Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени менеджера. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени менеджера.
Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.
Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера, представлены в таблицах 1 и 2 соответственно. Причем, для заполнения карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3.
Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:
Изучение рабочих документов, литературы – 1200 мин.;
Подготовка нормативных документов, справок – 300 мин.;
Подготовка материалов, отчетов – 420 мин;
Консультации по работе – 720 мин;
Участие в совещаниях по теме – 300 мин;
Встреча с коллегами из других подразделений – 840 мин;
Разговоры по телефону – 720 мин;
Повышение квалификации – 180 мин;
Служебные командировки (поездки в пределах города) – 360 мин;
|
|
Выполнение общественной работы – 180 мин;
Регламентированные перерывы – 600 мин;
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками – 60 мин;
Нерегламентированные перерывы – 120 мин.
Таблица 1. Карта самофотографии рабочего времени за первую неделю.
КАРТА самофотографии рабочего времени | _____________ (Табельный номер) | Часы работы* | 10 |
| 03 | 03 | 03 | 10 | 10 | * Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3). | Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.) |
03 | 03 | 03 | 10 | 10 | |||||||
1800 | 01 | 01 | 01 | 03 | 10 | ||||||
01 | 01 | 01 | 03 | 10 | |||||||
9 |
| 04 | 04 | 04 | 03 | 03 | |||||
04 | 04 | 04 | 01 | 03 | |||||||
1700 | 02 | 02 | 02 | 01 | 03 | ||||||
05 | 01 | 01 | 04 | 03 | |||||||
______________________ (Наименование должности, код) | 8 |
| 05 | 01 | 01 | 04 | 03 | ||||
05 | 01 | 01 | 02 | 01 | |||||||
1600 | 05 | 06 | 06 | 06 | 01 | ||||||
06 | 06 | 06 | 06 | 01 | |||||||
7 |
| 06 | 06 | 06 | 06 | 04 | |||||
06 | 06 | 06 | 06 | 04 | |||||||
1500 | 06 | 08 | 08 | 01 | 02 | ||||||
06 | 08 | 08 | 01 | 06 | |||||||
6 |
| 01 | 08 | 08 | 01 | 06 | |||||
01 | 08 | 08 | 07 | 06 | |||||||
1400 | 07 | 07 | 07 | 07 | 07 | ||||||
07 | 07 | 07 | 13 | 07 | |||||||
5 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | ||||||
1300 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.)
| |||||
_____________ (Вид деятельности) | 4 |
| 07 | 07 | 01 | 09 | 01 | ||||
07 | 07 | 01 | 09 | 01 | |||||||
1200 | 12 | 13 | 01 | 09 | 01 | ||||||
12 | 07 | 07 | 09 | 07 | |||||||
3 |
| 07 | 07 | 07 | 09 | 07 | |||||
07 | 06 | 07 | 09 | 07 | |||||||
1100 | 13 | 06 | 06 | 09 | 06 | ||||||
02 | 06 | 06 | 09 | 06 | |||||||
2 |
| 04 | 06 | 05 | 09 | 05 | |||||
04 | 05 | 05 | 09 | 05 | |||||||
1000 | 04 | 05 | 13 | 02 | 02 | ||||||
04 | 02 | 02 | 04 | 04 | |||||||
_____________ (Код рабочего места) | 1 |
| 01 | 04 | 04 | 04 | 04 | ||||
01 | 04 | 04 | 04 | 04 | |||||||
900 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | ||||||
01 | 01 | 01 | 01 | 01 | |||||||
День недели | ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | ||||||
Дата | 05/11 | 06/11 | 07/11 | 08/11 | 09/11 |
Таблица 2. Карта самофотографии рабочего времени за вторую неделю.
КАРТА самофотографии рабочего времени | _____________ (Табельный номер) | Часы работы* | 10 |
| 03 | 03 | 03 | 10 | 10 | * Фиксирование затрат рабочего времени по элементам производится шифром, соответствующим выполняемой работе (см. таблицу 3). | Подпись непосредственного руководителя ____________________________________ (Ф.И.О.) |
03 | 03 | 03 | 10 | 10 | |||||||
1800 | 01 | 01 | 01 | 03 | 10 | ||||||
01 | 01 | 01 | 03 | 10 | |||||||
9 |
| 04 | 04 | 04 | 03 | 03 | |||||
04 | 04 | 04 | 01 | 03 | |||||||
1700 | 02 | 02 | 02 | 01 | 03 | ||||||
05 | 01 | 01 | 04 | 03 | |||||||
______________________ (Наименование должности, код) | 8 |
| 05 | 01 | 01 | 04 | 03 | ||||
05 | 01 | 01 | 02 | 01 | |||||||
1600 | 05 | 06 | 06 | 06 | 01 | ||||||
06 | 06 | 06 | 06 | 01 | |||||||
7
|
| 06 | 06 | 06 | 06 | 04 | |||||
06 | 06 | 06 | 06 | 04 | |||||||
1500 | 06 | 09 | 08 | 01 | 02 | ||||||
06 | 09 | 08 | 01 | 06 | |||||||
6 |
| 01 | 09 | 08 | 01 | 06 | |||||
01 | 09 | 08 | 07 | 06 | |||||||
1400 | 07 | 09 | 07 | 07 | 07 | ||||||
13 | 09 | 07 | 07 | 07 | |||||||
5 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | ||||||
1300 | 11 | 11 | 11 | 11 | 11 | Подпись заполняющего карту __________________________ (Ф.И.О.) | |||||
_____________ (Вид деятельности) | 4 |
| 07 | 01 | 13 | 09 | 01 | ||||
07 | 01 | 07 | 09 | 01 | |||||||
1200 | 12 | 01 | 07 | 09 | 01 | ||||||
12 | 07 | 07 | 09 | 07 | |||||||
3 |
| 07 | 07 | 07 | 09 | 07 | |||||
07 | 07 | 06 | 09 | 07 | |||||||
1100 | 13 | 06 | 06 | 09 | 06 | ||||||
02 | 06 | 06 | 09 | 06 | |||||||
2 |
| 04 | 05 | 06 | 07 | 05 | |||||
04 | 05 | 05 | 07 | 05 | |||||||
1000 | 04 | 13 | 05 | 02 | 02 | ||||||
04 | 02 | 02 | 04 | 04 | |||||||
_____________ (Код рабочего места) | 1 |
| 01 | 04 | 04 | 04 | 04 | ||||
01 | 04 | 04 | 04 | 04 | |||||||
900 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | ||||||
01 | 01 | 01 | 01 | 01 | |||||||
День недели | ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | ||||||
Дата | 12/11 | 13/11 | 14/11 | 15/11 | 16/11 |
Таблица 3. Классификатор затрат рабочего времени специалиста.
Перечень элементов затрат | Шифр затрат |
Изучение документов, литературы | 01 |
Подготовка нормативных документов, справок | 02 |
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов | 03 |
Консультации по работе (в других подразделениях) | 04 |
Участие в совещаниях по теме | 05 |
Встреча с коллегами из других подразделений | 06 |
Разговоры по телефону | 07 |
Повышение квалификации | 08 |
Служебные командировки | 09 |
Выполнение общественной работы | 10 |
Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы) | 11 |
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 12 |
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 13 |
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен:
|
|
Изучение рабочих документов, литературы – 20%;
Подготовка нормативных документов, справок – 5%;
Подготовка материалов, отчетов – 7%;
Консультации по работе – 12%;
Участие в совещаниях по теме – 5%;
Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;
Разговоры по телефону – 12%;
Повышение квалификации – 3%;
Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;
Выполнение общественной работы – 3%;
Регламентированные перерывы – 10%;
Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%;
Нерегламентированные перерывы – 2%.
На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.
Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.
Наименование работ (перечень элементов затрат) | Всего за период наблюдения, мин | Удельный вес, % |
Изучение рабочих документов | 1200 | 20 |
Подготовка документов, справок | 300 | 5 |
Подготовка материалов, отчетов | 420 | 7 |
Консультации по работе | 720 | 12 |
Участия в совещаниях | 300 | 5 |
Встречи с коллегами из других подразделений | 840 | 14 |
Разговоры по телефону | 720 | 12 |
Повышение квалификации | 180 | 3 |
Служебные командировки | 360 | 6 |
Выполнение общественных работ | 180 | 3 |
Регламентированные перерывы | 600 | 10 |
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 60 | 1 |
Нерегламентированные перерывы | 120 | 2 |
Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.
Наименование работ (перечень элементов затрат) | Плановые затраты рабочего времени, мин | Фактические затраты рабочего времени, мин |
Изучение рабочих документов | 600 | 1200 |
Подготовка документов, справок | 720 | 300 |
Подготовка материалов, отчетов | 420 | 420 |
Консультации по работе | 720 | 720 |
Участие в совещаниях | 180 | 300 |
Встречи с коллегами из других подразделений | 600 | 840 |
Разговоры по телефону | 600 | 720 |
Повышение квалификации | 600 | 180 |
Служебные командировки | 300 | 360 |
Выполнение общественных работ | 60 | 180 |
Регламентированные перерывы | 600 | 600 |
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 540 | 60 |
Нерегламентированные перерывы | 60 | 120 |
Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.
Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.
Наименование работы (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
сократить нельзя | можно сократить или исключить | ||||||
мин | % к итогу | мин | % к продолж. данной работы | мин | % к продолж. данной работы | ||
Изучение рабочих документов | 01 | 600 | 20 | 300 | 50 | 300 | 50 |
Подготовка документов, справок | 02 | 150 | 5 | 150 | 100 | ||
Подготовка материалов, отчетов | 03 | 210 | 7 | 210 | 100 | ||
Консультации по работе | 04 | 360 | 12 | 360 | 100 | ||
Участие в совещаниях | 05 | 150 | 5 | 60 | 40 | 90 | 60 |
Встречи с коллегами из других подразделений | 06 | 420 | 14 | 120 | 29 | 300 | 71 |
Разговоры по телефону | 07 | 360 | 12 | 60 | 17 | 300 | 83 |
Повышение квалификации | 08 | 120 | 4 | 120 | 100 | ||
Служебные командировки | 09 | 150 | 5 | 25 | 17 | 125 | 83 |
Выполнение общественных работ | 10 | 90 | 3 | 60 | 67 | 30 | 33 |
Регламентированные перерывы | 11 | 300 | 10 | 300 | 100 | ||
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 12 | 30 | 1 | 30 | 100 | ||
Нерегламентированные перерывы | 13 | 60 | 2 | 30 | 50 | 30 | 50 |
Итого | 3 000 | 100 | 1 825 | 61 | 1 175 | 39 |
Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.
Наименование работы (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
сократить нельзя | можно сократить или исключить
Мы поможем в написании ваших работ! |