Соберите предпочтения сотрудников по отпускам
Электронный журнал
Документооборот / Пошаговая инструкция
Как собрать пожелания работников об отпусках, чтобы составить идеальный график
Татьяна СОРОКИНА
эксперт журнала «Кадровое дело»
В статье читайте:
· Какой документ ускорит сбор пожеланий сотрудников об отпусках
· Как подтвердить согласие с датами отпуска в графике, если сотрудник передумает
· Что делать, если сотрудник сдал пожелания по отпуску после того, как утвердили график
Мы собрали практические советы по подготовке графика отпусков. Они не только помогут составить график, но и ускорят сбор сведений от сотрудников. В статье объясним, как договориться с сотрудниками, что сказать тем, кто не сдает планы на отпуск вовремя и зачем нужен предварительный график отпусков.
Уведомьте сотрудников об остатках отпусков за прошлые периоды
Подготовьте списки, в которых укажите, сколько дней отпуска осталось у каждого сотрудника. Работникам будет легче выбрать даты и продолжительность отпуска, а вам придется исправлять меньше ошибок. Распишите, за какой рабочий период у сотрудников остались отпуска. Информацию передайте начальнику каждого отдела или ответственным за составление графика. Это удобнее, чем сообщать информацию каждому сотруднику.
Также объясните, что часть накопленных отпусков можно компенсировать не во всех случаях. Закон разрешает заменять деньгами только часть отпуска больше 28 дней за каждый рабочий год (ст. 126 ТК). Поэтому норма подходит только для организаций, где у сотрудников отпуска больше обычных или есть дополнительные отпуска.
|
|
|
Иногда ошибочно считают, что неиспользованные отпуска сгорают. Ссылаются на статью 9 конвенции Международной организации труда от 24.07.1970 № 132 (ратифицирована Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ). Норма закрепляет правило, что остаток ежегодного отпуска нужно использовать в течение 18 месяцев после года, за который сотрудник получил право на отдых. Однако это не значит, что отпуск сгорает. Сотрудник не теряет право на остаток отпуска.
Совет эксперта
| Ольга ПЛЕХАНОВА, | главный бухгалтер ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск) | ||
| Включайте в график отпуска за прошлые рабочие периоды Отпуска сотрудников за предыдущие периоды лучше включить в график. Это позволит не забыть об отпуске, который работник не использовал в прошлом периоде, а также предоставить его вовремя. Тем более что закон это не запрещает. Кроме того, Роструд в письме от 01.03.2007 № 473-6-0 указал, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению между работником и работодателем. Сделайте в графе «Примечание» графика отпусков отметку, за какой рабочий период сотрудник не использовал ежегодный отпуск. В графе «Количество календарных дней» укажите общее количество неиспользованных дней отпуска.
| ||||
Определите правила, по которым работники будут делить отпуска
Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК). Закон разрешает разделять остальную часть отпуска как угодно, если согласны работник и работодатель. Однако делить отпуск больше чем на три части неудобно в первую очередь для кадровика. Можете запутаться в остатках отпусков за разные периоды. Кроме того, придется заносить каждую запись об отпуске в карточку формы № Т-2, а значит, строчки быстро закончатся.
| Важная статья: «Что важно сделать сейчас, чтобы в ноябре составить график отпусков без проблем» (№ 9, 2018) |
Если запретите разделять отпуска, то ухудшите условия труда ваших работников. ГИТ может оштрафовать компанию и директора по части 1 статьи 5.27 КоАП. Согласуйте с руководством правила для разделения отпуска на части. Попросите начальников отделов, чтобы разъяснили подчиненным, что делить отпуск больше чем на три части нежелательно.
|
|
|
У бухгалтерии также возникнут претензии по расчету отпускных, если сотрудники будут делить отпуска больше чем на три части. Удобнее начислить отпускные один или два раза за период, чем подсчитывать выплаты за несколько дней отпуска в течение года. Например, работнику выгодно взять пять дней отпуска и сохранить два дня для следующего отпуска. Бухгалтерия будет недовольна, поэтому объясните сотрудникам, что за семь дней отпуска они получат больше денег.
| В личной карточке формы № Т-2 выделяйте строчки с отпусками за разные рабочие периоды цветом. Можете использовать маркеры. Для проверяющих это не нарушение, а вам будет удобнее подсчитывать остатки отпусков за каждый период работы сотрудника (образец ниже). |
Совет эксперта
| Екатерина ШЕСТАКОВА, | генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н. (Москва) | ||
| Не оформляйте работникам отпуск на выходные дни, чтобы компенсировать излишки Формально часть отпуска свыше 14 календарных дней можно делить неограниченное число раз. Например, брать по одному-два дня. Поэтому излишки отпуска часто предоставляют по выходным, чтобы сотрудник получил компенсацию. Однако у ГИТ могут возникнуть претензии. Отпуск – это вид отдыха наряду с выходными (еженедельным непрерывным отдыхом). Задача отпуска – восстановить работоспособность, снять накопленную в течение рабочего года усталость. Во время выходных сотрудник отдыхает от рабочей недели. Поэтому у отпуска и выходных разные задачи, которые нельзя достигнуть одновременно, если предоставить отпуск только по выходным. Чтобы избежать претензий ГИТ, не предоставляйте части отпуска только на выходные. Захватывайте хотя бы один рабочий день. Например, понедельник или пятницу.
| ||||
Соберите предпочтения сотрудников по отпускам
Работодателю не стоит составлять график отпусков только по своему усмотрению. Сначала узнайте пожелания работников о датах отдыха. Удобнее не собирать отдельно пожелания каждого сотрудника, а составить бланки предварительных графиков отпусков для каждого отдела или подразделения. Руководители соберут данные со своих работников и передадут в кадры.
Подготовьте приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках (образец ниже). В приказе укажите порядок сдачи проектов графиков в отдел кадров. Можете выбрать одну дату для всех подразделений или указать, когда начальник конкретного отдела должен предоставить для проверки свои пожелания по отпускам.
Скачать и распечатать образец
| Распечатайте график отпусков на бумаге, даже если ведете его в электронном виде. Инспекторы потребуют бумажный график. Кроме того, этот документ нужно передать в архив через год после того, как истечет срок его действия (ст. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). |
Предложите сотрудникам указывать в бланке предварительного графика количество дней отпуска, которые они планируют взять, и даты начала и конца отпуска (образец ниже). Так сотрудники разберутся со своими планами по количеству дней отпуска. Вы же сможете заметить их ошибки на этапе формирования графика, а не когда будете печатать приказ на отпуск в следующем году.
Скачать и распечатать образец
Унифицированная форма графика отпусков не требует подписи сотрудников. Поэтому предусмотрите графу для подписи на предварительных графиках. Подпись подтвердит, что работник ознакомлен с графиком, но это не значит, что он с ним согласен. Поэтому обозначьте место подписи словами «с графиком согласен» или «с датами отпуска согласен» (образец выше). Чтобы избежать судебных разбирательств, согласуйте с сотрудниками разделение отпуска на части (постановление Пермского краевого суда от 15.03.2018 по делу № 44а-318/2018).
Совет эксперта
| Елена КОЖЕМЯКИНА, | управляющий партнер юридической фирмы BLS (Москва) | ||
| Перепоручите начальникам отделов собирать пожелания сотрудников о датах отпуска Многие руководители отделов и подразделений не понимают важность графика отпусков. Однако именно от того, как спланировали даты отдыха, зависит загруженность сотрудников отдела и сроки сдачи проектов. Поэтому перепоручите им собирать данные об отпусках и договариваться с работниками. Тогда вы избежите конфликтов и получите графики в нужный срок. Сразу ввести идеальную систему отпусков не получится. Опыт показывает, что за два-три года сотрудники привыкают к упорядоченной работе и планированию на перспективу. Немного терпения и убеждения и компания по подготовке графика отпусков станет эффективной.
 Мы поможем в написании ваших работ! | ||||