Порядок снятия документов с контроля
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров БашГУ является документ – ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
VI. Документальный фонд БашГУ
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив общего отдела БашГУ в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами Росархива, Управления по делам архивов РБ, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству БашГУ.
Документальный фонд БашГУ – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд БашГУ составляют документы, созданные в БашГУ и полученные в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Основой формирования документального фонда БашГУ является номенклатура дел.
|
|
|
Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом БашГУ, положениями о БашГУ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнями документов с указанием сроков их хранения, утвержденными Росархивом, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности БашГУ, их виды, состав и содержание.
В БашГУ составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 21) и сводная номенклатура дел БашГУ (Приложение № 22).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 01 декабря текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел.
|
|
|
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить для согласования в общий отдел БашГУ.
Сводная номенклатура дел БашГУ составляется общим отделом БашГУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Государственного казенного учреждения Национальный архив Республики Башкортостан.
Сводная номенклатура дел БашГУ подписывается начальником общего отдела и заведующим архивом.
Один раз в 5 лет (если не было коренных изменений в функциях и структуре БашГУ) сводная номенклатура дел БашГУ согласовывается Экспертной проверочной комиссией (далее именуется – ЭПК) Управления по делам архивов РБ и утверждается (не позднее конца текущего года) ректором БашГУ.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел общего отдела.
Второй утвержденный экземпляр используется в общем отделе в качестве рабочего.
Третий утвержденный экземпляр применяется в архиве БашГУ.
|
|
|
Четвертый утвержденный экземпляр – в ГКУ Национальный архив Республики Башкортостан, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется общим отделом, утверждается ректором БашГУ и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение пяти лет после согласования номенклатуры ЭПК Управления по делам архивов РБ сводная номенклатура печатается в двух экземплярах (первый – рабочий экземпляр для общего отдела, второй – для архива БашГУ).
Названиями разделов номенклатуры дел БашГУ являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой БашГУ.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы БашГУ.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в БашГУ цифрового обозначения структурного подразделения (Приложение № 23) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
|
|
|
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название БашГУ или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, справки и т.д.). Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Научно-исследовательского центра (планы, списки, доклады, информации.)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка с военными комиссариатами г. Уфы о постановке на воинский учет сотрудников организации.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
Переписка по вопросам учебной деятельности БашГУ.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
Переписка с Министерством образования и науки Российской Федерации по вопросам деятельности БашГУ.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
Годовой план работы факультета философии и социологии БашГУ.
Годовой бухгалтерский отчет о деятельности БашГУ.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов РБ.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
Если в течение года в БашГУ возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
Порядок формирования дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в БашГУ формируются в структурных подразделениях.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться исполнителем лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляет общий отдел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
− помещать в дело только исполненные и оформленные в установленном порядке документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
− группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы (учебы) лица в БашГУ;
− документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
− включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
− раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
− помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
− в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
− по объему дело не должно превышать 250 листов, по толщине не более 4 см(толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см);
− при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.;
− приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
− приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.);
− лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств;
− протоколы заседаний Ученого Совета БашГУ группируются в два дела: протоколы и решения Совета и документы и приложения к заседаниям Совета. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения, до передачи в архив БашГУ или на уничтожение, хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:
· создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
· размещение дел;
· проверка наличия и состояния документов и дел;
· соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Дела документального фонда БашГУ, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей дел в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника общего отдела, при реорганизации и ликвидации БашГУ или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение № 23).
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника общего отдела. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение № 25), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям копии из дел выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора БашГУ по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель (Приложение № 25), с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора БашГУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (Приложение № 27).
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 534; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!