Управленческие решения и ответственность
Глава 6
Реализация решений
Организация и контроль исполнения решений
При исследовании процессов принятия решений как в теории, так и в практике менеджмента, основное внимание до последнего времени уделялось стадии разработки альтернатив решения и вопросам, связанным с нахождением оптимального варианта. Считалось даже, что именно выработка решения занимает большую часть времени и средств, отводимых для решения возникшей проблемы.
Практика управления, однако, свидетельствует о другом. Именно реализация решений, будучи наиболее сложным, трудоемким и длительным этапом ППР, поглощающим основную часть времени и ресурсов, является одновременно и самым слабым звеном в процессе управленческой деятельности.
Наблюдающийся в настоящее время в практике менеджмента разрыв между принятием управленческого решения и его реализацией, выражающийся как в затягивании сроков осуществления, так и в недостаточной эффективности реализованных решений, является во многом следствием недостаточного внимания менеджеров к такой важнейшей сфере своей работы, как личное распорядительство.
Дело в том, что ни одно, даже самое замечательное решение, не реализуется автоматически, для его осуществления необходимо прилагать определенные усилия,
109
организовывать выполнение. Поэтому одной из основных функций менеджмента является руководство (лидерство), суть которого составляет личное распорядительство. Составляющие руководства - распорядительство и власть. Власть в организации выражается в реальной возможности единолично принимать окончательные решения, а распорядительство — в организации и контроле его выполнения, т.е. в распределении ресурсов, подборе и расстановке исполнителей, способных самостоятельно выполнять распоряжения, и создании эффективных стимулов для исполнения.
|
|
Как уже отмечено выше, в условиях современного управления в связи с участием большого число специалистов в процессе разработки и принятия решений они приобретают все более коллегиальный характер. Это дает основание предполагать, что должно меняться соотношение усилий менеджеров, затрачиваемых на принятие решений и на организацию и контроль их выполнения. Центр тяжести в деятельности руководителя постепенно перемещается из сферы выработки решений в сферу организации и контроля их выполнения, а также поддержания непрерывности и стабильности всего процесса подготовки, принятия и реализации решений. Это, однако, нисколько не снижает, а, напротив, повышает ответственность менеджеров, а следовательно, и их роль в организации.
|
|
Итак, для успешной реализации принимаемых решений организация должна иметь механизм их осуществления. Сложность организации осуществления решении заключается в необходимости координировать множество взаимосвязанных, одновременно выполняемых управленческих решений, находящихся на различных стадиях реализации. Стадия реализации управленческого решения состоит из следующих процедур:
• разработка плана реализации решения;
• управление реализацией;
• контроль выполнения решения;
• оценка результатов реализации.
110
Рассматривая содержание каждой из перечисленных выше процедур, можно определить следующие основные задачи организационного механизма реализации управленческих решений.
1. Разработка плана реализации решения
1.1. Определение комплекса необходимых работ.
1.2. Определение необходимого объема ресурсов
1.3. Определение числа исполнителей.
1.4. Распределение работ, ресурсов и исполнителей по объектам, задачам и срокам.
2. Управление реализацией решения
2.1 Проведение инструктивно-методических мероприятий с исполнителями.
2.2. Личное распорядительство в ходе выполнения решений.
|
|
2.3. Оказание помощи исполнителям в случае воз-
никновения трудностей.
3. Контроль выполнения решения
3.1. Контроль за соблюдением основных характеристик реализуемого решения.
3.2. Кот роль за соблюдением сроков реализации.
3.3. Контроль за состоянием проблемной ситуации.
3.4. Выявление причин отклонений в ходе реализации решения.
3.5. Внесение (в случае необходимости) изменений в программу реализации решения.
4. Оценка результатов реализации
4.1. Периодическая оценка фактической эффективности решения
4.2. Прогнозирование окончания срока эффективного действия решения.
4.3. Определение необходимости в корректировке действующего или принятии нового решении
4.4. Накопление, систематизация опыта и разработка алгоритмов реализации стандартных решений.
Модель процесса реализации управленческих решений представлена на рис. 9.
111
3.5
34
3 3
3.2
Рис. 9. Модель реализации управленческих решений
Управленческие решения и ответственность
Один из главных вопросов при принятии управленческих решений — вопрос об ответственности руководителя, которая возникает в случае причинения вреда организации или элементам ее внешней среды. Ответственность за результаты принятого решения и его исполнения (или неисполнения) весьма важный фактор управленческой деятельности, поэтому менеджер в процессе разработки управленческого решения должен оцепить возможную меру ответственности в случае выбора
|
|
112
каждой из возможных альтернатив. Для этого необходимо прежде всего определить вид ответственности и степень, в которой менеджеры ответственны перед другими людьми или группами как внутри организаций, так и вне их.
Под ответственностью будем понимать принуждение к соблюдению и исполнению определенных требований, норм и правил.
Такие требования и нормы могут быть выработаны и установлены:
• государством (законом) и тогда речь идет о юридической ответственности',
• руководством определенной организации — в этом случае ответственность можно определить как административную,
• гражданским обществом -- ответственность является социальной',
• группой людей в процессе межличностного общения - такая ответственность называется моральной.
Чтобы выяснить, перед кем ответствен руководитель, необходимо знать кому и как он подотчетен. Подотчетность это способ осуществления ответственности. Подотчетность определяется видом, методами и процедурами контроля, под которым находятся менеджер и его решения.
Рассмотренным видам ответственности соответствуют определенные механизмы контроля, что наглядно отражено ниже:
Вид ответственности Механизм контроля
Юридическая Судебная система
а) уголовная
б) гражданская
Административная Иерархический контроль
а)дисциплинарная
б) материальная
Социальная Общественное мнение
Моральная Корпоративная культура
113
В зависимости от исторических, социальных и национально-культурных особенностей страны данные виды ответственности имеют различную значимость. В современных российских условиях (в которых уместнее говорить не об ответственности, а о безответственности) в силу гипертрофированной роли государства на протяжении столетий во всех сферах деятельности людей, бюрократического характера власти, несформированности гражданского общества и общественного мнения социальная ответственность фактически не действует и наиболее значимы административная и юридическая ответственность. Что же касается моральной ответственности, то в обществе, переживающем системный кризис и резкую смену ценностей, она неизбежно ослабевает.
Юридическая ответственность может иметь уголовный и гражданский характер.
Уголовная ответственность возникает в случае совершения преступления и заключается в применении к виновному государственного принуждения в виде наказания, определяемого приговором суда.
Гражданская ответственность возникает в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств и заключается в применении к правонарушителю установленных законом или договором мер воздействия, влекущим для него экономически невыгодные последствия имущественного характера: компенсация убытков, уплата неустойки (штрафа, пени), возмещение вреда.
Условиями возникновения юридической ответственности являются:
• совершение противоправного действия (бездействия);
• наличие вреда;
• причинно-следственная связь между противоправным действием (бездействием) и вредом;
• доказанная вина причинителя вреда. Основной метод обеспечения юридической ответственности — право обращения в суд в связи с решениями
114
и действиями руководителей (должностных лиц). Система подотчетности судам действует на грех основных уровнях:
1) решение может быть обжаловано потому, что закон или указ, на котором оно было основано, признан нарушающим Конституцию;
2) суды имеют право определять, соответствует ли закону конкретное решение;
3) суды могут выносить решения о мерах наказания в отношении должностных лип, нарушивших закон.
Любое должностное лицо, которое выходит за рамки своих полномочий, может быть сочтено персонально ответственным за свои действия.
Необходимо, однако, учитывать, что в качестве процедуры осуществления ответственности механизм судебного контроля страдает серьезными недостатками. Основные из них:
• Отсутствие ответственности за бездействие. Судебный надзор относится, как правило, только к совершенным действиям, но не к бездействию. Он применяется в основном для того, чтобы пресекать злоупотребления властью, а не принуждать к ее осуществлению, и, следовательно, редко направлен на то, чтобы заставить руководителя на деле соблюдать законы.
• Медлительность. Судебная процедура слишком медлительна, а объем административных решений настолько огромен, что подвергнуть судебному контролю даже малую их часть о тачало бы остановить весь процесс управления.
• Высокие издержки. Судебные издержки и гонорары адвокатов довольно высоки и никто не может заранее сказать, как долго будет рассматриваться дело и каким будет его исход. В результате «простой человек» часто страдает от бюрократического произвола, а законность в его глазах выглядит жалкой пародией.
115
• Рассмотрение технических вопросов. Многие решения носят технический характер и разрабатываются специалистами. Поэтому судьи, не являясь в таких делах профессионалами, вынуждены вызывать экспертов. В таких ситуациях одна группа специалистов будет говорить одно, другая — другое, а суд должен решить, кто из них лучше разбирается в данном вопросе.
Сказанного достаточно, чтобы показать, что судебные методы контроля могут охватывать лишь крайне незначительную часть управленческих решений, преимущественно административного характера.
Наиболее распространенным видом ответственности руководителей является административная ответственность, средством реализации которой служит механизм иерархического контроля. Ответственность и подотчетность в организации невозможны без авторитета, выраженного в праве руководить. Это право осуществляется с помощью скалярной цепи - канала отдачи команд, идущих сверху вниз, и обратного канала ответственности и подотчетности, идущего снизу вверх. Если высший руководитель организации может назначать и отстранять своих заместителей, те — своих подчиненных и так далее, то таким образом каждый менеджер в организации является ответственным и подотчетным перед каждым вышестоящим уровнем иерархии и механизм иерархического контроля становится всеобъемлющим. Тем, кто «внизу», всегда придется осуществлять принятые на вышестоящем уровне решения под угрозой санкций или отставки и держать ответ перед руководством за свои решения.
Административная ответственность в зависимости от вида санкций может быть дисциплинарной и материальной.
• Дисциплинарная ответственность — форма воздействия, использующая дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, перевод на низшую должность, увольнение.
116
• Материальная ответственность -- обязанность сотрудника возместить организации, в которой он работает, имущественный ущерб, причиненный по его вине.
Однако и механизм иерархического контроля имеет определенные ограничения.
Масштаб организации и объем решаемых проблем. В достаточно крупной организации чем выше поднимается менеджер по иерархической лестнице, тем меньше времени у него остается для хотя бы общего контроля решений своих подчиненных. Кроме того, современная организация предполагает глубокую специализацию. Руководитель же всегда вынужден обобщать и тем больше, чем выше его статус в иерархии. Таким образом, очень часто руководитель не обладает знанием проблемы, достаточным для самостоятельного анализа предложенного специалистами решения, даже если бы он обладал временем.
По этим же причинам многие управленческие решения инициируются более низкими звеньями. В значительной степени на высших уровнях иерархии принятие руководителем рекомендаций своих сотрудников основано на доверии к подчиненным. «Немалая часть функций руководителя состоит в том, чтобы придавать официальный статус решениям подчиненных»1.
Еще одним ограничителем механизмов иерархического контроля как средства обеспечения ответственности является отождествление руководителя со своим структурным подразделением. Менеджер встает на точку зрения своих подчиненных и, как правило, пытается защитить их от критики извне: ведь это «его» организационная единица, ее сотрудники -- «его» сотрудники и он не может играть роль независимого контролера. Действительно, иерархический контроль ставит перед руководителем серьезную дилемму. Если менеджер не отождествляет себя со своими подчиненными и придерживается независимой точки зрения, то вряд ли он сможет
' Саймон Г. И др. Менеджмент в организациях Сокр. пер. с англ. — М. Экономика, 1995. - С 296.
117
обеспечить их подчинение и добиться согласия с ценностями, лежащими в основе принимаемых решений. Если же он отождествляет себя с подчиненными, то разделяет и свойственные им ценности, а следовательно, не сможет эффективно контролировать принимаемые ими решения.
Недостатки процессов коммуникации. Довольно частые сбои в процессе обмена информацией также являются ограничителем механизма иерархического контроля. Если исполнители недостаточно информированы о том, что думают их высшие менеджеры, то и руководство мало знает о подлинных настроениях и мыслях подчиненных. Если о мотивах и целях принятия решений вовремя не сообщается, если информация фильтруется или искажается в процессе коммуникации, то в той же степени перестает действовать и иерархический контроль.
Кроме рассмотренных выше формальных видов ответственности руководитель несет за свои решения еще и неформальную — моральную ответственность — необходимость следовать нормам человеческих отношений, механизмом реализации которой является корпоративная культура.
Под корпоративной культурой понимается вся совокупность групповых ценностей, норм поведения и способов деятельности, разделяемых членами организации. Организация, существующая достаточно долго, формирует в себе определенную культуру. В соответствии с ней развивается комплекс правил и традиций, которые соединяют прошлое и настоящее, нынешние решения согласуются с прошлыми, а прошлые и нынешние -- с будущими.
В организации действуют довольно мощные психологические факторы, обеспечивающие соответствие принимаемых решений организационной культуре, ее ценностям, традициям, нормам поведения. Если принятое решение выпадает из этой культуры, то ставит под сомнение авторитет руководителя и требует от него трудных и болезненных объяснений.
118
Таким образом, устанавливая неписаные правила, корпоративная культура ограничивает принимаемые решения еще и определенным кругом моральных принципов, норм и традиций и тем самым заполняет бреши, неизбежно оставляемые механизмами формального контроля.
Оценка эффективности решений
Повышение эффективности управления практически тождественно росту эффективности управленческих решений на всех уровнях иерархии, так как принятие решений представляет собой основной инструмент управляющего воздействия; именно в разработке, принятии, организации и контроле выполнения решений заключается деятельность как отдельных менеджеров, так и аппарата управления в целом. Вместе с тем задача определения эффективности управленческих решений относится к числу наиболее сложных и спорных проблем управления и потому полностью еще не решена. В дальнейшем изучении нуждаются такие вопросы, как показатели эффективности и факторы, влияющие на эффективность управленческих решений. Прежде всего рассмотрим понятие «эффективность управленческого решения» в системе близких по смыслу категорий «эффективность управления» и «эффективность управленческого труда».
Обычно эффективность системы управления определяется через результаты функционирования управляемого объекта, а они в свою очередь — по степени достижения поставленной цели. При таких условиях оценка уровня управления организацией осуществляется на основе таких показателей, как объем производства товаров или услуг, объем продаж, полученная прибыль, производительность труда, уровень рентабельности и т.п. Однако такой метод при всей его логической обоснованности и простоте имеет и серьезные недостатки. Во-первых, эффективность управления отождествляется с эффективностью производства. Между тем одинаковые технико-экономические результаты могут быть достигнуты
119
при разных уровнях организации управления, поэтому оценить указанным способом эффективность каждой конкретной системы управления и, тем более, ее подразделений и отдельных работников не представляется возможным. Во-вторых, при таком подходе не принимается во внимание фактор времени _— определенный временной лаг между управляющим воздействием и его результатом (решение может быть принято одним руководителем, а его положительный результат, проявившийся через некоторое время, будет использован другим).
Что же касается эффективности управленческого труда, то трудности точного определения его непосредственных результатов привели к появлению оценок его эффективности, основанных на использовании преимущественно косвенных характеристик. В этом случае система оценок содержит такие показатели, как количество обрабатываемых документов в единицу времени, объем информации и скорость передачи данных, удельный вес управленческого персонала, масштаб контроля и т.п. Такие показатели характеризуют скорее уровень организации труда в аппарате управления, нежели его эффективность.
При оценке непосредственных результатов деятельности управляющей системы необходимо исходить из того, что управление может рассматриваться как своеобразное производство, продуктом труда в котором является управленческое решение. Поэтому вполне обоснованно считать, что эффективность принимаемых решений может служить средством измерения эффективности деятельности всего аппарата управления. Таким образом, оценивая эффективность принимаемых решений, можно следить за эффективностью управляющей системы.
Понятие эффективности управленческого решения (в отличие от его качества) не может быть рассмотрено изолированно от его реализации. Дело в том, что эффективность решения заключается не столько в ею абсолютной правильности, сколько в том, что будучи последовательно и в срок реализовано, оно, благодаря своей правильности, достигнет поставленной цели. Следо-
120
вательно, эффективность управленческих решении обусловливается как качеством самих решений, как и качеством их осуществления. Между тем, как свидетельствует практика управления, далеко не все принимаемые решения реализуются в заданные сроки (по некоторым данным их удельный вес в общем числе принятых составляет около 30%). Кроме того, часть реализованных решений не дает ожидаемого результата, т.е. оказывается недостаточно эффективной. Экспертные оценки самих руководителей свидетельствуют, что таких решений в их практике не менее 25%. Каковы же наиболее существенные причины этого явления? Конечно, это как дефекты самого решения, вызываемые неполнотой, информации, некомпетентностью ЛПР или недостатком времени для тщательной разработки альтернатив, так и плохая организация его выполнения и прежде всего несогласованность и отсутствие контроля.
Эффективность управленческих решений определяется, как уже отмечено выше, действием множества факторов технического, организационного, экономического и социально-психологического характера, влияние которых неоднозначно и проявляется на разных стадиях процесса разработки и реализации решений. Но в целом можно считать, что основными из них являются:
• компетентность и опыт работы принимающего решения;
• степень информированности ЛПР;
• уровень коллегиатьносги в процессе разработки решения;
• удельный вес контролируемых решений;
• степень непосредственного участия руководителей и специалистов, разрабатывавших решение, в его реализации;
• мотивация исполнителей;
• характер и степень ответственности руководителей за результаты решения
Схема влияния перечисленных выше факторов на эффективность управленческих решений приведена на рис. 10.
121
Рис 10, Основные факторы повышения эффективности управленческих решений
122
Поскольку одни и те же цели могут быть достигнуты при разной величине затрат, то основным критерием эффективности решения может служить отношение полученного в результате его реализации эффекта, выраженного показателем степени достижения цели, к величине затрат на разработку решения и его осуществление. Дело, однако, осложняется тем, что принятие многих важных решений (например, выбор наиболее перспективных инновационных проектов, объекта инвестирования или основных направлений НИОКР) требует не одно-, а многокритериальной оценки, так как в большинстве случаев эффект управленческого решения не может быть выражен единственным показателем.
В таких ситуациях одним из наиболее часто применяемых на практике методов оценки эффективности решения является метод «затраты—прибыль», при котором эффективность количественно характеризуется получаемой прибылью на единицу затрат. При этом под «прибылью» понимается некоторая совокупность критериев, характеризующих то или иное решение. В качестве таких критериев могут быть использованы как объективные показатели, например, потоки платежей, срок окупаемости, рентабельность, объем производства и другие, так и субъективные оценки, например, имидж фирмы, социальная значимость проекта и т.п.
Иными словами, «прибыль» - составная величина, которая образуется сложением разнородных видов эффектов, значение которых неравноценно. Поэтому главными условиями практической применимости данного метода являются: возможность суммировать различные составляющие «прибыли» и нахождение числовых коэффициентов, характеризующих степень вклада каждого из составляющих «прибыль» элементов.
Но после того, как эта проблема решена, задача предельно упрощается. Зная значения составной прибыли Р, и требуемых затрат С„ можно для каждой альтернативы решения А, рассчитать отношение Р,/С„ характеризующее значение прибыли на единицу затрат.
123
Пример.
Имеются семь инвестиционных проектов К1, К"2, К7,. Каждый из них характеризуется составной прибылью в условных единицах и затратами, млн руб.:
Показатель | Проекты | ||||||
Прибыль, у. ед.. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
2,6 | 1,8 | 2,3 | 2,7 | 2,0 | 1,6 | 3,0 | |
Затраты, млн руб | 1,0 | 0,9 | 1,0 | 1,2 | 0,7 | 0,6 | 2,5 |
Лимит финансирования, выделенный для реализации проектов, составляет 3,5 млн руб. Определить перечень наиболее эффективных проектов.
Для решения этой задачи рассчитаем отношение прибыль — затраты для каждого проекта:
Р1 : С, = 2,6; Р2 : Сг = 2; Р3,:С3 = 2.3. Р4 : С4 = 2,25; Р5 : С5 = 2,86; Рь : Сь = 2,67; Р1 : С7 = 1,2.
Теперь упорядочим проекты по степени предпочтительности (в порядке убывания величины прибыли на единицу затрат):
К5,К6 , К1, К3, К4, К2, К7
Далее, суммируя нарастающим итогом затраты на реализацию, выбираем для первоочередного финансирования проекты К5, К6, К1 и Кз. Их суммарные затраты С = 3,3 млн руб., а составная прибыль Р = 8,5. Очевидно, что при любых других вариантах данное соотношение будет хуже.
Выводы
1.Реализация решения является наиболее сложным, трудоемким и длительным этапом процесса принятия решений. Вместе с тем это и самое слабое звено в процессе управленческой деятельности, о чем свидетельствует наблюдающиеся в практике менеджмента затягивание сроков осуществления и
124
недостаточная эффективность реализованных решений
2. Процесс принятия решений в современных организациях приобретает все более коллегиальный характер В связи с этим центр тяжести в деятельности менеджера постепенно перемещается из сферы разработки решения в сферу организации и контроля его выполнения.
3. Для успешной реализации принимаемых решений организация должна иметь механизм их осуществления, основными задачами которого являются разработка программы реализации; руководство реализацией; контроль исполнения; оценка результатов
4. Ответственность за принятое решение — весьма важный фактор управленческой деятельности, по* этому менеджер должен оценить возможную меру ответственности в случае реализации каждой из возможных альтернатив.
5. Ответственность — принуждение к соблюдению и исполнению определенных требований, норм и правил. Основными видами ответственности руководителя являются юридическая, административная, социальная и моральная, каждой из которых соответствует свой механизм контроля, юридической - - судебная система; административной — иерархия; социальной — общественное мнение; моральной — корпоративная культура
6. Эффективность принимаемых решений может служить средством измерения эффективности управляющей системы Основным критерием эффективности управленческого решения является отношение полученного в результате его реализации эффекта, выраженного показателем степени достижения цели, к величине затрат на разработку и осуществление решения.
7. Одним из наиболее распространенных методов оценки эффективности решений является метод «затраты—прибыль»
125
Контрольные вопросы
1. Для чего необходима стадия контроля и оценки результатов решения?
2. Назовите основные функции механизма реализации решений.
3. Чем определяется вид ответственности руководителя за принятое решение?
4. Назовите виды юридической ответственности.
5. Охарактеризуйте систему судебного контроля управленческих решений. Каковы ее основные недостатки?
6. Как в организации реализуется административная ответственность9
7. Чем различаются дисциплинарная и материальная ответственность7
8. Каковы ограничения в использовании механизма
9. Как соотносятся понятия «эффективность управления» и «эффективность управленческого решения»9
10. Какими факторами определяется эффективность управленческого решения?
11. В чем заключается сущность метода «затраты— прибыль»?
Задания
Следует ли производить комплектующие самостоятельно или приобретать их на рынке? Производство и сбыт каких товаров из ассортимента стоит наращивать, а каких — сокращать или прекращать? Следует ли продавать товар по цене ниже себестоимости? Все это примеры управленческих решений, постоянно возникающих в практике производственного менеджмента. Часть из них относится к оперативному управлению финансами предприятия, но большинство сказывается на долговременных интересах бизнеса и носит стратегический характер. Выполнение приведенных заданий поможет сформировать подход к принятию подобных решений.
Задание 1
Предприятие производит 400 электроплит в месяц и реализует их по цене 2500 руб. Переменные издержки составляют 1500 руб. на изделие, постоянные издержки предприятия — 350 000 руб. в месяц.
Показатель | На единицу продукции, руб. | % | в долях единицы |
Цена реализации | 2500 | 100 | 1 |
Переменные издержки | 1500 | 60 | 0,6 |
Валовая маржа | 1000 | 40 | 0,4 |
1. Начальник отдела маркетинга считает, что увеличение расходов на рекламу на 10 000 руб. в месяц способно дать прирост ежемесячной выручки на
127
• выделение средств и формирование специальных резервов для страхования рисков и покрытия возможных потерь.
4. Методы управления риском можно разделить на две группы, в одну из которых вошли методы предупреждения и ограничения риска (экспертиза решений и оценка уровня риска, лимитирование риска, использование гарантий и залога, диверсификация риска и т.д.), а в другую — методы компенсации возможных потерь (резервирование средств и страхование рисков).
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «риск»
2. Справедливо ли утверждение, что менеджер должен стремиться избегать риска?
3. Рассмотрите основные виды рисков.
4. Как можно количественно оценить уровень риска? Что показывает коэффициент риска?
5. В чем заключается содержание риск-менеджмента?
6. Какие методы управления рисками используются в практике менеджмента?
7. Что называется «кривой риска»?
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 722; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!