Требования к оформлению реквизита документа «Отметка о заверении копии»
Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:
Верно
Секретарь Личная подпись Т.В.Романова
14.07.98
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдаётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ»
Реквизит документа «отметка о заверении копии» является одним из дополнительных удостоверяющих реквизитов.
Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.
|
|
|
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.
Пример
Верно
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Петреня
15.02.2008
Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» имеет смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. В правом верхнем углу копии слова «Копия», «Выписка» и т.п. также не указываются.
На копиях отосланных документов, остающихся в деле организации-автора (отпусках), заверительную отметку допускается оформлять по упрощенной схеме: дата заверения и должность лица, заверившего копию, не указываются.
Пример
Верно
Подпись В.И.Петреня
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, как правило, не нуждаются в дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях на факсимильных копиях необходимо наличие специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов - свидетельства о рождении, диплома и т.п.). Кроме того, согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью.
|
|
|
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для личной подписи.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии диплома, свидетельства об образовании, трудовой книжки и др.).
|
|
|
Закон РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» утвердил появление нового вида копий - копии электронного документа (ЭД).
Копии ЭД создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.
Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.
Дата добавления: 2018-10-25; просмотров: 694; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!