ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО «Телебалт», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях ООО «Телебалт», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В ООО «Телебалт» составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел ООО «Телебалт» (приложение 16).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется, лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с секретарем ООО «Телебалт», подписывается руководителем подразделения и представляется в секретариат.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в секретариат ООО «Телебалт».
|
|
|
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется секретарями ООО «Телебалт» на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи юридического отдела и отдела организации и оплаты труда.
6.1.6. Сводная номенклатура дел ООО «Телебалт» подписывается секретарем, ответственным за ее составление, согласовывается с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда и утверждается директором ООО «Телебалт». Согласовывается номенклатура дел с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда не реже одного раза в 5 лет, если на предприятии не было структурных изменений.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения ООО «Телебалт» получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел секретариата.
Второй экземпляр используется секретарями ООО «Телебалт» в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры применяется в архиве ООО «Телебалт».
|
|
|
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры ООО «Телебалт».
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел ООО «Телебалт» являются названия структурных подразделений.
В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой ООО «Телебалт».
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ООО «Телебалт».
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО «Телебалт» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
|
|
|
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин " документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
|
|
|
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)"
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией"
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности"
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы"
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения"
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Москва) об использовании архивных документов"
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые отчеты ООО «Телебалт» о работе складского хозяйства"
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела.
В графе 5 " Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в ООО «Телебалт» возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 167; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!