Краткие теоритические сведения
Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.
Проект — замысел, идея, образ, воплощённые в форму описания, обоснования, расчётов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.
Проект — это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание уникального продукта (устройства, работы, услуги). Выполнение проекта составляет проектную деятельность, которая включает:
- Проведение управленческих мероприятий (проектное управление). Достигается на основе использования, в том числе, принципов и методов управления проектом, являющегося частью системы менеджмента предприятия, универсальной для решения разных производственных задач;
- Решение специализированной задачи:
§ Разработка продукции для заказчика (результаты маркетинговых исследований, проектно-конструкторская
документация, технологическая документация, программное обеспечение и др.);
§ Решение внутренних производственных задач (повышение качества продукции, повышение эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков и др.)
Проекты могут быть объединены в программу проектов для достижения единого результата, или в портфель проектов для более эффективного управления. Портфель проектов может состоять из программ.
Программа проектов – это ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.
Портфель проектов — это набор проектов, программ проектов и других работ, объединенных вместе для достижения более эффективного управления и обеспечения выполнения стратегических целей организации.
Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам.
1) Временность – любой проект имеет четкие временные рамки; в случае, если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.
2) Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством.
3) Последовательная разработка - любой проект развивается во времени, проходя через определённые ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.
Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессовым производством характеристик:
1) Выполняется людьми;
2) Ограничен доступностью ресурсов;
3) Планируется, исполняется и управляется.
Проект может быть разбит (декомпозирован) как на подпроекты, так и на фазы. Совокупность временных фаз представляет собой жизненный цикл проекта.
Бюджет проекта – представляет собой план затрат, необходимых для его исполнения, в стоимостном выражении. Бюджет проекта включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы (включая отчисления в социальные фонды), услуги сторонних организаций, амортизацию зданий, техники, оборудования и нематериальных активов.
Как правило, бюджет формируется в разрезе этапов проекта – участков работ, выполнение которых контролируется индивидуально. Основными параметрами, влияющими на бюджет, проекта являются: длительность работ, количество участников и используемой техники, а также – специфические требования к результату.
Контроль исполнения бюджета проекта является одной из основных функций руководителя проекта. Исполнение бюджета проекта контролируется по ходу проекта: в сравнении с % выполнения работ и затратами, запланированными на этап (при завершении этапа).
Ход работы
Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 394; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!