Системы автоматизации деловых процессов
Очень сложно говорить о системах данного типа, если в России не существует ясного понимания что есть, что. Единственным термином, который сейчас применяется для обозначения такого класса систем - это документооборот. В дальнейшем не хотелось бы применять этот устоявшийся термин, не отражающего реально проблему со всех сторон, так как является только составной частью класса систем автоматизации деловых процессов (в дальнейшем, АДП системы). Для того, чтобы правильно сейчас и в последующем обсуждении понимать то о чем будет говорится, необходимо сначала дать определение терминам.
Над ниже приведенными определениям работала коалиция из 30-ти производителей подобных систем.
Задачи (tasks) - это совокупность действий, направленных на достижение некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом)
Участники делового процесса (participants) - конкретные сотрудники (роли, группы), которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных условий или правил.
Инструменты (tools) -В реальной жизни информация, связанная с каждой отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП- приложением, а специализированной информационной системой. Приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются инструментами.
Процесс (process) - Собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий.
|
|
|
Деловой процесс (Business Process) - Собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.
Описание процесса (Process definition) - Формализованное описание процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и критериев которые определят начало и окончание процесса.
Действие (Activity) - Выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам формализовать деловые процессы.
Данные (Data) - Информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные. Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.)
Кроме того, системы можно подразделить по типу движения задач
Свободная
сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием, сроки, ответственные сотрудники.
|
|
|
Жесткая
перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП- приложение. Сформированное АДП- приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.
Нельзя говорить о преимущества и недостатках того или иного способа движения задач. Каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, что бы определится о том, как решать для конкретного случая проблему выбора, необходимо поговорить еще об одном важном элементе АДП- систем, как контроль исполнения.
Контроль исполнения также является интегрирующим термином. Для того, чтобы лучше понимать о чем идет речь, рассмотрим уровни контроля исполнения задания.
|
|
|
Уровни контроля исполнения задания
Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения.
Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено.
Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием.
Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.
История выполнения заданий
Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте.
Итак, обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь, можно сказать, что:
Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения.
Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute 1 Компании ВЕСТЬ-Метатехнология
Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 385; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!