Регистрация поступающих документов
Документы, поступающие в БашГУ, регистрируются в день поступления в общем отделе.
Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты), унифицированные формы и бланки документов и др.
На всех входящих документах и приложениях к ним в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указаниемпорядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления документа.
Не вскрывается в общем отделе личная корреспонденция.
Обо всех поступивших документах необходимо докладывать ректору в день их поступления.
Документы, адресованные ректору БашГУ, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматривают в общем отделе, а затем направляют ректору или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводят с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения ректором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляют, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в БашГУ распределения обязанностей.
|
|
|
Без предварительного рассмотрения передают по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в общем отделе (за несвоевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр).
Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и от физических лиц.
Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года.
Все документы, поступающие в БашГУ, после регистрации должны быть направлены ректору для рассмотрения, указания исполнителя, постановки на контроль.
|
|
|
Указания ректора, проректоров по исполнению документов, как правило, содержат следующие реквизиты:
- Ф.И.О. должностного лица БашГУ;
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- подпись;
- дата.
Рассмотренные ректором документы возвращают в общий отдел, где в журнал «Входящая корреспонденция» вносят фамилию исполнителя, а документ передают на исполнение.
Получив документы на исполнение, работник БашГУ должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
Документ, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получают лица, ответственные за исполнение документа и организовывают в указанный срок его исполнение.
Работник БашГУ обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения.
Передача зарегистрированного документа от одного исполнителя к другому производится через приемные структурных подразделений.
После решения поставленных в документе вопросов исполнитель обязан отчитаться руководителю об исполнении.
Движение документов в БашГУ должно быть управляемым и оперативным.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов – документ кратчайшим путем попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;
- распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Оригиналы писем от вышестоящих организаций, органов власти хранятся в общем отделе.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 646; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!