Цель и основные методы классификации документов.
Тема 6. Классификация документов. Цель и основные методы классификации. Историческое развитие способов классификации документов. Основания и схемы классификации документов. Основные блоки документообразующих признаков.
Семантические и функциональные классификации. Классификация материальных носителей документированной информации. Классификация по способу документирования. Классификация документов по их бытованию в социальном пространстве и времени. Черновики, подлинники, оригиналы. Автографы. Редакции. Фальсифицированные документы. Виды фальсификации документов. Копии, их историческое развитие и виды.
Тема 3. Знаки и знаковые системы в документировании. Понятие документирования. Кодирование информации. Виды кодов, свойства кода.
Знаки и знаковые системы, их классификация. Естественные и искусственные языки.
Письмо. Этапы развития письма. Возникновение и развитие русского письма. Изобразительное документирование. Графический язык. Графические образы как совокупность изобразительных элементов. Техническое документирование. Картография. Изобразительное искусство. Документирование на формальных (искусственных) языках. Искусственные языки, предназначенные для общения между людьми. Языки программирования.
Историческое развитие способов классификации документов
Первой попыткой классификации документов в логической последовательности на группы, подгруппы и более мелкие части было распределение, основанного на признаках содержания документа, его тематике. Тематическая признак, что была взята за основу в бібліотеко-библиографической классификации, в дальнейшем привела к разработке М. Д'юі вариантов Десятинной классификации. Сегодня этой классификацией пользуются большинство библиотек мира.
|
|
|
Довольно интересной попыткой в класифікуванні была "Предметная классификация", разработанная английским ученым Джеймсом Брауном (1862-1914). Автор попытался объединить в одной системе предметизацію и классификацию; в результате механически и довольно часто даже формально были объединены разнородные по содержанию и построением документы. Данная классификация применялась только в стране ее изобретателя.
Следующее деление документов по классам с целью отражения отношений между ними проводился с учетом информационной составляющей документа.
Интегрирующий подход к классификации документов, который учитывал бы особенности содержания и формы, было основано в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий "документ" и "документация". Первая попытка такой классификации была осуществлена П.Отле в его работе - "Трактат о документации" (1934.), где были изложены основные классификации, которые учитывают не только свойства текста, но и характеристики формы документа, его материального носителя [10].
|
|
|
Отсутствие теоретической и методологической базы, как говорилось выше, не позволило сформировать понятийный аппарат и привело к кризису документации как науки. Ряд исследователей вообще считать документацию наукой, рассматривая ее как метод рационализации научной работы и экономии умственного труда.
Довольно активно проблема классификации документов начала разрабатываться лишь с конца 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго - и архивоведения, а в конце 1980-х годов - бібліотеко - и библиографоведения. Большинство этих подходов были обусловлены спецификой дифференциации документов.
к Примеру, главным признаком идентификации и различения между документами, по мнению российского ученого проф. Ю.М. Столярова, является разделение документов по их наименованию. Без наличия наименования документы вообще невозможно классифицировать, то есть хотя бы каким-то образом в самом общем виде упорядочить знания о них [17].
|
|
|
Название - это словесное обозначение предмета, явления, понятия и т.п. Знание этимологии (от греческого - истина, основное значение, "logos - "слово"), подчеркивает ученый, позволит установить ту первичную признак, которую человек хотел выделить, предоставляя документа ту или иную название.
Классификация документов
Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации.
Классификация документов по различным признакам:
по происхождению: служебные (официальные); личные;
по месту возникновения: внутренние; внешние;
по содержанию: простые (один вопрос); сложные (два и более вопроса: протокол);
по срочности: весьма срочные; срочные; несрочные;
по способу документирования: рукописные; графические; созданные с помощью компьютерной техники и др.;
в зависимости от отношения к аппарату управления организации: входящие; исходящие; внутренние. Совокупность этих документов образуют документооборот организации;
по ограничению доступа к информации: ограниченного доступа, открытого.
по срокам хранения: документы постоянного; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет);
По способу изложения текста: индивидуальные - заявление; трафаретные - в них есть постоянная и переменная информация: анкета; типовые: используются для документирования однотипных.
|
|
|
По степени подлинности: подлинник – первый или единственный экземпляр документа, который обладает юридической силой. Копии – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий; дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (свидетельство о рождении, свидетельство о браке);
В зависимости от сферы деятельности: управленческие; научные; производственные; конструкторские;
По способу передачи информации: письма; телеграммы; телефаксограммы; телетайпы;
По степени обязательности: директивные; информационные (служебная записка).
По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным образом, организационно-распорядительных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.
По способу документирования информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик— документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (деловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные обращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего,распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.
Анкета — способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
Цель и основные методы классификации документов.
Классификация изучаемых и используемых объектов (документов) позволяет понять место каждого объекта среди их общей совокупностииих взаимосвязи между собой.Классификация является одним из самых действенныхметодов познания разнообразияокружающего мира.
Документная систематика– деление документов на категории, создание их полной номенклатуры, т.е. описание, наименование, классификация и построение системы документации.
Документная систематика применяется для унификации систем документации, т.е создание систем «сверху», построение их по определенной модели, отражающей наше познание объективной системы и всех её связей и зависимостей.
Классификация позволяет разделить документы на определённые категории или ступени в соответствии с принятым методом классификации. Деление осуществляется от высшей ступени к низшей, число ступеней классификации зависит от её целей, задач, от сложности и количества классифицируемых объектов.
Высшими ступенями классификации являются раздел и класс.
Средними – группа и вид.
Низшие ступени – разновидность.
Вспомогательные категории – подраздел, подкласс, подгруппа.
Например: класс – система организационно-распорядительной документации
Группа – распорядительная документация
Разновидность – приказ, распоряжение.
Подкласс – о приеме на работу (т.е. направление использования).
Пример в практике ОКУД.
Деление на системы и подсистемы: Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называетсяподсистемой (реквизиты юридической силы документов).
Методом классификацииназывают совокупность приемов (способов) разделения множества объектов на подмножества.
В настоящее время применяют 2 основных метода классификации: иерархический и фасетный.
Иерархический метод построения –метод построения системы с подчинением одного элемента другому, одной группы – другой.Иерархический методпозволяет последовательно делить определенное количество объектов (документов) на подмножества например/документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.
фасетный метод– метод разделения на отдельные не зависимые друг от друга группы – фасеты, но они относятся к одному и тому же множеству – характеризуют его стороны (создание классификаторов, кодирование информации). Данный метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группировки производится выборка необходимых признаков фасет и их объединение в определенной последовательности.
Семантические классификации - классификации,построенныена информационной составляющей документа, называются семантическими классификациями. При её использовании документы делятся на классы и подклассы в зависимости от отраслей знаний, рассматриваемых тем, изучаемых предметов, исследуемых проблем.Практическая реализациятакой классификации осуществляется с помощьюрубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц. Воснове разбиения лежат основные смысловые аспекты, которые обычно описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов).
Функциональные классификации - широко используются в управленческой сфере. Функции документа обусловлены его общественно-практическими целями и задачами, для которых он создан. При этом в качестве основания для подобных классификаций используются главным образом специальные (прикладные) функции документа. Например: политические документы (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий); управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем) и др.
Функциональные классификации строятся преимущественно на основе иерархического метода.Все документы можно разделить на группы, которые выступают в качестве отдельных систем документа, например:
Управленческая документация - организационно-правовая система - распорядительная система - плановая - справочно-информационная и т.д.
3. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. ??? доклад !!!
Дата добавления: 2018-10-25; просмотров: 2244; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!