Понятие документирования. Его цель.
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
28)Понятие и назначение делопроизводства и документооборота.в широком смысле под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.Синонимом термина можно считать понятие «документационное обеспечение управления». Оно предполагает внедрение в документационную сферу современных информационных технологий и средств организационной и вычислительной техники, что позволяет поднять на качественно новый уровень современную организацию делопроизводства.В узком смысле «делопроизводство» можно трактовать как систему документационного обеспечения деятельности любого предприятия.Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам. В составе документирования выделяют две составляющие:документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);документирование специальных сторон управленческой деятельности.Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов
|
|
|
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации бизнес-процессов, управленческого документооборота и делопроизводства.
Цели внедрения СЭД - это улучшение управляемости всей структуры, оптимизация документопотоков и, главное, снижение временных и денежных затрат.
Технологии текстовых документов
Тенденции в области разработки и применения ИТ.
31) Внедрение новых ИТ требует проведение силами команды проекта, по крайней мере, двух принципиальных этапов: 1)предпроектного анализа деятельности предприятия, когда с помощью специалистов в предлагаемой ИС и специалистов предприятия выявляются соответствие и расхождения между системой и областью ее будущего использования. В результате обследования определяются пути устранения несоответствий на основе определения первоначальной оценки необходимых ресурсов и времени. Обследование ведется с помощью вопросов и ответов, в той или иной степени формализованных, и специальных программных средств, позволяющих описать процессы системы и предприятия и сравнить их визуально. Никаких изменений на предприятии не происходит, разве что отдельные сотрудники отвлекаются от своих прямых обязанностей, что является одновременно и достоинством, и недостатком такого подхода; 2)пробного внедрения, осуществляемого на наиболее характерном участке работы. На основании этой пробной работы определяется общая оценка будущего внедрения и принимается принципиальное решение об использовании ИС;
|
|
|
34) Под Локальной вычислительной сетью (ЛВС, LAN - Lokal Area Network) понимают совместное подключение отдельных компьютеров (рабочих станций) к каналу передачи данных. Понятие ЛВС относится к географически ограниченным реализациям, в которых несколько рабочих станций связанны друг с другом с помощью соответствующих средств коммуникаций. ЛВС включает в себя кабельную локальную сеть ЛВС или СКС, активное сетевое оборудование и компьютеры различного назначения.Назначение ЛВС.Локальные вычислительные сети за последнее пятилетие получили широкое распространение в самых различных областях науки, техники и производства.Особенно широко ЛВС применяются при разработке коллективных проектов, например программных комплексов. На базе ЛВС можно создавать системы автоматизированного проектирования. Это позволяет реализовывать новые технологии проектирования изделий машиностроения, радиоэлектроники и вычислительной техники. В условиях развития рыночной экономики появляется возможность создавать конкурентоспособную продукцию, быстро модернизировать ее, обеспечивая реализацию экономической стратегии предприятия.ЛВС позволяют также реализовывать новые информационные технологии в системах организационно-экономического управления. В учебных лабораториях университетов ЛВС позволяют повысить качество обучения и внедрять современные интеллектуальные технологии обучения 35)Задачи,решаемые ЛВС.Создание в организации локальной вычислительной сети позволяет решить следующие задачи информационного обеспечения управления: — организация одновременной работы нескольких пользователей с одними и теми же ресурсами (документами, таблицами, базами данных и пр.); — обеспечение быстрого обмена данными между пользователям сети (с помощью программ электронной почты); — создание распределенных баз данных — таких, в которых хранимая информация физически расположена не на одной, а на нескольких ЭВМ;— создание надежных архивов, к которым возможен более быстрый доступ, чем к традиционным бумажным; — повышение надежности хранения информации и ее достоверности путем обработки данных несколькими ЭВМ.
|
|
|
|
|
|
36) одним важным понятием физического уровня является способ соединения компьютеров с помощью физической среды или топология сети. Если сеть состоит всего из двух компьютеров, то они соединяются "напрямую". Такой способ соединения получил название "точка-точка" ("point-to-point").Для обеспечения связи более чем двух компьютеров может использоваться последовательность соединений типа "точка-точка".Однако такой подход требует установки на большую часть компьютеров нескольких устройств передачи данных.
В качестве альтернативного подхода возможно использование более сложных топологий, позволяющих подключить к общей среде сразу несколько компьютеров, имеющих по одному устройству передачи данных. Выделяют три базовые топологии: "Шина" ("bus"), "Кольцо" ("ring"), "Звезда"("star").Топология «Шина»Эта топология использует один передающий канал на базе коаксиального кабеля, называемый "шиной". Все сетевые компьютеры присоединяются напрямую к шине. На концах кабеля-шины устанавливаются специальные заглушки - "терминаторы" (terminator). Они необходимы для того, чтобы погасить сигнал после прохождения по шине. К недостаткам топологии "Шина" следует отнести следующее:данные, предаваемые по кабелю, доступны всем подключенным компьютерам; в случае повреждения "шины" вся сеть перестает функционировать.Топология «Кольцо».Для топологии кольцо характерно отсутствие конечных точек соединения; сеть замкнута, образуя неразрывное кольцо, по которому передаются данные. Эта топология подразумевает следующий механизм передачи: данные передаются последовательно от одного компьютера к другому, пока не достигнут компьютера-получателя. Недостатки топологии "кольцо" те же, то и у топологии "шина":общедоступность данных; неустойчивость к повреждениям кабельной системы.Топология «Звезда»В сети с топологией "звезда" все компьютеры соединены со специальным устройством, называемым сетевым концентратором или "хабом" (hub), который выполняет функции распределения данных. Прямые соединения двух компьютеров в сети отсутствуют. Благодаря этому, имеется возможность решения проблемы общедоступности данных, а также повышается устойчивость к повреждениям кабельной системы. Однако функциональность сети зависит от состояния сетевого концентратора.Физическая и логическая топологии. Физическая топология – способ физического соединения компьютеров с помощью среды передачи, например, участками кабеля. Логическая топология определяет маршруты передачи данных в сети. Во многих случаях, физическая топология однозначно определяет логическую топологию. Однако существуют такие конфигурации, в которых логическая топология отличается от физической. Например, сеть с физической топологией «звезда» может иметь логическую топологию «шина» – все зависит от того, каким образом устроен сетевой концентратор.
37)Одноранговая ЛВС.Одноранговая сеть. В такой сети нет единого центра управления взаимодействием рабочих станций и нет единого устройства для хранения данных. Сетевая операционная система распределена по всем рабочим станциям. Каждая станция сети может выполнять функции как клиента, так и сервера. Она может обслуживать запросы от других рабочих станций и направлять свои запросы на обслуживание в сеть.Пользователю сети доступны все устройства, подключенные к другим станциям (диски, принтеры).Достоинства одноранговых сетей: низкая стоимость и высокая надежность.Недостатки одноранговых сетей:зависимость эффективности работы сети от количества станций;сложность управления сетью;сложность обеспечения защиты информации;трудности обновления и изменения программного обеспечения станций.Наибольшей популярностью пользуются одноранговые сети на базе сетевых операционных систем LANtastic, NetWare Lite.
38) Сеть с выделенным сервером. В сети с выделенным сервером один из компьютеров выполняет функции хранения данных, предназначенных для использования всеми рабочими станциями, управления взаимодействием между рабочими станциями и ряд сервисных функций.Такой компьютер обычно называют сервером сети. На нем устанавливается сетевая операционная система, к нему подключаются все разделяемые внешние устройства - жесткие диски, принтеры и модемы.Взаимодействие между рабочими станциями в сети, как правило, осуществляется через сервер. Логическая организация такой сети может быть представлена топологией звезда. Роль центрального устройства выполняет сервер. В сетях с централизованным управлением существует возможность обмена информацией между рабочими станциями, минуя файл-сервер. Для этого можно использовать программу NetLink. После запуска программы на двух рабочих станциях можно передавать файлы с диска одной станции на диск другой (аналогично операции копирования файлов из одного каталога в другой с помощью программы Norton Commander).Достоинства сети с выделенным сервером:надежная система защиты информации;высокое быстродействие;отсутствие ограничений на число рабочих станций;простота управления по сравнению с одноранговыми сетями,Недостатки сети:высокая стоимость из-за выделения одного компьютера под сервер;зависимость быстродействия и надежности сети от сервера;меньшая гибкость по сравнению с одноранговой сетью.Сети с выделенным сервером являются наиболее распространенными у пользователей компьютерных сетей. Сетевые операционные системы для таких сетей - LANServer (IBM), Windows NT Server версий 3.51 и 4.0 и NetWare (Novell).
39) Сетевая операционная система -операционная система со встроенными возможностями для работы в компьютерных сетях. К таким возможностям можно отнести:поддержку сетевого оборудования;поддержку сетевых протоколов;поддержку протоколов маршрутизации;поддержку фильтрации сетевого трафика;поддержку доступа к удалённым ресурсам, таким как принтеры, диски и т. п. по сети;поддержку сетевых протоколов авторизации;наличие в системе сетевых служб позволяющией удалённым пользователям использовать ресурсы компьютераБолее эффективным представляется путь разработки операционных систем, изначально предназначенных для работы в сети. Сетевые функции у ОС такого типа глубоко встроены в основные модули системы, что обеспечивает их логическую стройность, простоту эксплуатации и модификации, а также высокую производительность. Примером такой ОС является система Windows NT фирмы Microsoft, которая за счет встроенности сетевых средств обеспечивает более высокие показатели производительности и защищенности информации по сравнению с сетевой ОС LAN Manager той же фирмы (совместная разработка с IBM), являющейся надстройкой над локальной операционной системой OS/2.
40. Internet – всемирная информационная компьютерная сеть, представляющая собой объединение множества региональных компьютерных сетей и компьютеров, обменивающих друг с другом информацией по каналам общественных телекоммуникаций (выделенным телефонным аналоговым и цифровым линиям, оптическим каналам связи и радиоканалам, в том числе спутниковым линиям связи).
Информация в Internet хранится на серверах. Серверы имеют свои адреса и управляются специализированными программами. Они позволяют пересылать почту и файлы, производить поиск в базах данных и выполнять другие задачи.
Обмен информацией между серверами сети выполняется по высокоскоростным каналам связи (выделенным телефонным линиям, оптоволоконным и спутниковым каналам связи). Доступ отдельных пользователей к информационным ресурсам Internet обычно осуществляется через провайдера или корпоративную сеть.
Провайдер - поставщик сетевых услуг – лицо или организация предоставляющие услуги по подключению к компьютерным сетям. В качестве провайдера выступает некоторая организация, имеющая модемный пул для соединения с клиентами и выхода во всемирную сеть.
Основными ячейками глобальной сети являются локальные вычислительные сети. Если некоторая локальная сеть непосредственно подключена к глобальной, то и каждая рабочая станция этой сети может быть подключена к ней.
Существуют также компьютеры, которые непосредственно подключены к глобальной сети. Они называются хост - компьютерами (host - хозяин). Хост – это любой компьютер, являющийся постоянной частью Internet, т.е. соединенный по Internet – протоколу с другим хостом, который в свою очередь, соединен с другим, и так далее.
Структура глобальной сети Internet
Для подсоединения линий связи к компьютерам используются специальные электронные устройства, которые называются сетевыми платами, сетевыми адаптерами, модемами и т.д.
Практически все услуги Internet построены на принципе клиент-сервер. Вся информация в Интернет хранится на серверах. Обмен информацией между серверами осуществляется по высокоскоростным каналам связи или магистралям. Серверы, объединенные высокоскоростными магистралями, составляют базовую часть сети Интернет.
Отдельные пользователи подключаются к сети через компьютеры местных поставщиков услуг Интернета, Internet - провайдеров (Internet Service Provider - ISP), которые имеют постоянное подключение к Интернет. Региональный провайдер, подключается к более крупному провайдеру национального масштаба, имеющего узлы в различных городах страны. Сети национальных провайдеров объединяются в сети транснациональных провайдеров или провайдеров первого уровня. Объединенные сети провайдеров первого уровня составляют глобальную сеть Internet.
Передача информации в Интернет обеспечивается благодаря тому, что каждый компьютер в сети имеет уникальный адрес (IP-адрес), а сетевые протоколы обеспечивают взаимодействие разнотипных компьютеров, работающих под управлением различных операционных систем.
В основном в Интернет используется семейство сетевых протоколов (стек) TCP/IP. На канальном и физическом уровне стек TCP/IP поддерживает технологию Ethernet, FDDI и другие технологии. Основой семейство протоколов TCP/IP является сетевой уровень, представленный протоколом IP, а также различными протоколами маршрутизации. Этот уровень обеспечивает перемещение пакетов в сети и управляет их машрутизацией. Размер пакета, параметры передачи, контроль целостности осуществляется на транспортном уровне TCP.
Прикладной уровень объединяет все службы, которые система предоставляет пользователю. К основным прикладным протоколам относятся: протокол удаленного досткпа telnet, протокол передачи файлов FTP, протокол передачи гипертекста HTTP, протоколы электронной почты: SMTP, POP, IMAP, MIME.
41. Протокол передачи данных — набор соглашений интерфейса логического уровня, которые определяют обмен данными между различными программами. Эти соглашения задают единообразный способ передачи сообщений и обработки ошибок при взаимодействии программного обеспечения разнесённой в пространстве аппаратуры, соединённой тем или иным интерфейсом.
Стандартизированный протокол передачи данных также позволяет разрабатывать интерфейсы (уже на физическом уровне), не привязанные к конкретной аппаратной платформе и производителю (например, USB, Bluetooth).
FTP (File Transfer Protocol) - протокол передачи файлов. Предназначен для передачи файлов между хостами. Один из хостов играет роль сервера, именно на нем размещаются файлы. Второй - клиента. Для передачи данных используют 20 порт, в качестве транспортного протокола TCP. Для передачи команд управления - 21 порт (протокол TCP).
TFTP (Trivial File Transfer Protocol) - простой протокол передачи файлов. Предназначен для передачи файлов по надежным каналам связи. В качестве транспорта использует UDP. Сходен по назначению с FTP. Используется, в частности, для загрузки образов IOS и конфигурационных файлов в маршрутизаторы и коммутаторы.
HTTP (HyperText Transfer Protocol) - протокол предназначен для передачи гипертекста. Гипертекст - это специальный документ, записанный на языке разметки HTML. Обозреватель Интернет, такие, как Netscape, Internet Explorer или Opera, интерпретируют этот язык и команды протокола, затем представляют все в графическом, удобочитаемом виде. Интернет своей популярностью обязан именно этому протоколу. Здесь используется клиент-серверная технология. Обозреватель Интернет - это клиент, HTTP-сервер, работающий на 80 порту - сервер, обрабатывающий запросы клиентов.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - простой протокол передачи почты, использует 25 порт для отправки сообщений электронной почты.
POP3 (Post Office Protocol) - протокол, с помощью которого клиенты забирают почту с почтового сервера, использует 110 порт.
Telnet - протокол терминальной службы, использует 23 порт. Позволяет получить доступ к консоли сервера и запускать на нем различные задачи. Протокол не обеспечивает безопасного соединения: трафик не шифруется, а пароли передаются в открытом виде. Сейчас существуют более совершенные и защищенные службы.
DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) - протокол, который позволяет динамически конфигурировать хосты, работающие по протоколу IP.
SNMP (Simple Network Management Protocol) - протокол, предназначенный для сбора информации в IP-сети и конфигурировании сетевых устройств, таких, как серверы, принтеры, концентраторы, коммутаторы и маршрутизаторы. SNMP - может быть использован для сбора статистики с сетевых устройств и направления этой информации на центральную консоль управления. Эта информация используется для наблюдения за производительностью сети и диагностики ошибок. Типичная статистическая информация может включать число пакетов или кадров, посланных или полученных за промежуток времени, а также число произошедших ошибок. SNMP может быть также использован для чтения и изменения конфигурации интерфейсов сетевых устройств, например IP-адресов.
42. Ба́ за да́ нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов),систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)
Существуют три типа базы данных: иерархические, сетевые, табличные или реляционные. Иерархические базы графически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящие из объектов различных уровней (например, иерархической БД является каталог папок Windows).
Табличные или реляционные базы представлены в виде таблиц, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть - полями, а горизонтальные строки – записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка – запись, которая хранит информацию.
Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений (сетевой базой данных является Интернет).
MSAccess– это система управления базами данных под управлением Windows.
MS Access входитвпакетMicrosoft Office.
Запуск MS Access.
Пуск àПрограммы àMicrosoftAccess
или щелкнуть по значку в панели MicrosoftOffice.
Объектом обработки MSAccess является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB
В этот файл входят основные объекты MSAccess: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Объекты MSAccess.
MSAccess работает со следующими объектами:
- таблицами
- формами
- запросами
- отчетами
Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.
Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).
Модуль – это программа, написанная на специальном языке.
Таблица является базовым объектом MSAccess. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.
Таблица – это объект предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Форма не является самостоятельным объектом MSAccess, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.
Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции.
Запрос – объект БД , позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.
Каждый объект MSAccess имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).
Поле – элемент таблицы, столбец или ячейка.
Запись – полный набор данных об определенном объекте, в режиме таблицы это строка.
С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1)оперативный режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;
2)режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.
Кроме того в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты
43. Создание таблиц в режиме конструктора
Для создания таблицы необходимо при активном окне базы данных щелкнуть по корешку "Таблицы", а затем по кнопке "Создать". Access откроет диалоговое окно с запросом о методе создания таблицы, где выберем пункт "Конструктор" и нажмем “Ok”.
Откроется окно структуры таблицы в режиме конструктора, содержащее в верхней части описание полей таблицы, а в нижней описания свойств полей, выбираемых вверху.
44.
45.
. Определение связей между таблицами в базе данных Access
Схема данных
Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
После того, как созданы таблицы БД, можно установить связи между ними, обратившись к схеме данных. Запуск схемы данных выполняется через значок "Схема данных" на панели инструментов Access.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.
Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.
Типы связей
Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.
Отношение «один-ко-многим»
Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.
Отношение «один-к-одному»
При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Отношение «многие-ко-многим»
При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.
46 Назначение, способы создания форм. Разработка форм конструктором
В работе для достижения комфортных условий удобно использовать формы, которые существенно упрощают ввод и управление данными в структуре базы. Формы используются также для обработки базы данных несколькими пользователями. Форма может служить средством защиты базы данных от действий неквалифицированных пользователей, а также ширмой заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.
В Access существует несколько способов создания форм.
Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Мастер форм - создание формы с помощью мастера (в зависимости от назначения формы Мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления).
Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм.
Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access.
Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому, содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. Формы используют те же поля, что и таблицы, поэтому связи между форматом ввода и управления данными в этом случае не нарушаются.
Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке "Формы" окна базы данных нажать кнопку "Создать". На экране появится диалоговое окно "Новая форма", в котором программа предлагает пользователю выбрать способ создания формы. Наиболее доступный способ создания формы с помощью Мастера форм. Кроме того, в поле, находящемся в нижней части окна "Новая форма", необходимо указать таблицу или запрос, на основе которых будет создана форма.
Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается.
Присоединенная форма получает данные из базового источника записей. Другие выводящиеся в форме сведения, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете формы.
Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле.
Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных.
В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.
В режиме сводной таблицы или сводной диаграммы используются следующие способы настройки формы.
Добавление, перемещение или удаление полей. В режиме сводной таблицы имеется возможность добавлять поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных, а в режиме сводной диаграммы в областях фильтра, рядов, категорий и данных. Можно также перемещать поля из одной области в другую и удалять поля из представления.
Фильтры для записей. Для применения фильтра к отображаемым данным можно добавлять или перемещать поля в область фильтра. Можно также применять фильтр к полю в области строк или столбцов.
Сортировка записей. Элементы в полях строк или столбцов можно сортировать по возрастанию и по убыванию. В режиме сводной таблицы допускается также произвольная сортировка элементов.
Группировка записей. Имеется возможность группировки элементов в полях строк или столбцов по интервалам, а также создания специальных групп.
Форматирование элементов и изменение подписей. В режиме сводной таблицы допускается изменение настроек шрифта, выравнивания, цвета фона и формата чисел. Можно также изменять подписи полей и специальных групп. В режиме сводной диаграммы имеется возможность изменить тип диаграммы, формат маркеров данных и пр.
Быстро создать форму помогают команда «Автоформа» или мастер. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.
Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.
В режиме конструктора используются следующие способы настройки формы.
Источник записей. Смена таблиц или запросов, на основе которых создаются формы.
Контроль за действиями пользователей и помощь им. Существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой.
Окно формы. Имеется возможность добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, контекстные меню и другие элементы окна формы.
Разделы. В форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати.
Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.
2. Строка командного меню. Панель инструментов. Ссылки. Цветовые выделения в текстах документов
Меню (англ. menu, фр. menu) -- элемент интерфейса пользователя, позволяющий выбрать одну (в простейшем случае) из нескольких перечисленных опций.
В современных операционных системах меню является основным элементом графического интерфейса пользователя.
Меню представляет собой набор следующих элементов:
· строка меню (англ. menu bar) -- основная часть меню, которая постоянно находится в окне приложения (реже, скрывается и появляется при определенных действиях пользователя). Данная строка является так называемым главным меню окна (англ. main menu) или меню верхнего уровня (англ. top-level menu);
· всплывающее меню (англ. popup menu) или подменю (англ. submenu). Выбор элемента главного меню обычно приводит к вызову появляющегося под главным подменю, которое в свою очередь может содержать подменю;
· пункт меню -- отдельные опции приложения.
Пункты всплывающих меню могут быть отмечены (англ. checked), при этом для идентификации того, что пункт выбран, используются либо специальные пометки (см. чекбокс (англ.) (например, в Microsoft Windows и GNOME используется значок «галочка» -- ?), либо изменения цветовой гаммы кого-либо элемента пункта меню (в основном применяется для нестандартных графических меню).
Пункты меню в главном и всплывающих меню могут быть разрешены (англ. enabled), запрещены (англ. disabled) или недоступны (англ. grayed). Иногда вместо слов «разрешено» и «запрещено» используют слова «активно» (англ. active) и «неактивно» (англ. inactive). Обычно пункты, помеченные как разрешенные или запрещенные, для пользователя выглядят одинаково, а недоступный пункт меню выводится несколько затемненным, в частности серым цветом.
Таким образом, меню образует иерархическую структуру функциональных возможностей приложения.
Создание ссылок долго считалось одним из самых важных аспектов любой эффективной кампании по оптимизации поисковых систем, и на это есть серьезные основания. Главные поисковые системы, конечно, придают некоторый вес количеству и качеству входящих ссылок, которые получает веб-сайт. Также истинно, что при наличии хороших ссылок с сайтов с высоким трафиком вы можете получить очень большое количество прямого трафика с ваших ссылок. Однако развитие оптимизации поисковых систем и поисковых алгоритмов означает, что получение ссылок с вашего веб-сайта встречает различные проблемы, когда происходит сравнение с созданием ссылок на старом сайте.
Первоначально самым распространенным из обычно используемых и потенциально самым выгодным способом построения ссылок было использование программы взаимных ссылок. Это очень простое понятие. Включая ссылку на другой сайт на вашем веб-сайте или на странице со ссылками, вы обмениваетесь ссылкой с хозяином того сайта, который и указывает ее на ваш сайт. Однако многочисленные изменения алгоритма сделали этот способ менее привлекательным способом получения ссылок. Если слишком много ссылок находится на вашей странице, вы потеряете вес и будете восприняты как ферма ссылок или спаммерский сайт.
Кроме того, поисковые системы теперь имеют тенденцию придавать
47 После создания таблицы и ввода в них данных, одними из самых важных объектов базы данных становятся "Запросы". С их помощью можно выбрать из базы данных определенную информацию и упорядочить ее для использования в отчете или для просмотра на экране в форме или таблице.
Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:
выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;
произвести вычисления в каждой из полученных записей;
сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых функций;
произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.
В зависимости от задачи, которую решает запрос, различают:
запрос на выборку;
запрос на создание таблиц;
запросы на обновление, добавление, удаление;
Среди этих трех типов особая роль отводится запросу на выборку, так как на его основе строятся запросы других видов.
Конструирование запроса
Рассмотрим основные принципы конструирования запросов.
После нажатия на кнопку "Создать" в разделе "Запросы" окна базы данных появится несколько возможностей по созданию запросов к базе данных .
создание запроса к базе данных в режиме конструктор
После выбора конструктора появляется диалоговое окно "Добавление таблицы", в котором нужно выбрать те таблицы и запросы, на основе которых будет строиться новый запрос. Выбор осуществляется выделением имени таблицы и нажатием кнопки "Добавить".
После выбора нужных таблиц, можно перейти к конст руированию самого запроса. Рассмотрим, какие возможности для этого имеет Access.
Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.
48. Для ограничания множества записей, возвращаемых в ответ на запрос в Microsoft Access, в запросе можно использовать условия отбора. Чтобы запрашивать различные записи при каждом запуске конкретного запроса, может потребоваться, чтобы запрос предлагал введение условий отбора, например "от даты" - "до даты." Запрос, предлагающий введение условий отбора, называется запросом с параметрами. В данной статье описывается создание запроса с параметрами в Microsoft Access.
Запрос с параметрами отображает свое собственное диалоговое окно, запрашивающее информацию. Возможно создание запроса, предлагающего введение лишь одной части информации, например номера детали, или более чем одной части информации, например двух дат. В этом случае Microsoft Access найдет все записи, содержащие этот номер детали, или все записи, попадающие между этими двумя датами.
Кроме того, запросы с параметрами можно использовать как основу для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запросов с параметрами возможно создание ежемесячного отчета о прибылях и убытках. При распечатывании отчета Access отображает диалоговое окно, запрашивающее месяц, который должен охватывать отчет. После введения месяца Access распечатывает соответствующий отчет.
Кроме этого, с запросами с параметрами, формами и отчетами можно делать следующее:
• Создавать пользовательские формы или диалоговые окна, запрашивающие параметры запроса (вместо использования диалогового окна запроса с параметрами), а затем отображать результаты в виде таблицы. Это называется «Запрос по форме».
• Распечатывать в заголовке отчета условия отбора, введенные для создания отчета в запрос с параметрами, чтобы из отчета можно было понять, какие значения использовались для его создания.
49. Вычисления в запросе
Access позволяет производить над полями арифметические действия и использовать большой набор встроенных функций. Вычисляемое поле запроса отображает данные, которые получены в результате группировки или вновь созданные, рассчитанные на основе значений других полей, содержащихся в запросе.
Можно использовать два способа вычисления в запросе:
1.Создание новых полей с помощью Выражений.
Для проведения вычислений со значениями одного или нескольких полей необходимо создать в запросе новое поле, которое будет заполняться значениями, полученными в результате вычислений по введенной формуле. Результаты вычислений не запоминаются в результатирующей таблице, то есть всякий раз, когда выполняется запрос, вычисления, производятся снова.
Создание вычисляемого поля:
В свободное поле запроса в строку Поле ввести имя поля и двоеточие (если имя не задано, то высветится Выражение 1).
Вест формулу вручную или воспользоваться Мастером выражений. При этом следует учитывать правила: имена полей заключаются в квадратные скобки.
2.С помощью строки в запросе Групповая операция. при использовании групповой операции следует помнить, что функция группировки осуществляется автоматически для объединения идентичных записей и исключения дублирования идентичных записей. Если в таблице имеется поле счетчика, то все записи различны и функция группировки автоматически не работает.
Задание 11
1.Сформируйте запрос по таблице Отгрузка. Вынесите в запрос поля: Номер ТТН, Код продукции, Фактическое количество.
2.На панели инструментов нажмите пиктограмму Групповые операции
В результате в бланке запроса появится новая строка с именем Групповая операция.
3.В поле Фактическое количество, в поле Групповая операция выбрать функцию Sum.
4.Запустить запрос и сохранить под именем групповая операция.
5.Откройте запрос План-заказ в режиме Конструктора.
6.Установите курсор в ячейку Поле следующего (пустого) столбца и введите следующее выражение:
Сумма отгрузки:[Фактическое количество]*[Цена продукции]
7.В строке Групповая операция, создаваемого поля, выбрать значение Выражение.
8. Запустить запрос и сохранить.
9.Создайте запрос по таблицам Заказчик, Продукция и Договора. Выберите поля № договора, Наименование заказчика, Наименование продукции, Цена продукции, количество по плану, тип платежа, Сумма оплаты (формулу напишите самостоятельно).
10. Сохраните запрос под именем Счет.
50. Создание отчета как объекта базы данных
Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Структура отчета в режиме Конструктора
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких элементов относятся:
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 121; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!