ПРОБЛЕМЫ ТРАДИЦИОННЫХ И ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Русскевич С.Н.
Научный руководитель: О.В. Медникова, к. т. н.,
доцент кафедры ««Информационные системы цифровой экономики»
РУТ (МИИТ)
Аннотация. В данной статье рассматривается проблема традиционных и цифровых технологий документационного обеспечения управления. Выделяются и описываются ключевые проблемы традиционных и цифровых технологий документационного обеспечения управления.
Ключевые слова: система, документооборот, документ, автоматизация, система электронного документооборот, цифровые технологии, информация.
Системы электронного документооборота (СЭД) и управления данными на предприятии (ЕСМ, Enterprise Content Systems) – стабильно растущий сегмент российского ИТ-рынка. На его рост в значительной степени влияет курс на импортозамещение, а также тенденции повышения мобильности сотрудников предприятий в новых условиях цифровой экономики.
Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций, как малого и среднего бизнес, так и больших предприятий, имеющих несколько территориально-отдаленных филиалов, где электронный документооборот совершенно не развит или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.
Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.[1]
|
|
|
Совершенно очевидно, что в век цифровых технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
|
|
|
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.[3] Для разрешения бизнес - проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию цифровых технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
|
|
|
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения автоматизированной системы документационного обеспечений управления (ДОУ). В ходе исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;[2]
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.[2]
|
|
|
Возникают также проблемы законодательного и юридического характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Список использованной литературы
1. Зарубежные и отечественные СЭД / Intellect [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.i-cs.ru/.
2. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2017. N 2. С. 40-44.
3. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М. : Термика, 2009.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 418; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!