В день проведения Конференции
Все должно пройти хорошо, если все было точно спланировано Вам потребуется (и вы заслуживаете) немного удачи для того, чтобы все прошло великолепно! Проведите день с ораторами и основными участниками. Оставьте приготовление конференц-зала на администрацию - они должны быть в состоянии следить за тем чтобы все шло как надо.
После Конференции
Продолжайте делать все так же профессионально, как и в процессе планирования и проведения конференции:
- Поблагодарите выступавших, организаторов места встречи и всех представителей прессы.
- Доведите до конца все занятия и планы, которые были обсуждены.
- Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что произошло. Что может быть сделано лучше в следующий раз?"
- Определение целей и задач.
- Оформление заявки на участие в выставке (На сайте выставки в разделе "Участникам" или "Условия участия и документы" публикуются специальные формы, по которым, предварительно, заполнив их, заказывается та или иная услуга).
- Подписание договора с организаторами выставки (В некоторых случаях Договор считается заключенным с момента получения Организатором Заявки на участие в выставке при условии, если Организатором был выставлен Экспоненту счет в соответствии с условиями оплаты, указанными в Заявке на участие в выставке).
- Резервирование и оплата выставочной площади.
- Схема стенда и расположение демонстрируемых образцов товара (Ваш выставочный стенд должен быть грамотно продуман. Демонстрируемые образцы, необходимо определить заранее. Выяснить их точное количество и наличие на складе. Затем составить список с точными габаритами и весом каждого выставочного образца).
- Формирование ТЗ (Технического задания) на строительство выставочного стенда.
- Сотрудничество с компанией-застройщиком (согласование сметы, утверждение дизайна) (С особым вниманием нужно отнестись к застройке стенда и оформлению выставочной площади. С этой работой справятся специально обученные люди, компании-застройщики, которые в своем штате имеют профессиональных дизайнеров и художников. В существующих условиях компании-застройщики предлагают различные решения по застройке выставочного стенда).
- Организация транспортировки оборудования.
- Заказ дополнительно оборудования на стенд (электричество, воздуховоды, мебель) (Дополнительное оборудование заказывается только в том случае, если вы выбрали стандартно оборудованную площадь. Оборудованная площадь представляет собой выставочный модуль, собранный из стеновых панелей, фризовая надпись, ковролин, светильник СПОТ, розетка 220 и корзина для бумаг. Все оборудование сдается во временное пользование. Отнеситесь серьезно к плану застройки вашего стенда - потому что организатор выставки вправе соорудить стенд по своему усмотрению, если экспонент не предоставил в указанный срок план стенда. Перепланировка выставочного стенда будет осуществляется за ваш счёт в размере 60% от стоимости оборудования на день оплаты).
- Изготовление полиграфических и рекламных материалов.
- Изготовление визиток и бэйджей для сотрудников компании.
- Составление опросного листа для посетителей (Опросные листы, необходимы на каждой выставке, но многие менеджеры, как и посетители негативно относятся к заполнению всякого рода анкет и опросных листов. Тем не менее, они необходимы, поэтому используйте маленькие хитрости. Во-первых, вопросов должно быть немного, не более 5-6 вопросов. Во-вторых, не обязательно говорить собеседнику, что сейчас произойдет опрос. Пять вопросов, вы можете легко запомнить и просто "вклинивать их в общую беседу", предварительно попросив разрешения делать пометки в блокнот в ходе разговора, под предлогом ничего не забыть).
- Организация работы персонала на выставке.
- Работы по монтажу-демонтажу.
- Контроль отгрузки.
- Составление общего бюджета выставки.
- Поствыставочная работа (Главная цель выставки - контакты. Что бы выжать максимум из тех средств и сил, которые вы вложили, необходимо в течение первой недели, после окончания выставки обработать все контакты. Этот этап один из самых главных).
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 271; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!