Общие требования к бланкам документов и оформлению документов
2.4.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5. допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
- 20 – левое;
- 10 – правое;
- 20 – верхнее;
- 10 – нижнее.
2.4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
2.4.3. Бланки документов проектируются в соответствии с приложением 1. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
2.4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
2.4.5. Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 02. Реквизит 02 допускается располагать на уровне реквизита 01.
Реквизиты 02, 03, 04, 08, ограничительные отметки для реквизитов 05, 06, 07 в пределах границ зон расположения реквизитов располагают одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.4.6. Для ООО «Телебалт», структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:
|
|
|
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
2.4.7. Общий бланк включает реквизиты 01, 02.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 03 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 04, 08, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 13, 14.
2.4.8. Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).
2.4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
|
|
|
2.4.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Организационная структура предприятия
3.1.1. Организационная структура ООО «Телебалт» закрепляется специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке ООО «Телебалт», подписывается директором предприятия, визируется членами Совета директоров и утверждается председателем Совета директоров.
Гриф утверждения организационной структуры ООО «Телебалт» заверяется гербовой печатью.
3.1.2. Организационная структура ООО «Телебалт» состоит из двух частей:
- общезаводская организационная структура – отражает структуру ООО «Телебалт» от Совета директоров до четвертого уровня управления (отдел);
- организационные структуры подразделений второго уровня управления (Департаментов и служб, непосредственно подчиняющихся директору предприятия).
3.1.3. Общезаводская организационная структура выполняется на бланке формата А4 (210х297 мм) либо формата А3 (297х420 мм).
Организационные структуры подразделений второго уровня управления выполняются на бланках формата А4 и являются неотъемлемой частью общезаводской организационной структуры.
|
|
|
3.1.4. Все изменения и дополнения в организационную структуру ООО «Телебалт» утверждаются решением Совета директоров. При этом издается приказ директора предприятия о введении в действие вновь утвержденной организационной структуры.
При изменении или дополнении организационной структуры подразделений второго уровня управления, не повлекших за собой изменений или дополнений в общезаводской организационной структуре, издается приказ о введении изменений (дополнений) только в организационной структуре данного подразделения.
3.1.5. Организационная структура ООО «Телебалт» после утверждения размножается и распространяется среди руководителей структурных подразделений предприятия.
Оригинал утвержденной организационной структуры ООО «Телебалт» хранится в отделе организации и оплаты труда.
Штатное расписание
3.2.1. Штатное расписание ООО «Телебалт» - документ, закрепляющий должностной и численный состав работников предприятия с указанием фонда заработной платы.
3.2.2. Ответственность за разработку штатного расписания, внесение в него изменений и дополнений возлагается на отдел (бюро, группу) организации и оплаты труда.
|
|
|
Координирует работу по подготовке штатного расписания, изменений и дополнений к нему начальник Департамента управления персоналом ООО «Телебалт».
3.2.3. При оформлении штатного расписания используют следующие реквизиты:
01 – товарный знак (эмблема) предприятия;
02 – наименование предприятия;
11 – гриф утверждения документа;
13 – заголовок к тексту;
15 – текст документа;
17 – подпись;
18 – гриф согласования документа;
19 – визы согласования документа;
3.2.4. Текст штатного расписания оформляется в виде таблицы (приложение 3).
3.2.5. Штатное расписание содержит в себе следующие данные:
- наименование структурных подразделений;
- наименование должностей служащих и профессий рабочих;
- количество штатных единиц;
- размер месячного должностного оклада, тарифной ставки;
- данные о надбавках и доплатах к должностному окладу (тарифной ставке);
- месячный фонд заработной платы;
- итоговая численность работников по структурным подразделениям и в целом по предприятию.
3.2.6. Наименования самостоятельных структурных подразделений ООО «Телебалт» указываются в штатном расписании в алфавитном порядке. Наименования указываются без сокращений в единственном числе именительного падежа.
3.2.7. Наименование структурного подразделения указывается в строке-заголовке.
3.2.8. Наименования должностей (профессий) указываются в составе структурных подразделений.
Наименования должностей в структурном подразделении приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном (руководитель, заместитель руководителя, старший специалист, ведущий специалист, специалист, технический исполнитель и т. д.).
Наименования должностей должны указываться в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 с изменениями и дополнениями) и Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298, с последующими изменениями и дополнениями).
3.2.9. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «-». При этом должностной оклад (тарифная ставка) указывается по первой должности в двойном наименовании.
3.2.10. Если работник не входит в состав ни одного структурного подразделения ООО «Телебалт», его должность указывается в конце штатного расписания. Такие должности выделяются в отдельную группу «Прочий персонал».
Если в ООО «Телебалт» есть работники, которые находятся вне штата, группировка всех наименований должностей производится по принципу «штатные» и «нештатные».
3.2.11. Наименование должности в штатном расписании указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.
3.2.12. Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии.
Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75).
3.2.13. При составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления.
Заполнение всех граф штатного расписания обязательно. Если должность не предполагает никаких надбавок, доплат, то в соответствующей графе штатного расписания проставляется прочерк.
3.2.14. Проект штатного расписания разрабатывает отдел организации и оплаты труда.
3.2.15. Штатное расписание подписывает начальник отдела организации и оплаты труда.
3.2.16. Штатное расписание согласовывается управляющим по делам производства, финансовым директором (членами Совета директоров), руководителями всех самостоятельных структурных подразделений (департаментов и служб).
Согласованное в установленном порядке штатное расписание представляется на утверждение директору ООО «Телебалт».
3.2.17. В случае возникновения у визирующих замечаний по отдельным положениям штатного расписания после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи и даты) указывается:
Замечания прилагаются.
Личная подпись А. А. Савин
12.10.2003
3.2.18. Замечания к проекту штатного расписания (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом с обязательным обоснованием.
3.2.19. Замечания руководителей самостоятельных структурных подразделений, принятые отделом организации и оплаты труда, учитываются путем внесения в проект.
Возникающие в ходе разработки и неурегулированные в процессе согласования проекта штатного расписания разногласия разрешаются Советом директоров.
3.2.20. Замечания, не оформленные надлежащим образом в письменном виде, не рассматриваются.
3.2.21. Если в процессе визирования в проект штатного расписания вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.
3.2.22. Вся документация по разработке штатных расписаний (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.23. Утвержденное директором ООО «Телебалт» штатное расписание направляется по одному экземпляру:
- в отдел кадров;
- в бухгалтерию.
Первый экземпляр штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
Остальным структурным подразделениям ООО «Телебалт» при необходимости выдаются извлечения из штатного расписания.
3.2.24. Основанием для внесения изменений (дополнений) в штатное расписание является приказ директора ООО «Телебалт».
Приказ «О внесении изменений (дополнений) в штатное расписание» издается в соответствии с общими требованиями к оформлению приказов, установленными настоящим Стандартом.
3.2.25. Структурное подразделение (должностное лицо) ООО «Телебалт», являющееся инициатором изменений (дополнений) штатного расписания оформляет свои предложения в виде служебной записки на имя начальника Департамента управления персоналом, в которой должны обосновываться предлагаемые изменения (дополнения).
3.2.26. Начальник Департамента управления персоналом, получив служебную записку об изменениях (дополнениях) штатного расписания, направляет их начальнику отдела организации и оплаты труда для проведения экспертизы.
Начальник отдела организации и оплаты труда, проведя экспертизу предлагаемых изменений (дополнений) штатного расписания, дает обоснованное заключение об их организационной и экономической целесообразности.
3.2.27. На основании заключения отдела организации и оплаты труда и представления начальника Департамента управления персоналом директор ООО «Телебалт» принимает решение о разработке проекта изменений (дополнений) штатного расписания, либо об отказе в предлагаемых изменениях (дополнениях).
3.2.28. В случае принятия решения о внесении в штатное расписание изменений (дополнений) отдел организации и оплаты труда совместно с инициатором разрабатывает проект изменений (дополнений) в штатное расписание.
При разработке проекта изменений штатного расписания отделом организации и оплаты труда проверяется соответствие предлагаемых изменений нормативам формирования подразделений, численности работающих и организации труда.
3.2.29.Проект изменений (дополнений) в штатное расписание подписывается начальником отдела организации и оплаты труда.
3.2.30. Проект изменений (дополнений) штатного расписания согласовывается руководителями структурных подразделений, затрагиваемых вносимыми изменениями (дополнениями), руководителями департаментов (служб), в которые эти подразделения входят, а также управляющим по делам производства, финансовым директором и начальником Департамента управления персоналом.
Согласованные изменения (дополнения) штатного расписания представляется на утверждение директору ООО «Телебалт».
3.2.31. Вся документация по разработке изменений (дополнений) штатного расписания (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.32. Утвержденные директором ООО «Телебалт» изменения (дополнения) штатного расписания направляются по одному экземпляру:
- в отдел кадров;
- в бухгалтерию.
Первый экземпляр изменений (дополнений) штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
3.2.33. Все разногласия, возникающие и неурегулированные в ходе разработки и согласования изменений (дополнений) штатного расписания, разрешаются Советом директоров.
3.2.34. В случае изменения штатного расписания прежние наименования структурных подразделений, наименования должностей, их количество, размеры должностных окладов и пр. перечеркивают одной линией и рядом вносят новые с указанием номера и даты соответствующего приказа.
К штатному расписанию прикладывают справку «Учет изменений», где указывают номер приказа, дату его подписания, краткое содержание организационно-штатного мероприятия и изменения численности. Справка составляется отделом организации и оплаты труда и оформляется по форме, установленной на предприятии.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 168; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!