Порядок проверки и обработки документов

Документы, составленные в разных хозяйственных подраз­делениях (цехах, бригадах, на складах и др.), после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые доку­менты подлежат обработке, цель которой — подготовить доку­менты для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учета. Обработка документов состоит в их про­верке. расценке (таксировке^, группировке и контировке.

Проверка документов в соответствии с Положением о доку­ментальном обеспечении записей в бухгалтерском учете долж­на осуществляться с точки зрения законности операций, со­блюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической,

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, офор­мленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, ли­митов.

При формальной проверке документов устанавливают полно­ту и правильность заполнения всех реквизитов документа, под­линность подписей должностных лиц. Арифметическая провер­ка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе.

Неправильно составленные или не полностью оформленные документы возвращают лицам, составившим документ, для до-оформления, а иногда и для составления заново.

Если при проверке документов выявлена подделка подписей или каких-либо реквизитов или другие злоупотребления, то такие документы должны быть задержаны и переданы главно­му бухгалтеру для принятия необходимых мер,

Если при проверке документа, поступившего от другого предприятия, обнаружена ошибка, то ему об этом посылается письменное сообщение. После этого необходимо проследить за получением сообщения о том, что предприятие сделало необ­ходимые исправления в своих записях. В учете данного хозяй­ства необходимо сразу сделать правильные записи на основа­нии расчета, прилагаемого к документу, в котором обнаружена ошибка. Исключение из этого правила делают только для уч­реждений банка. Если в выписке банка с текущего или иного счета предприятия показана ошибочная сумма (о списании или зачислении денежных средств), то предприятие делает у себя такую же запись, относя эту сумму на счет банка по претензи­ям. Одновременно предприятие принимает меры, чтобы банк исправил у себя ошибочные записи. У себя в учете предприятие повторяет записи, сделанные учреждением банка.

Следующий этап обработки документов —расценка (такси­ровка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в рас­ценке обусловлена тем, что значительное количество поступа­ющих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.

Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число за­писей в учетных регистрах.

Контировка документов состоит в указании корреспондиру­ющих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок. Преимущественно бухгалтерскую проводку составляют на бланке того документа, которым оформлена хозяйственная операция. Запись делают от руки на свободном месте документа или в оттиске специаль­ного штампа, имеющего графы для отражения номеров коррес­пондирующих счетов и суммы. На бланках отдельных доку­ментов (кассовые ордера, авансовые отчеты и др.) для указания корреспондирующих счетов предусмотрены специальные графы. В отдельных случаях для составления бухгалтерских проводок пользуются мемориальными ордерами,

От правильности составления бухгалтерских проводок зави­сит достоверность учетных показателей. Это требует от учет­ных работников высокого уровня экономических знаний и де­ловой квалификации.

Оформленные бухгалтерскими проводками документы ис­пользуются для отражения хозяйственных операций в регист­рах синтетического и аналитического учета. Первичные доку­менты, прошедшие обработку, должны иметь определенную отметку, что предупреждает возможность их повторного ис­пользования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной машине — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку. Все доку менты, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ор­дерам, а также документы, послужившие основанием для на­числения заработной платы и других подобных выплат, подле­жат гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Выплачено" с указанием даты.

Для обеспечения своевременного и качественного учета не­обходимо организовать такую систему составления и обработ­ки документов, которая бы обеспечивала ускорение документо­оборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обра­ботки с момента составления или поступления от других пред­приятий и организаций до передачи на хранение в архив после за­писей в учетные регистры.

Правильная организация документооборота требует состав­ления плана документооборота^ который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

 

Классификация документов

Для оформления разнообразных операций, осуществляемых на предприятии, используются разные по содержанию и форме документы. Правильному составлению и использованию доку­ментов в учете помогает их классификация, т.е. группировка до­кументов по определенным отличительным признакам.

Ш назначению документы подразделяются на: распоряди­тельные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, содержащие распоряженяе (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не под­тверждают факта совершения хозяйственных операций, а по­этому не служат обоснованием для отражения их в учете.

Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или много счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для .исполнителей (банков, подотчетных, матери­ально ответственных лиц и др^ они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются сами­ми работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расче­ты (например, ведомости начисления амортизации и износа ос­новных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления са­мостоятельного зна-чения не имеют, они не отражают непос­редственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

В практике учета предприятий документы распорядитель­ные, исполнительные и бухгалтерского оформления в от­дельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов до­кументов. Документы, которые по своему назначению вы­полняют функции двух и даже трех документов (распоряди­тельных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер (см. с. 88), переданный для исполнения кас­сиру, выполняет функцию распорядительного документа;

после выдачи кассиром денежных средств и расписки по­лучателя яа ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию доку­мента бухгалтерского оформления. Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.

В зависимости от порядка отражения хозяйственных опера­ций документы различают первичные и сводные. Первичные до­кументы составляют в момент совершения хозяйственной опе­рации (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные доку­менты составляются на основании однородных первичных до­кументов путем группировки и обобщения их показателей (от­четы кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное зна­чение для систематизации и сокращения учетных записей.

По способу охвата хозяйственных операций документы под­разделяют на разовые и накопительные. Разовые документы ис­пользуют для оформления одной или нескольких операций, за­писываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей, К разовым относится большинство первичных доку­ментов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, наклад­ная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для на­чальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, нако­пительные документы используются для учетных записей толь­ко после того, как в них записана последняя операция и подве­ден итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационали­зации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйствен­ных операций в учете.

По месту составления документы подразделяются на внут­ренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (посту­пающие от других предприятий и организаций), а по способу составления — на документы, составляемые вручную и с по­мощью вычислительной техники.

---

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 197; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!