Классификация системы контроля
Введение
В условиях постоянно изменяющейся внешней среды функция контроля является особенно актуальной. Это обуславливается тем, что под действием разнообразных внешних факторов возникает необходимость изменять уже утвержденные планы и программы работ. Целью контроля в этом случае является своевременное нахождение отклонений выявление их причин и устранение. Процесс контроля присутствует на каждом этапе жизненного цикла продукции начиная с входного контроля материальных и человеческих ресурсов, заканчивая контролем утилизации и демонтажа.
Весь процесс складывается в комплексную систему, от эффективности которой зависит успешность функционирования всего предприятия в целом. Как правило решение вопросов контроля возложено на руководителей функциональных подразделений. Необходимая информация для контроля чаще всего поступает с опозданием, руководители узнают о результатах контроля, когда уже сложно повлиять на эффективность деятельности и предотвратить потери. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаруживать изъяны в деятельности предприятия, но и вовремя принимать меры по их устранению и предотвращению в дальнейшем. В настоящее время линейному руководителю приходится тратить огромное количество времени и сил на осуществление процесса контроля. Это приводит к тому, что сильно сокращается время на выполнение своих прямых обязанностей. В свою очередь это говорит о том, что еще многое необходимо исследовать и усовершенствовать в системе контроля.
|
|
|
Целью курсовой работы является исследование теоретических и методических основ и установление рекомендаций по совершенствованию системы контроля на предприятии ПО «Ульяновскмебель»
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи.
· Рассмотреть существующие теоретические и методические аспекты организации системы контроля
· Проанализировать систему контроля на предприятии ПО «Ульяновскмебель»
· Разработать рекомендации по улучшению системы контроля на предприятии ПО «Ульновскмебель»
Объектом исследования данной курсовой работы является российское промышленное предприятие ПО «Ульяновскмебель»
Предметом исследования являются теоретические и методические основы организации контроля на предприятии.
Многие российские и зарубежные ученые внесли существенный вклад в разработку теоретических основ организации системы контроля на предприятии. Наиболее известные зарубежные исследования выполнены Майклом Месконом, Майклом Альбертом, Франклином Хедоури, Ричардом Дафтом, Роджером Олдкорном. К российским исследователям относятся Цыпкина, Брасков, Румянцева, Ильинский, Данилочкины, Карминский, Фалько. Так же эта тема упоминается и исследуется во многих журналах таких, как «Менеджмент сегодня», «Менеджмент в России и за рубежом»
|
|
|
Изучение системы контроля будет осуществляться на основе таких методов, как наблюдение, анкетирование (как руководителей, так и рабочих), разнообразные методы сравнения, анализ основных финансово-экономических показателей.
В настоящее время система контроля присутствует на каждом предприятии. Но не смотря на все ее положительные стороны она еще не достаточно эффективна. Поэтому так необходимо изучать систему контроля и искать методы для ее совершенствования.
Глава 1. Контроль на предприятии
Сущность контроля
Успешность управления в компании зависит от того, насколько результативно осуществляется руководством контроль за деятельностью организации и насколько адекватны возникшие в результате этого контроля изменения в текущих бизнес-процессах компании. Так зачем же нам необходим контроль на предприятии?
· Что бы вовремя реагировать на изменения во внешней вреде.
· Предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Во время фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят достижению целей организации
|
|
|
· Поддерживать уже достигнутый успех. Для быстрой адаптации организации к динамичным требованиям внешней среды и обеспечения наибольших темпов продвижения к основополагающим целям организации
Однако различные авторы по разному понимают понятие контроля.
Согласно Мескону контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. [15,432]
Стивен Роббинс: контроль – это процесс отслеживания рабочей деятельности направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке, включая также корректировку любых выявленных при этом отклонений.
В словарях даны такие определения:
Контроль - процесс проверки того, как данная организация осуществляет свои цели и корректировка ее действий. [22]
Контроль – это составная часть управления экономическими объектами и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому положению предусмотренному законами, инструкциями, другими нормативными актами. [2]
Контроль – это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. [20,266]
|
|
|
Контроль – это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям. [8,722]
Объединяя все эти определения мы получим наиболее точное и полное определение:
Контроль – это систематический процесс проверки соответствия наблюдаемого состояния с планируемым, путем качественной и количественной оценки, корректировки выявленных отклонений, для обеспечения достижения организацией своих целей.
Целями организации системы контроляна предприятии являются:
1) повышение управленческой эффективности и экономичности операций.
2)проверка соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3) контроль сохранности имущества предприятия.
Для достижения этих целей необходимо решение следующих задач:
1. осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2. обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3. обеспечение сохранности имущества предприятия.
Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач:
1. оценка качества и своевременности исполнения распоряжений руководителей подразделений, выполнение своих непосредственных обязанностей контролируемыми;
2. упреждение ошибок и просчетов в процессе служебной деятельности контролируемых организаций (подразделений, сотрудников), выявление условий и причин их порождающих, разработка предложений по их предотвращению и устранению.
3. выявление резервов и новых возможностей в организации служебной деятельности. Выявление узких мест, затрат времени, возможностей минимизации и оптимизации проводимых мероприятий.
4. выявление положительного опыта решения управленческих задач с учетом складывающейся обстановки, поиск неиспользованных резервов и возможностей их использования в целях распространения такого опыта, совершенствования деятельности организации (подразделений, сотрудников).
5. оказание в ходе контроля и по его результатам конкретной практической помощи контролируемым органам (подразделениям, сотрудникам) в совершенствовании их служебной деятельности и повышении ее эффективности;
6. оценка по итогам контроля результатов работы контролируемых органов (подразделений, сотрудников), соответствия занимаемым должностям определенных должностных лиц, разработка предложений по более эффективному использованию сотрудников проверяемого подразделения или отстранению их от занимаемой должности.
В функцию контроля входят:
· сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы.
· сравнение их результатов с эталонными показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений;
· разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. [11,1211]
Как видно из целей, задач и функций контроля, система контроля— это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.
Классификация системы контроля
Существует огромное количество классификаций контроля. Ниже рассмотрены основные формы и виды контроля.
К основным формам контроля относят финансовый и административный.
1. Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет осуществлять ускоренно процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники также позволяет сформировать и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности организации.
2. Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях управления организацией. [14,131]
Ниже приведены основные виды контроля:
I. По периодичности контроль разделяют на стратегический, тактический и оперативный. [20,270]
Стратегический контроль. Задачей такого контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложный, так как стратегия организации зависит от изменений в окружающей среде. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров, а следовательно, и само проведение контроля.
Тактический контроль. Нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Периодичность совпадает с длиной периода, на который составлены планы тактического развития. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.
Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов организации.
Оперативный контроль в свою очередь подразделяется на:
· Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы. Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: По отношению к человеческим ресурсам (Анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, отбор наиболее квалифицированных кадров. Контроль курса предварительного обучения уже в процессе работы.); материальным ресурсам (Выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок соответствия этому качеству. Обеспечение запасов материалов на должном уровне.); финансовым ресурсам (важнейшее средство контроля - бюджет. Обеспечение уверенности в средствах и установление предельного уровня затрат.)
· Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.
· Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании. [15,435]
II. По функциональным подсистемам.
В организации выделяются такие функциональные области, как производство, финансы и учет, персонал, маркетинг. Здесь указаны лишь основные из них, но в соответствии с организационной структурой их может быть намного больше. И в каждой функциональной области существуют свои объекты контроля. В производстве например это качество, затраты времени на единицу продукции, удельные издержки, уровень использования оборудования и т.д. Каждое предприятие определяет свои объекты контроля для той или иной функциональной области. [20,272]
К основным системам контроля относят:
1. Бюджетный контроль
Бюджетный контроль – составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.
Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. [17,205]
2. Стандартная калькуляция себестоимости
Это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности. в то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара.
Система используется специально для идентификации отличий в цене закупки материалов или в использовании материалов (это является превосходным способом быстрой идентификации неприемлемого уровня потерь). Это также применяется для контроля затрат на оплату рабочей силы, где существуют некоторые определенные стандарты продолжительности рабочего времени и оплаты за работу
3. Контроль качества
Чаще всего идет речь в основном о «Всеобщем контроле качества» (TQM – Total QualityManagement), нежели о непосредственном контроле качества продукта. Для контроля качества лучше всего убедиться, что для каждого процесса, независимо от того, идет ли речь о конкретном производственном процессе или о какой-то процедуре в офисе, качество на выходе должно соответствовать какому-либо предопределенному стандарту качества. Более того, некоторые организации обнаружили, что они должны обзавестись формальным признанным сертификатом качества — таким, как Британский Стандарт (BS) 5750 или его международным эквивалентом ISO 9000 для того, чтобы заказчики продолжали работать с ними.
Каждое возможное место для возникновения дефекта качества и каждый потенциальный тип дефекта должен быть предметом внимания персонала по контролю за качеством. В некоторых ситуациях верной оказывается поговорка, что предупредить — лучше, чем бороться с последствиями. Хорошая система контроля качества — эта та, которая основана на тщательно проработанных параметрах, планах и процедурах, так что снижается риск производства некачественной продукции.
4. Контроль запасов
Чаще всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, Системы контроля запасов должны минимизировать потери. Эффективный контроль запасов может быть обеспечен, если он встроен в общую систему стандартной калькуляции себестоимости, если он имеет отношение к контролю закупочной функции, а также связан с контролем качества.
Важность эффективной системы контроля запасов связана с тем, что каждая организация располагает лишь ограниченным объемом денежных ресурсов. Если они расходуются на приобретение материалов и производство быстрее, нежели поступают от продаж, то рано или поздно наступит кризис наличности. Это известно как проблема работающего капитала или как кризис наличных средств, и нередко возникает в результате излишне оптимистичных закупок («фантастическая сделка») или накапливания готовых изделий («со дня на день наступит бешеный спрос»). В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов
5. Системы, основанные на применении компьютеров
Применение компьютеров привело к чрезвычайно быстрому росту систем контроля, использующих все преимущества быстрой обработки и хранения данных. Обычно такое развитие свойственно большим организациям, где ощущают, что затраты могут оцениваться в терминах потенциальной экономии, которой можно добиться.
В последнее время, с появлением микрокомпьютеров и распространенностью бюро компьютерных услуг, появилась реальная возможность даже для самых небольших организаций иметь системы контроля, Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании,
6. Общий контроль
Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как торговые счета, счета прибыли и убытков, балансов, анализа, насколько это важно для компании; подсчет прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но если они имеют отношение к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут быть замечены оперативно. [16,242]
Так же в менеджменте известны следующие подходы к разработке систем контроля:
1. Рыночный. Для установления стандартов используют внешний рыночный механизм, такой, как ценовая конкуренция и относительная доля рынка. Обычно применяется организациями, продукция или услуги которых имеют четкие спецификации и выделяются на рынке сбыта, а так же компаниями которые работают в условиях жесткой конкуренции.
2. Бюрократический. Упор на организационные полномочия, на административные и иерархические механизмы, такие как правила, процедуры, инструкции, политика, стандартизация операций, четкие описания рабочих заданий и точные бюджеты с помощью которых и обеспечивается желаемое поведение работников и их работа в соответствии с установленными нормами и стандартами эффективности.
3. Клановый. Поведение сотрудников регулируется на основе общих ценностей, норм, традиций, ритуалов, легенд, другими аспектами организационной культуры. Используется в организациях, в которых распространены командные методы работы, а применяемые технологии часто меняются.
Приведенные виды и методы проведения контроля являются классическими и наиболее часто используемыми. Но применяемые вместе они образуют систему, которая индивидуальна для каждого предприятия. Идеальная система контроля для одних организаций может лишь скрыть существующие проблемы и стать губительной для других. Поэтому, какой бы вид и метод контроля не выбрал руководитель, он всегда должен учитывать особенности присущие организации.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 265; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!