ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Индекс документа | Дата отправки документа | Адресат документа | Краткое содержание документа (заголовок) | Исполнитель | Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел |
| 06-10/96 | 15.04.2001 | Администрация Минской области | О совместно проведении региональной конференции | Сидорова | 06-10 |
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Индекс (номер) документа | Дата поступления | Исходящий номер | Краткое содержание документа (заголовок) | Резолюция и кому направлен документ | Отметка об исполнении |
| 77/ 01-03 | 25.03.2001 | 05-16/100 | Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение» | Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001 | Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001 |
Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов более удобная форма карточная регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.
Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.
|
|
|
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Лицевая сторона
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | |||
| КОРРЕСПОНДЕНТ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| ИНДЕКС ДОКУМЕНТА | ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА | ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА | ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА | ||||||||||||||||||||||||||||||
| КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| СРОК ИСПОЛНЕНИЯ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Оборотная сторона
| ИСПОЛНИТЕЛЬ | ДАТА | ИСХОД № | ||||
| КОМУ | № ДЕЛА | |||||
| КЕМ ПОДПИСАН | ||||||
| ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ | ||||||
| РАССЫЛКА | КОЛ-ВО ЛИСТОВ | |||||
| ФОНД № | ОПИСЬ № | ДЕЛО № | ||||
Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
|
|
|
Контрольную картотеку целесообразно разделить на
33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение
(Рисунок 6.6).
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).
|
|
|
В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно – правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
|
|
|
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Контрольные вопросы к теме 6
1. Дайте определение понятия «документооборот».
2. Каковы основные этапы документооборота?
3. Какие этапы обработки проходят входящие документы?
4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов?
5. Какие документы называют исходящими?
6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации?
7. Какие документы называют внутренними?
8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами?
9. Для чего и как производится учет объема документооборота?
10. Какие виды документов подлежат регистрации?
11. Какие существуют формы регистрации документов?
12. Какие документы подлежат обязательному контролю?
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 140; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!