Докладная, служебная, объяснительная записки
Докладную, служебную, объяснительную записки относят к разряду внутренней переписки.
Докладная записка– документ, адресованный руководителю БашГУ, может содержать изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка должна содержать реквизиты: адресат, наименование должностного лица, написавшего ее, наименование структурного подразделения, дату написания, тему. Текст докладной записки состоит из двух смысловых частей:
- во вводной части излагаются причины, факты и события, послужившие поводом для написания;
- вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.
При представлении информации об исполнении какого-либо документа делается ссылка на № и дату этого документа. По результатам рассмотрения докладной записки на документе проставляется резолюция.
Служебная записка– документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника или записка о выполнении какой-либо работы. Текст служебной записки состоит из двух смысловых частей:
- в первой части приводится обоснование, то есть излагаются причины составления служебной записки;
- во второй части переходят к предложениям, заявкам, просьбам и т.д.
Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресована служебная записка, указываются в дательном падеже. Текст начинается с обращения к должностному лицу. К служебной записке прилагаются подлинники всех документов, отраженных в ее содержании в хронологической последовательности. Служебная записка на имя ректора визируется руководителем структурного подразделения и курирующим проректором. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью.
|
|
|
(в ред. приказа БашГУ от 05.10.2017 г. № 1286)
Объяснительная записка– документ, объясняющий причины какого-либо происшествия (действия, факта), составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух смысловых частей:
- в первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию,
- во второй – приводятся причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или произошедшие события.
Докладные, служебные, объяснительные записки, адресованные ректору БашГУ, передаются в общий отделдля регистрации и передачи на рассмотрение.
В соответствии с резолюцией лица, рассмотревшего документ, докладная, служебная, объяснительная записки направляются общим отделом на исполнение.
Образец служебной записки приведен в Приложении № 19.
IV. Организация документооборота
Движение документов в БашГУ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота – число документов, поступивших в БашГУ и созданных им за определенный период.
|
|
|
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в БашГУ, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
Организация доставки документов в БашГУ
Доставка документов в БашГУ осуществляется по каналам электрической связи и средствами почтовой связи.
С помощью почтовой связи в БашГУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, а также печатные издания.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.
При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.
Документы, поступившие в БашГУ в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.
|
|
|
Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если:
- адрес отправителя указан только на конверте;
- дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;
- конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Работа с телеграммами
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с «Правилами оказания услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов.
Телеграммы печатаются и подписываются ректором БашГУ, заверяются гербовой печатью.
Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.
|
|
|
Структурные подразделения БашГУ по письменному разрешению главного бухгалтера (кроме телеграмм, подписанных ректором) самостоятельно занимаются отправкой телеграмм.
Работа с факсограммами
Факсограммы, поступающие в адрес БашГУ, принимаются по факсу общего отдела.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией, а также следующими требованиями:
- ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководством этих подразделений.
Работа с телефонограммами
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Работа с электронным письмом
Электронное сообщение – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).
Сообщения, поступающие в адрес БашГУ по электронной почте, принимаются в общем отделе на электронный адрес: rector@bsunet.ru.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 577; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!