Технология рационального проведения совещаний и ведения переговоров.
Существует разные типы совещаний, каждый из которых имеет свои особенности и свои задачи:
1. Информационное совещание – совещание, которое посвящено инструктажу сотрудников организации с целью понимания каждым своей задачи при выполнении миссии или определения политики фирмы.
2. Консультация собирается для конструктивного обмена информацией, не имея цель принятия решения.
3. Совет объединяет людей равных по статусу, обладающими равноценными профессиональными знаниями и квалификацией для обсуждения деловых вопросов.
4. Комитет – совещание, на котором представители различных интересов общаются на равных основаниях для выработки решения по вопросам, представляющим взаимный интерес.
5. Переговоры – совещание представителей различных интересов, при котором решения принимаются на основе договоренности, а не голосования. Проводить совещание целесообразно только в том случае, если возникает крайняя необходимость обменяться информацией, мнениями, проанализировать сложные ситуации, принять решения покомплексным вопросам.
Совещание также необходимо и в случае, когда существует уверенность в том, что коллективная работа будет в несколько раз эффективнее, чем работа в одиночку. Приглашать на совещания нужно лишь сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к теме совещания, тех, кто обладает соответствующими специальными знаниями, будущих ответственных исполнителей решений, а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы и вести конференции.
|
|
|
Не менее важный принцип рационального совещания – разумное назначение даты и времени его проведения, при определении которых необходимо учитывать их приемлемость для участников и возможность подготовиться к назначенной дате.
Выбор помещения, в котором планируется совещание, является неотъемлемой составляющей его успешного проведения. Аудитория должна быть приспособлена и иметь максимально комфортные условия для такого рода мероприятий. В частности, не должно возникать проблем относительно организационных средств, без которых совещание может просто не состояться.
На этапе подготовке важным является точное определение цели совещания и повестки дня. Повестку дня следует составлять регламентировано, то есть, с указанием времени, отводимого на обсуждение каждого вопроса.
Показательным моментом, формирующим имидж, является составление и сроки рассылки приглашения на предстоящее совещание. Рассылать приглашения следует не позднее, чем за неделю до указанного в нем срока совещания. При составлении текста приглашения необходимо четко сформулировать тему и цели заседания с указанием отведенного времени в часах.
|
|
|
Это даст возможность отдельным участникам по желанию участвовать лишь на обсуждение конкретного вопроса, согласно повестке. Начинать совещание следует в назначенное время. Это свидетельствует как об уважительном отношении к явившимся вовремя участникам, так и способствует формированию положительного имиджа пунктуального руководителя, который проводит данное совещание.
На этапе завершения совещания следует четко сформулировать и огласить принятые в его ходе решения и согласованные меры. Данная процедура позволяет заручиться согласием участников и исключить возможные недоразумения. После чего необходимо подвести итоги, сделать выводы и что не менее важно, сформулировать задачу каждого участника совещания на предмет выполнения конкретных поручений.
Завершать совещание следует точно в назначенное время и, обязательно на конструктивной ноте, выразив позитивный настрой. Рациональное проведение совещаний не заканчивается на подведении его итогов. После его завершения обязательным является осуществление анализа подготовки, проведения и подведения итогов совещания.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 1673; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!