Общие правила регистрации документов
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:
· перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
· перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
|
|
|
· номенклатура дел.
Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:
· 06 – индекс структурного подразделения;
· 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;
· 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа.
|
|
|
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.
Формы регистрации документов и порядок их заполнения
В практической деятельности в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации: с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).
|
Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения
В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 214; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!